Notação BPMN: O que é e quando usar?

A notação BPMN (Business Process Model and Notation) é formada por ícones que servem para desenhar o fluxo do processo. Ou seja, retratam a forma como o seu processo funciona. Gosto de dizer que quando você usa BPMN, você pode se comunicar tanto com profissionais de TI (Tecnologia da Informação) quanto com profissionais de negócio.

Quer saber mais sobre como esta notação ajuda a mapear as operações de uma companhia? Acompanhe!

O que é notação BPMN?

Para começar, preciso esclarecer uma confusão que acontece muito: achar que BPMN é o mesmo que BPM (Business Process Management ou Gerenciamento por Processos do Negócio). Não, não são a mesma coisa! É bom que você saiba desde já. No entanto, estas siglas estão relacionados e vou contar o porquê.

Conceito

A notação BPMN é uma representação gráfica (são ícones), uma linguagem, uma forma de simbolizar o fluxo de um processo, isto é, de fazer o mapeamento dos processos. Veja no exemplo abaixo. Eu usei aqueles símbolos para representar um diagrama de um processo de fabricação de pizzas. Estes símbolos fazem parte da notação de BPMN.

Exemplo de notação BPMN
Exemplo de notação BPMN

Em outras palavras…

A notação BPMN permite que você desenhe e conheça todas as tarefas operacionais de um negócio de forma lógica, sequencial. É possível também identificar os papéis de cada um, os eventos e todos os demais componentes de um processo.

Quem criou a notação BPMN?

A notação BPMN foi elaborada pela BPMI (Business Process Management Initiative), que mais tarde se associou a outra entidade, a Object Management Group (OMG), que reúne vários países em formato colaborativo.

Fundada em 1989, hoje a OMG é a mantenedora desse modelo de diagrama (BPMN). Desde a sua criação já houve outras edições dessa notação. Desse modo, com um padrão codificado pré-estabelecido e válido mundialmente, passou a ser viável e até simples diagramar processos de maneira universal.

Ou seja, profissionais de diversas nacionalidades conseguem entender a dinâmica de um fluxo operacional por meio desses símbolos. Para que toda essa rede realmente funcione de maneira eficiente, existe uma documentação oficial que atribui significado para cada ícone, bem como as condições de uso.

Afora isso, a OMG recebe sugestões de aprimoramento. Assim, se uma proposta for aceita, passará a integrar a próxima edição da representação BPMN.

Qual a relação entre BPMN e BPM?

BPM (Business process management) é uma disciplina de gestão que reúne objetivos e propósitos de uma companhia. Esse modelo de gestão é aplicado de ponta a ponta, com foco na gestão horizontal do processo e na satisfação do cliente.

Quando uma empresa implementa BPM, é feito uma análise em seu modo de operar, ou seja, revisa os processos a fim de encontrar erros e potencializar acertos. Ou seja, é feito um mapeamento do processo.

A implementação de BPM traz respostas para perguntas como:

  • Como fazer melhor?
  • Como fazer com mais eficiência?
  • Como fazer com mais agilidade?
Qual a diferença entre BPMN e BPM
Qual a diferença entre BPMN e BPM

Nesse contexto, a notação BPMN tem como objetivo apoiar a implementação BPM fornecendo uma notação padrão (ícones) que seja possível de ser entendida tanto por profissionais de TI como por colaboradores ligados diretamente aos negócios.

Funciona mais ou menos assim: eu quero implementar BPM na minha empresa >> Ok, vou fazer um mapeamento do processo e implementar melhorias >> Para fazer o mapeamento (desenhar o fluxo de atividades do processo) eu vou usar a notação BPMN >> Pois, assim, estou usando uma notação padrão e reconhecida internacionalmente. 

Qual a diferença entre a notação BPMN e a notação de fluxograma?

A notação BPMN, à primeira vista, pode até ser confundida com a notação de fluxograma, já que existem algumas semelhanças. Entretanto, a notação BPMN é muito mais completa.

A notação BPMN tem a capacidade de representar processos complicados e sistêmicos aliada à habilidade de se fazer compreender de maneira universal. Em outras palavras: é mais poderosa que a notação de fluxograma, já que consegue representar melhor — com mais ícones e recursos — os processos mais complexos de uma companhia.

Número de figuras

Na notação de fluxograma, a quantidade de símbolos disponíveis é menor.

Conheça os 28 ícones da notação Fluxograma >>

Por um lado, essa simplicidade da notação de fluxograma é positiva porque facilita aos iniciantes entender e desenhar o fluxo de forma facilitada. Por outro lado, a notação de fluxograma tem limitações para atender aos processos de complexidades médias e altas.

Cobertura em vários níveis

Na contramão disso, a notação BPMN pode simbolizar um processo em alto nível (apenas com as atividades mais relevantes de um negócio, por exemplo), mas também faz o desenho didático e lógico de cenários mais complicados.

Diferença entre fluxograma e notação BPMN
Diferença entre fluxograma e notação BPMN

 Exemplo

Vou dar um exemplo prático: se você vai modelar um processo de compras, até pode adotar um fluxograma. Mas imagine que seja preciso modelar um processo levando em consideração todos os possíveis caminhos. Neste caso a notação de BPMN facilita muito.

Suponha ainda que essas exceções, quando ocorrerem, demandem mudanças nos procedimentos. Por exemplo: quando tal insumo ultrapassar o valor X, procure o fornecedor Y. Este fato pode exigir uma mudança de rumo no processo e você deveria especificar esta regra no desenho.

Nessa hora, seriam necessários modelos de notação mais específicos, com um conjunto mais numeroso de sinais e variáveis. Assim, talvez o fluxograma não consiga atender às suas necessidades. Já a notação BPMN vai trazer todos os elementos do processo para dentro do desenho, de ponta a ponta, sem nada ficar de fora.

Qual é a relação entre a notação BPMN e um BPMS?

A notação BPMN é aberta e, em razão disso, muitas ferramentas de tecnologia funcionam ancoradas nela. Por este motivo, e por ser uma notação internacional, a maioria das empresas que vende BPMS adotou a notação de BPMN como notação padrão.

Isso significa que se o seu objetivo num futuro próximo ou distante for implementar uma ferramenta de gestão por processos (BPMS), você deve fazer as modelagens em notação BPMN. Desse modo, quando a sua empresa quiser implementar um BPMS, você pode simplesmente importar os seus desenhos para dentro da ferramenta.  O que com um fluxograma, por exemplo, isso não seria possível.

A diferença entre BPMS e BPMN
A diferença entre BPMS e BPMN

Quando usar a notação BPMN?

Já expliquei que a notação BPMN serve para o mapeamento e a modelagem de processos. Veja logo mais algumas situações nas quais é possível — e até recomendável! — usar essa famosa notação. Vamos lá?

  • quando você for da área de negócios e deseja automatizar processos sem a ajuda de um programador da TI;
  • quando for preciso modelar um processo de ponta a ponta dentro da empresa;
  • quando for preciso modelar um processo complexo;
  • quando a empresa estiver transitando para a automação de processos;
  • quando for indispensável garantir maior transparência, controle e proteção para as operações;
  • quando você desejar mapear seus processos para propor melhorias.

Concluindo…

Como você pôde perceber, a notação BPMN faz um Raio-X sobre todo o processo, de forma ampla. Tanto profissionais de TI como os de negócios podem utilizá-la para traçar seus diagnósticos. A partir desse desenho e análise, a empresa terá mais condições de elaborar um plano de ação para melhorar seus processos.

Não esqueça

Você pode escolher qual ícone você deseja usar para desenhar o seu processo. Existem muitas formas (notação) para simbolizar as atividades de uma empresa, sendo que cada uma usa ícones diferentes para representar uma ação, uma etapa ou qualquer outro componente do processo.

Desse modo, um fluxograma é um tipo de notação. Um EPC (Event-driven Process Chain) é outro. O VSM (Value Stream Mapping) também é uma notação e assim por diante.

 


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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.