Como melhorar o processo de compras da sua empresa?

Se você tem uma empresa ou trabalha na área de compras, sabes o quão importante a área é para a organização. O processo de compras tem o poder de influenciar todo o negócio. Afinal, é ali que são controladas as cotações e as ordens de aquisição. Como também a negociação com os fornecedores e a comparação e recebimento de propostas.

Dar atenção á área de compras pode ajudar a sua organização a ser mais competitiva no mercado. Afinal, é esta área que abastece todas as outras áreas da empresa e garante o funcionamento contínuo do negócio. Por exemplo, a organização precisa equilibrar a gestão de compras e o estoque, buscando sempre o melhor custo-benefício.

Portanto, seria interessante que você tivesse total controle dos processos que fazem parte dessa área. O objetivo vai muito além minimizar o risco de não possuir os materiais necessários para o negócio rodar. O objetivo aqui é fazer a área de compras ser mais estratégica e realizar processos que ajudem a empresa a decolar.

Neste post, vamos falar sobre 5 dicas para melhorar o processo de compras e obter melhores resultados. Continue comigo!

1) Reduza do tempo total do fluxo de compras

Para reduzir o tempo do fluxo de compras é necessário reduzir a duração das atividades que fazem parte do processo. Deve-se mapear o processo – desde a necessidade de comprar um produto ou serviço, até a entrega e ou sua conclusão – e torná-lo lean. Ou seja, fazer com que o processo seja mais inteligente.

O ideal seria diminuir ou extinguir a utilização de papéis e e-mails na hora de realizar a solicitação. Papeis podem ser extraviados e danificados, já os e-mails podem ser marcados como spam ou nunca chegar aos seus destinatários. Em caso de extravio de papel ou não recebimento de um e-mail a solicitação pode atrasar ou simplesmente não acontecer. E isso pode causar graves transtornos para sua empresa, para o seu evento e para o seu negócio.

Que tal se o processo iniciar sozinho de acordo com o nível de estoque? Não sendo necessário que uma pessoa solicite a contratação de um serviço ou aquisição de um produto. Parece complexo, mas não é. Quanto tempo você perde fazendo a compra de materiais indiretos que não afetam o seu cliente? Quanto mais automatizado este processo for, melhor para você e para a empresa.

Veja também: Melhore a eficiência dos seus processos com esse checklist em excel

Então, se liga nessa dica: controle o processo e diminua o Lead time (período entre o início de uma atividade e o seu término) por meio da automatização do fluxo (workflow) de compras. Vamos falar sobre isso?

2) Automatize do fluxo de compras

Invista em tecnologia! Utilize a automatização do fluxo de compras para otimizar o processo, fazer a gestão dos fornecedores e controlar os pedidos.

O uso de uma ferramenta cria um controle maior sobre os fornecedores e as aquisições. Por exemplo, você não precisa preocupar-se com prazos, a ferramenta avisará isso para você “Ei, está na hora de realizar a compra“.

Você não precisa mais buscar nos seus 10 mil e 500 e-mails um registro do preço da última contratação. Tampouco tudo que envolveu a negociação. A ferramenta faz os registros para você. Tudo isso ajudará a otimizar o seu tempo e diminuir o tempo de execução do processo como um todo.

A automatização minimiza o trabalho operacional e faz com que os profissionais da empresa tenham mais tempo para as negociações. Além disso, usar um processo automatizado, faz com que os dados sejam recebidos de forma correta, evitando o retrabalho e tornando a aprovação pelos responsáveis mais ágil.

Demonstração da modelagem do processo

Este vídeo de 7 minutos está sendo apresentado por Rafael Bortolini, nosso  Diretor. Ele mostra como é feito o desenho, mapeamento do processo, dentro de uma plataforma que também automatiza o processo. Veja:

Muito fácil, não é?

Demonstração da criação do formulário eletrônico de compras

Você mesmo pode fazer o formulário eletrônico e deixar de usar o seu excel, word ou e-mail. Veja nesse vídeo de 2 minutos como Rafael Bortolini, nosso Diretor, criou um exemplo de formulário de compras. Perceba que você mesmo pode criar, mesmo que você não seja o hacker da TI (rsrsrs).

Aprovação da compra via celular

Uma outra vantagem é que se você utilizar o processo por meio de uma ferramenta, a aprovação da compra pode ser feita via mobile! Isso mesmo, enquanto o gestor está no aeroporto a espera do avião, ele recebe a notificação e clica em aprovar ou rejeitar, simples assim! Pelo celular! Mais uma vez estamos diminuindo o tempo de execução do processo. Isso também significa liberdade para os profissionais executarem atividades onde eles estiverem.

Se você quiser, a ferramenta também pode te avisar que a assinatura do contrato esta atrasada e consequentemente tudo também atrasará. Veja, você tira essa preocupação da sua mente e deixa uma ferramenta controlar o processo por você.

3) Assine contratos eletronicamente

Você já ouviu falar da assinatura eletrônica de contrato? Hoje já existem plataformas que permitem que você assine seus contratos eletronicamente. Você não precisa mais imprimir inúmeras folhas de papel e fazer várias viagens para assinar e autenticar um documento. Sem falar no tempo perdido para guardar, localizar e fazer circular os papéis dentro da empresa.

Eu sei bem, pois às vezes preciso que um contrato seja assinado em outro estado, isso acontece com muita frequência. Quando não se trabalha com assinatura eletrônica, eu preciso enviar o contrato pelo correio e esperar que ele retorne assinado para então seguir com pagamentos e faturamentos. Isso pode levar um mês. Se falar  no custo que está relacionado.

Além de ser mais segura, a assinatura eletrônica tem validade jurídica. Sem contar que sua encriptação é feita com a mesma tecnologia bancária e suas movimentações deixam rastros. Portanto, é muito mais fácil evitar fraudes. Ademais, o contrato assinado eletronicamente pode ser armazenado na nuvem e está sempre disponível, bastando apenas alguns cliques para ser acessado.

Demonstração da assinatura eletrônica de contratos

Veja a demonstração da assinatura eletrônica de contratos aqui neste vídeo curto abaixo:

Se quiser assistir a apresentação inteira, acesse este link aqui.

4) Automatize o controle de documentos

O controle da papelada é fundamental para as empresas, ter sempre seus documentos em mãos dá mais agilidade e evita problemas com a fiscalização. Para isso é preciso que você organize e armazene corretamente os seus arquivos. Os documentos podem ser organizados por categoria, afinal, quando se sabe do que cada arquivo se trata, fica mais fácil e rápido encontrar e manter o controle sobre eles.

Arquivos armazenados fisicamente correm o risco de sofrerem com as ações do tempo e avarias, das mais leves às mais graves. Ademais, os arquivos físicos precisam ser armazenados em algum lugar, ocupando espaço que poderia ser destinado para outras coisas, ou fazendo com que a empresa tenha custos ao contratar um serviço de armazenagem.

É hora de conhecer o ECM e implementá-lo em seu processo de compras

Uma ótima forma para começar a gestão da papelada é utilizar uma ferramenta para o controle digital destes documentos. O ECM. A ferramenta de ECM pode tanto digitalizar todo o seu legado rapidamente, como gerenciar seus documentos nato digitais.

Além disso, você pode fazer backups de segurança, diminuindo o risco de perdas, resguardando a segurança do seu negócio e evitando grandes dores de cabeça. Sem falar que documentos armazenados na nuvem podem ser acessados de qualquer lugar, bastando apenas que você tenha acesso à internet.

5) Integre informações entre setores

Com o uso de um software de processos você pode integrar as informações de diversos setores da empresa. Os processos que antes eram burocráticos e manuais se tornam ágeis e simples. A informação que antes precisava ser solicitada, redigida, impressa e enviada para o setor solicitante agora pode ficar a cliques de distância.

Quando as informações estão disponíveis para todas as áreas da empresa, os processos são mais rápidos, uma vez que todos os dados ficam hospedados em servidores e todas as áreas podem acessar. Com a utilização de um software, a troca de informações ocorre sem problemas, sem que um funcionário do setor tenha que parar o seu trabalho para buscar o dado necessário solicitado por outro profissional.

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Pronto, agora você está cheio de dicas para melhorar o processo de compras da sua empresa. Reduza o tempo do fluxo de compras, otimize seus processos com tecnologia, utilize a assinatura eletrônica e faça a gestão de suas informações.

Siga essas dicas e você conseguirá aperfeiçoar todos os procedimentos de compras da sua organização. Mas lembre-se de que o aperfeiçoamento deve ser constante, então, esteja sempre informado sobre o que está rolando na área, combinado?

E você? O que tem feito para melhorar o processo de compras na sua empresa? Compartilhe suas experiências nos comentários e se precisar de ajuda conte conosco!

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.