Lean office: entenda por que utilizar essa metodologia

Um dos principais desafios de uma empresa é manter a produtividade, evitar desperdícios e garantir a máxima eficiência. Se isso parece complicado para você, saiba que existem metodologias que, quando aplicadas da maneira correta, podem ser de grande ajuda para alcançar esse objetivo. Uma delas se chama Lean Office.

Sei o quanto é difícil identificar desperdícios no ambiente administrativo. Em uma fábrica, por exemplo, fica evidente quando uma máquina está parada ou quando é produzido mais que o estoque necessário. Mas, e nos escritórios? Como evitar desperdícios e ter mais produtividade?

Veja também: 10 Etapas para melhorar a eficiência de processos

O que é Lean Office?

O Lean Office surgiu, na verdade, oriundo do Lean Manufacturing, aplicado na indústria a fim de evitar desperdícios em processos. Surgiu como uma forma de otimizar a produção dentro das fábricas de automóveis japonesas, no pós segunda guerra. E até os dias de hoje é ainda muito implementado e a filosofia seguida por grandes empresas.

Lean Office e Lean Manufacturing
Lean Office e Lean Manufacturing

A imagem explica. Os métodos do Lean Manufacturing são aplicados em indústrias para evitar desperdícios na produção/fabricação de itens. Enquanto o Lean Office é aplicado dentro dos escritórios para evitar desperdícios no fluxo de informação e na execução dos processos.

Ou seja, ambos possuem o mesmo objetivo, mas aplicados a áreas diferentes. O grande problema, como já mencionei anteriormente, é que em escritórios é um pouco mais difícil identificar desperdícios. Enquanto nas fábricas você consegue visualizar uma máquina parada, nos escritórios você não enxerga aquele sistema que você paga e não usa (similar a máquina parada, pois é um recurso que você tem, você paga e você não está usando).

Da mesma forma podemos falar em desperdício por movimentação. Dentro de uma fábrica fica evidente que você deve aproximar os maquinários a fim de evitar perda de tempo movimentando peças. E nos escritórios? Você consegue mensurar o tempo que você perde indo atrás de alguma assinatura ou buscando algum documento?

Quais são os desperdícios relacionados a escritórios?

Os desperdícios que podem ser encontrados nos escritórios são inúmeros. O que você precisa fazer é mapear o fluxo de valor (como veremos mais abaixo) e identificar quais atividades não agregam nada para o seu negócio. Preste atenção também nos desperdícios que ficam escondidos, por exemplo: o potencial dos profissionais de um processo que estão dedicados a outras atividades.

É mais ou menos como a gente raciona os recursos da nossa vida pessoal. Não vai mais na academia? Cancele o plano. Está fazendo o menor percurso de casa até o trabalho ou você não busca outras opções de rota? Você está fazendo compras de acordo com a necessidade ou apenas por impulso? Essas perguntas só provam que os desperdícios estão por toda parte.

Veja alguns exemplos dos desperdícios relacionados a escritórios:

  • falta de alinhamento entre atividade executadas e os reais objetivos do processo: são aquelas atividades que você faz, mas não te ajudarão a atingir as suas metas;
  • espera: é o tempo que você não executa alguma coisa, pois precisa de alguma informação que ainda não tem. Esse tempo torna o processo lento;
  • movimentações desnecessárias: é quando você de desloca para buscar alguma assinatura ou informação;
  • retrabalho: é aquele trabalho que você refaz porque a comunicação não foi eficaz, ou porque as informações que chegaram até você não estavam certas;
  • recursos mal utilizados: um exemplo é o que você paga e que não usa, ferramentas, consultorias, impressões, serviços, etc;
  • realização de procedimentos informais: executar atividades fora do padrão ou sem padrão algum;
  • checagens de trabalho: muitas verificações e aprovações nas atividades podem ser desperdício de tempo
  • excesso de tarefas no processo: existem processos com muito “vai e vem” que poderiam ter tarefas reduzidas pela metade;
  • processos manuais: muitos processos burocráticos executados por pessoas poderiam ser executados pelo uso da tecnologia

Leia também: 5 desperdícios no fluxo de trabalho em escritórios

Por que você deve utilizar essa metodologia?

Tudo muito lindo! Entretanto, você deve estar se perguntando como começar agora mesmo a identificar e implementar melhorias começando pela eliminação de desperdícios. Estou certa? Mas antes de falar no como eu gostaria de dizer porque você deveria olhar com bons olhos para o Lean Office, veja:

Redução da burocracia

Um dos primeiros pontos de melhoria visíveis da aplicação do Lean Office é a redução da burocracia desnecessária. Muitas vezes, ocorre o acúmulo de documentos, papeis e tarefas que não necessariamente auxiliam nos resultados. Assim, pode-se encurtar o processo sem perder a eficácia, garantindo a produtividade.

Quer um exemplo? Em um dos mapeamentos de processos realizados no Inmetro (leia o case aqui), identificou-se que o processo inicialmente era realizado com 103 tarefas. Após a redução dos desperdícios, e ajuda da tecnologia, o processo foi reduzido para 58 tarefas. Ou seja, 44% de redução de atividades. É real!

Outro exemplo é o case do Hospital GHC. Um processo era composto de 700 etapas e com a eliminação de desperdícios passou a ter 566 etapas. Ou seja, 134 tarefas foram eliminadas.

Mapeamento do fluxo de valor

O Lean Office incentiva o mapeamento do fluxo de valor do processo, de forma a conhecer a rota dos processos existentes na empresa. Se você quiser saber como fazer um mapeamento do processo, veja este post super completo aqui.

Ao observar o fluxo de valor, pode-se perceber todas as etapas, desde o início do processo até a entrega ao cliente final, levando a uma visão total do que está ocorrendo.

Quer um exemplo?

O processo de concessão de créditos para compra de automóveis da Interfile era realizado em 8 dias. Desde o envio da documentação pelo operador bancário até a análise detalhada do documento. Entretanto, eu te pergunto, o que gera valor para o cliente nesse processo? Qual o fluxo de valor desse processo? A espera deixa o cliente feliz ou insatisfeito? A movimentação de papel gera valor para o cliente? A espera pode gerar a desistência do cliente?

Sabem o que eles fizeram? Eliminaram todos os desperdícios do processo e enxergaram o fluxo que gera valor para o cliente, otimizando o fluxo que gera valor para a empresa, e fizeram com que um processo que durava 8 dias passasse a durar 30 minutos. E assim, antes mesmo de ir embora da concessionário o cliente já tem seu crédito aprovado, ele não precisa mais voltar daqui uma semana. É verdade, leia o case aqui.

Isso sim é Lean! É escritório Lean! É processo Lean! É resultado. É produtividade. Ser Lean não é somente implementar 5S, ser Lean é mostrar que a empresa pode fazer muito mais!

Melhoria contínua

O Lean Office, como metodologia, leva a melhoria contínua, por meio de análise de métricas e avaliações constantes. Se a sua empresa quer implementar Lean Office é bem provável que ela começará a enxergar pontos de melhorias constantes. E isso é ótimo!

Como implementar?

O sistema que deu origem ao Lean Office, implementado pela Toyota, sistematizava sete categorias de desperdícios visuais para reduzir os problemas na empresa. Mas, quando falamos em rotinas em escritórios, como fazer para identificar esses pontos, principalmente pela dificuldade de quantificar esses elementos? Veja:

Identifique o fluxo de valor no seu escritório

Algumas pessoas podem conhecer o mapeamento do fluxo de valor por VSM, que em inglês significa value stream mapping. Na prática significa que você deve fazer um mapeamento do seu processo (veja o passo a passo aqui ou se quiser saber o que é mapeamento veja neste outro post aqui) e identificar o mapa atual e o mapa futuro.

Para quem é fã de BPM, nada mais é do que o “as is” e o “to be” do mapeamento.

É a partir do mapeamento que será possível avaliar o que está em consonância com os objetivos estratégicos traçados no plano de negócios e o que é desnecessário. Você identificará dentro de cada processo e subprocesso as atividades que são essenciais e geram valor para o cliente e aquelas que não geram valor.

Ou ainda, você pode identificar o fluxo de valor pensando na jornada que o cliente faz desde encontrar a sua empresa até tornar-se o seu cliente.

Lembre-se que você irá encontrar atividades que geram valor para o cliente e atividades que geram valor para a empresa. Algumas atividades que geram valor para a empresa talvez não poderão ser eliminadas.

A principal diferença é que no Lean Manufacturing você faz o mapa pensando no produto sendo produzido e aqui no Lean Office você fará o desenho do fluxo de informações.

Eleve o valor agregado

Agora que você sabe o que de fato contribui para a empresa, é hora de realizar o enxugamento. Elimine ou reduza aquilo que tem se mostrado desperdício, de forma a manter o ambiente de trabalho organizado e os processos produtivos e eficientes.

Mais importante do que isso é encontrar formas de otimização que ainda não são aplicadas, pensar fora da caixa. Eu sempre digo que mapear por mapear é um erro que jamais deveria ser cometido. O mapeamento do fluxo de valor deve servir para implementação de melhorias reais.

Melhorias reais tais como investimentos em tecnologias de automação que possam transformar o seu negócio.

Realize a padronização do novo fluxo de valor

Agora que os desperdícios foram reduzidos e há a possibilidade de melhoria de produtividade e eficiência, é hora de padronizar esse novo processo estabelecido. É essencial que todos os colaboradores estejam cientes das mudanças, de forma a operarem todos seguindo o novo padrão.

Se quiser, leia: Como melhorar a comunicação e integrar pessoas

Mantenha o ciclo da melhoria contínua

Como falei, o Lean Office incentiva a busca pela melhoria contínua dos processos, sempre visando encontrar formas de otimizar. A melhoria contínua fica mais fácil quando se estabele métricas de desempenho de processos e análise constante, avaliando se as mudanças efetivadas estão surtindo o efeito esperado e, caso contrário, encontrar quais são os pontos ainda existentes que precisam de atenção.

Ficou alguma dúvida? Entre em contato conosco! Será um prazer responder a você!

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.