Esqueceu de pagar ou faturar, e agora?

Quem aqui nunca esqueceu de realizar um pagamento de um boleto na data? Estou me referindo aqueles boletos que antigamente chegavam pelo correio e hoje em dia são enviados por algum meio digital. Isso mesmo. As nossas contas pessoais. Infelizmente o nosso cérebro não processa todas as informações que gostaríamos e algumas coisas acabam caindo no esquecimento.

Entretanto, quando se trata de um pagamento dentro de uma empresa, a conversa passa a ser outra. Pois, além da multa (que pode ser gigantesca dependo do valor da fatura) é a nossa imagem profissional que fica prejudicada.

Por isso, quero falar com os profissionais que fazem a gestão de processos financeiros dentro das empresas. Algum destes problemas já aconteceu com você? Não realizar o pagamento de um boleto é um dos problemas que podem surgir, deixar de faturar uma nota de cliente é outro. Veja só:

Esqueceu de pagar

Você trabalha no setor de contas a pagar e recebe faturas por diversos meios: e-mail, boletos impressos, algumas ferramentas que a empresa usa, etc. Independentemente do tipo de compromisso de pagamento, seja por ter contratado um serviço terceirizado, seja para o cumprimento de impostos, ou o pagamento do aluguel que é caríssimo e gera uma multa gigantesca, deixar de pagar pode trazer consequências bem sérias.

Você não é culpado pelo seu esquecimento, apesar de muitas pessoas acharem isso. Se você errou foi porque o processo não está organizado e permitiu esse erro. Essa é a mentalidade certa para que a gente deixe de perseguir culpados e passe a perseguir problemas.

Sei que as consequências podem ser gravíssimas, como a falta de fornecimento de algum item, multas, atraso de recebimento ou até suspensão de serviços, enfim. Foi por isso que a gente preparou um texto falando só sobre isso, veja:

6 maiores problemas em contas a pagar
6 maiores problemas em contas a pagar

Esqueceu de faturar

Além do esquecimento com pagamentos, existe uma outra tarefa super importante: faturamentos. Veja como foi a história da Julia, que é real.

Julia recebeu uma ligação da responsável pela controladoria da empresa. Notou-se que existia uma fatura esperada que não havia entrado no caixa daquele mês. O que aconteceu? Óbvio que neste momento ela ficou primeiramente surpresa e depois, preocupada. Foi então que ela buscou as suas anotações e percebeu que realmente o faturamento daquele cliente não foi realizado, só que o segundo problema é que ela não fazia ideia do motivo.

E, agora?

Tão ruim quanto esquecer um pagamento e arcar com multas é o esquecimento de faturar um valor que deveria estar positivo no final do mês e acabou não entrando no caixa da empresa. Mais uma vez eu pergunto: a culpa é das pessoas? É do profissional? Ou a culpa é do processo que permitiu o erro?

O quanto o seu processo financeiro é maduro o suficiente para evitar esses acontecimentos? Você saberia me responder? Por isso hoje eu trouxe para o texto uma avaliação de maturidade dos processos. São 10 perguntas objetivas. Esta avaliação é baseada em estudos internacionais. Se quiser ler o post completo sobre ela, acesse aqui, senão clique na imagem e inicie a avaliação agora mesmo.

 

Avalie a maturidade dos seus processos financeiros
Avalie a maturidade dos seus processos financeiros

O importante em todos os casos é a melhoria contínua. Você sabe que um problema existe, você sabe que ele pode voltar a acontecer, então, mãos na massa e eliminação de causa raiz. Não queira um processo perfeito da noite para o dia, a evolução faz parte do ser humano como faz parte do mundo profissional também. Se precisar, nos chame! E, até a próxima.

Teste o Orquestra BPMS, software de colaboração de processos mais premiado do Brasil

O Orquestra BPMS ajuda você e sua empresa e organizar melhor o trabalho, reduzir desperdícios e padronizar como as coisas são feitas

Testar BPMS

View posts by
Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.