O que é Robotic Process Automation (RPA) e como integrar com BPMS

Nos últimos anos, a presença da tecnologia nas empresas, e mesmo no dia a dia, cresceu consideravelmente. Em vários aspectos, isso beneficiou muito o desempenho das companhias, que, agora, têm mais ferramentas para executar suas funções. Seguindo essa tendência, surge um novo conceito de tecnologia da informação para melhorar esses resultados: o Robotic Process Automation, abreviado como RPA.

 

RPA e mãos humanas

Você sabia que um quinto da força de trabalho será substituída por robôs? Segundo o relatório da McKinsey & CO, 800 milhões de trabalhadores podem ser substituídos por robôs até 2030.

Robôs estão presentes em todas as partes da indústria, na montagem de carros, na confecção de milhares de itens, por que não trazer essas tecnologias para executar nossas tarefas dentro do escritório? Na verdade, RPA é um novo passo para gerenciar processos e atingir a produtividade.

O que é RPA?

RPA possibilita a troca de informações entre sistemas sem que seja necessário a construção de uma interface entre eles. Ou seja, ele captura qualquer informação, em qualquer site ou aplicação, navegando como se fosse um usuário comum.

Existem dados que evidenciam que quando você automatiza um processo você consegue reduzir de 5 a 20% as tarefas humanas daquele processo. Com o uso de um RPA, este número chega a 40%.

Um robô (RPA) é capaz de executar, de maneira eficaz:

  • Processos com tarefas repetitivas em geral
  • Navegação em sistemas web
  • Alimentação dos sistemas de seus clientes e fornecedores
  • Extração de informações de outros sistemas, abastecendo o sistema interno
  • Integração entre sistemas sem necessidade de desenvolvimento ou customização
  • Envio e recebimento de e-mails
  • Gerenciamento de eventos
  • Captura de documentos e transformação em dados estruturados
  • E muito mais…

UAU, parece coisa de outro mundo!  

Calma. Não são exatamente estes robôs visíveis em sua forma física que eu estou falando. Robotic Process Automation é um “robô virtual” presente dentro de uma ferramenta de automação de processos. Ele (o sistema) passa a executar atividades operacionais e rotineiras e deixa os funcionários livres para executar atividades estratégicas que exigem planos e análises detalhadas. Veja algumas vantagens:

3 vantagens que o uso de RPA pode proporcionar a um negócio

Obviamente que as vantagens não se limitam a apenas 3. Eu poderia citar, 10, 20 ou 30. Quem não gostaria de ter suas atividades burocráticas e rotineiras sendo executadas por um robô virtual? Diminuir sua caixa de e-mail? Diminuir gestão de tarefas? Que sonho! Por isso, eu listei aqui 3 grandes vantagens que o uso de RPA pode trazer para a sua empresa. Acompanhe:

Otimização de custos e tempo

Tempo, capital e profissionais são os principais recursos dentro de uma empresa, independentemente de seu porte ou segmento de mercado. Por isso, é importante pensar em como fazer com que cada investimento desses 3 recursos gere o máximo possível de retorno.

Um sistema de Robotic Process Automation contribui bastante com a produtividade da equipe e com os resultados. Pois, ao transferir certas responsabilidades de um ser humano para uma máquina, você obtém melhor desempenho em tarefas repetitivas, além de liberar sua equipe para atuar em outras frentes, como no aprimoramento de seus produtos e serviços e na análise de dados para melhorar o índice de satisfação do cliente.

Redução de riscos

Outro problema que toda empresa deve considerar é o nível de risco de determinadas tarefas, especialmente aquelas associadas a erro humano e falhas de análise. Por exemplo, quantas vezes você executa uma atividade mais de uma vez gerando retrabalho? Vou dar um exemplo bem crítico, cobrança errada de uma fatura, cobrança de fatura esquecida, pagamento duplicado, etc.

Quase todos os processos dentro de uma empresa possuem suas atividades de maior risco. Aquelas atividades que merecem mais atenção. Diferente dos seres humanos, nossa robôs de RPA não ficam cansados e não cometem erros.

Ao utilizar um Robotic Process Automation como ferramenta para essas tarefas re risco, você reduz consideravelmente o índice de erros, pois além da máquina não ser afetada por exaustão ela não será afetada por excesso de informação. Da mesma forma, ela pode ajudar, executar e analisar dados com mais precisão e eficácia.

Flexibilidade

Por fim, muitos sistemas de gestão só são úteis para um determinado setor e para empresas de determinado porte. Isso significa que, uma vez que sua empresa comece a crescer ou precise mudar a própria estrutura, a ferramenta antiga não será mais útil.

Ao utilizar um sistema de Robotic Process Automation, por outro lado, você terá muito mais flexibilidade. Esse tipo de ferramenta pode ser integrada com outros softwares de gestão dentro da sua empresa e pode ser aplicada em diferentes escalas, o que permite usá-la por muito mais tempo sem grande investimento adicional.

Onde RPAs estão sendo utilizados

RPAs são utilizados nos mais diversos setores. Com certeza você tem contato com algum robot no dia a dia e nem percebe. Veja na imagem abaixo alguns exemplos de setores que usam RPA:

Quem utiliza RPA?
Quem utiliza RPA?

Você precisa utilizar RPA, se:

Você busca escalar o seu negócio

Com RPA você consegue escalar o seu negócio sem precisar aumentar a sua equipe. De acordo com a necessidade e com a sua demanda, você pode definir que um determinado processo trabalhe 24 horas por dia, por exemplo.

Você precisa ou gostaria de trabalhar de maneira contínua 24/7

Os robôs conseguem trabalhar 24 horas por dia e 7 dias por semana. Então, digamos que você tenha uma atividade que precisa ou poderia ser executada sem interrupções, como a emissão de nota fiscal, por exemplo. Ou, outro exemplo seria o caso de um negócio online que não pára nos finais de semana.

Você precisa diminuir os erros de um processo

Muitos processos são impactados por erros de digitação, erro na coleta de informação e até mesmo erro por fadiga e cansaço do profissional. Atividades repetitivas como essa de coleta e envio de informação podem facilmente ser realizadas por RPA e eliminar qualquer tipo de erro.

Você precisa reduzir custos dentro da empresa

Quando a gente afirma que com RPA você diminui 40% das tarefas humanas e elimina os erros do processo, além de fazê-lo funcionar 24/7 sem necessidade de recursos (luz, água e aluguel), já estamos listando as mais variadas fontes de redução de custo e ampliação de receita. Não é mesmo?

Você precisa otimizar o uso do intelecto das pessoas

Aqui é o ponto fundamental do negócio. Isso significa que as pessoas que executam atividades repetitivas podem começar a dedicar o seu tempo para atividades mais nobres como melhoria do processo e aceleração do negócio. Que tal?

BPMS + RPA’s, vamos integrar?

Veja neste vídeo de 3 minutos como acontece a integração de BPMS com RPA

Se você acompanha o nosso blog já deve saber o que é um BPMS.  Junto a um software de BPM (BPMS) é possível  integrar várias tecnologias. Por este motivo, queremos falar sobre a integração entre BPMS e RPA’s.

Para falar sobre isso, fizemos um webinar em parceria com a Yank! Solutions, o mais novo parceiro da SML Brasil. O foco da conversa foi como funciona a integração BPMS + RPA, quais as possibilidades de melhoria e os impactos que isso pode causar nas organizações.

Assista aqui a apresentação completa – Webinar

Como integrar Robotic Process Automation (RPA) com BPMS?

O BPM é uma forma de reestruturar métodos sistematizando processos que antes eram reproduzidos em papéis, e-mails, planilhas, etc. Certo? Veja mais detalhes neste post aqui.

Para que o RPA seja adotado em uma organização para otimizar os processos, é indicado que:

  1. Por meio da metodologia de BPM, identifique-se quais processos podem ser robotizados
  2. Uma modelagem do processo deve ser feita. Veja como fazer modelagem aqui.
  3. Após a modelagem, a automatização deve ser feita em um software de BPMS
  4. Na automatização, identifica-se os processos que podem ser executados com o auxílio de RPA e bingo!

BPMS e RPA são duas ferramentas que vieram para ficar. É fato que saem na frente as empresas que abraçam as inovações tecnológicas e reestruturam processos de negócios. Sempre com o objetivo de aumentar a produtividade, reduzir os custos, otimizar o tempo para aproveitar cada vez melhor o capital humano. É necessário salientar, entretanto, que uma não substitui a outra. Para que possam proporcionar às organizações um melhor resultado, elas serão imbatíveis se adotadas em conjunto.

Veja uma demonstração (vídeo de 3 minutos)

Saiba tudo sobre RPA neste Webinar

Quer saber mais sobre o assunto? Inscreva-se gratuitamente neste webinar e participe conosco ao vivo! Veja o que será abordado:

  • O que é RPA. Introdução ao tema e em qual estágio estamos vivendo
  • O que é BPMS
  • Como funciona a integração entre RPA e BPMS
  • Quais os benefícios de utilizar ambas as ferramentas integradas
  • Exemplo prático dessa integração
  • Boas práticas de utilização de RPA’s
  • Por onde começar
  • Como priorizar os projetos internamente.
  • Encerramento e perguntas

 

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.