Gerenciamento de processos e transformação digital da empresa: qual a relação?

A transformação digital é um tema que está cada vez mais presente no dia a dia dos negócios e na internet. Entretanto isso não significa que você deva sair comprando softwares enlouquecidamente. A transformação digital é quando você aplica a tecnologia de forma estratégica para melhorar a qualidade do seu negócio e crescer no mercado. Seguir essa tendência é certeza de estar no caminho certo para se manter competitivo.

Leia também, 15 fatos (sobre o mercado) relacionados a transformação digital

 

Esta novidade não é de hoje!

Transformação digital é a norma

gerenciamento de processos e transformação digital

A transformação é uma necessidade de mercado. Várias empresas já reconhecidas estão migrando a maneira de atuar para algo inovador, moderno e digital.

O McDonald’s, por exemplo, notou como a tecnologia influenciou os hábitos de consumo dos seus clientes, que queriam atendimento mais rápido e buscou alternativas para se adaptar. Uma delas é a inclusão de telas de autoatendimento que permitem que o cliente personalize o seu pedido por conta própria. Se tiver um cartão ou vale-refeição, pode pagar sem ir ao caixa.

Da mesma forma, empresas que já nasceram digitais, como a Netflix, derrubaram grandes negócios que se recusaram a seguir a mesma tendência de inovação, como a Blockbuster. Aquela que já foi a principal referência em locação de filmes, hoje jamais teria condições de competir com a transmissão de conteúdo sob demanda.

Quer outro exemplo? Pense na Kodak, uma antiga líder do mercado de fotografia. Sabe por que ela faliu? Porque se recusou a fabricar câmeras digitais, uma vez que isso diminuiria as vendas de filme e o valor das revelações.

O mesmo vale para os governos. No Brasil, vários serviços públicos já estão se digitalizando, como o e-SUS, o e-MEC e o e-Social. Porém, ainda há uma grande disparidade entre o cenário nacional e os países mais desenvolvidos. Por exemplo, o governo brasileiro ainda não estuda a possibilidade de utilizar bots (robôs) para automatizar certas tarefas. Em diversas partes dos EUA, como Ohio e Texas, essas pesquisas estão a todo vapor, o que deve melhorar a qualidade dos serviços.

O papel do gerenciamento de processos na transformação digital

Não poderíamos falar de transformação digital sem falar dos processos que gerem as organizações e o fluxo de tarefas e atividades que compõe o dia a dia das companhias. É aqui que está o segredo do sucesso!

De forma bem simples, o mercado diz que processos automatizados são sinônimo de transformação digital. Mas pra mim, gerenciar processos com automatização é sinônimo de melhorar o fluxo de trabalho para que os esforços sejam mais rentáveis (R$!!!).

Vou listar aqui três fatos que relacionam a automatização de processos com a transformação digital e a transformação financeira do negócio, veja:

1. Automatizar e otimizar tarefas

Automatizar e otimizar tarefas, criar centros de serviços compartilhados, rastrear informações, pensar na jornada e na percepção de valor do cliente tem se tornado norma em distintos segmentos de negócio. Ou seja, automatizar não significa apenas padronizar ou tornar digital o seu negócio.

A transformação digital relacionada aos processos vai muito além disso e pode ser diretamente ligada a satisfação do cliente e ao alavancando da produtividade interna. Produtividade e satisfação do cliente são dois pilares fundamentais para a saúde de qualquer empresa.

Pode-se resumir que: ser digital não significa deixar de usar papel (processo automatizado), significa modernizar o seu negócio e colher os frutos dessa transformação.

2. Acompanhar as demandas do novo público

Um dos objetivos da transformação digital é justamente fazer com que as empresas se adaptem ao tipo de consumidor que existe hoje. Segundo uma reportagem no site da Globo, 87% dos jovens no Brasil utilizam a internet no dia a dia.

Isso não muda só a forma como você visualiza conteúdo, mas também a maneira como pensa e age. Tudo precisa ser mais imediato, prático e conveniente. Se você não puder proporcionar uma experiência assim ao público, logo perderá espaço.

Logo, os processos de contato com o cliente se não forem digitais podem te fazer perder espaço no mercado. Um exemplo bem popular é a criação do Mc Donalds Delivery (novamente o Mc Donalds se reinventando). Afinal, para competir com o Ifood o Mc Donalds precisou se digitalizar.

3. Reduzir os custos

No geral, os processos digitalizados são mais baratos e eficientes do que sua contraparte tradicional. Enviar um e-mail é muito mais barato e rápido do que uma carta, por exemplo.

Se você achou o termo “carta” oriundo do século passado, resposta certa. Entretanto, preciso confessar que ainda recebo boletos em minha caixa de correio. Às vezes esqueço de pagá-los, pois esqueço que eles existem.

A vivo tem incentivado o uso de aplicativo e oferece internet gratuita para quem o usa. Imagine o quanto eles economizam em digitalizar este processo de cobrança?

Por isso, mais uma vez eu afirmo: ser digital não significa deixar de usar papel, significa modernizar o seu negócio e colher os frutos dessa transformação.

 

Veja também este post que eu falo especificamente sobre como reduzir custos operacionais com TI

Coloque a transformação digital em prática

gerenciamento de processos e transformação digital - norma

Para que tudo ocorra bem e gere benefícios para seu negócio, é melhor tomar alguns cuidados ao elaborar o seu projeto. Veja como tornar as mudanças mais suaves e eficientes:

Estabeleça os processos que deseja mudar

Que tal adotar o mantra “tudo começa com um objetivo”? Se você não sabe onde quer chegar com suas inovações tecnológicas, vai cair naquele grupo de empresas que compram várias ferramentas e não sabem como usá-las para gerar benefícios reais.

Lembre-se: os softwares de automação e otimização não são um fim, mas sim um meio para atingir outros objetivos, tais como melhorar seu fluxo de caixa e ter mais dados de desempenho da sua equipe.

Pesquise e defina ferramentas adequadas

Descobriu seus objetivos? Ótimo, pois agora é hora de estabelecer como alcançá-los!

Nesse momento, você deve definir quais soluções tecnológicas melhor atendem às necessidades do seu negócio. Um sistema de gestão geral? gestão de documentos (ECM)? Um CRM? Um BPMS? Todos os anteriores?

Encontrar essas respostas pode ser mais difícil na prática, eu sei. Se estiver com problemas aqui, vale a pena procurar um especialista. Chame a gente!

Crie um plano estratégico para adoção de tecnologias

Ao contrário do que alguns pensam, a transformação digital não é um privilégio exclusivo das grandes empresas. Ter mais recursos, um setor de TI estruturado e uma equipe dedicada sempre é uma vantagem, mas você não precisa depender disso para se atualizar.

Na verdade, boa parte do conhecimento fundamental que você precisa para transformar seus processos pode ser adquirido online, por meio de uma pesquisa simples. Há cada vez mais soluções, como armazenamento em nuvem e ferramentas de autogestão, que são totalmente gratuitas. Com ou sem a ajuda do setor de TI, você já pode utilizar esses recursos no dia a dia e transformar seu próprio trabalho digitalmente.

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Depois de toda essa informação eu gostaria de saber sobre o seu negócio, como ele está? A transformação digital pode acelerar o seu sucesso e te fazer dominar o mercado. É estratégico. Não se trata de um termo da “moda” e sim uma evolução natural.

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Até a próxima!

Leia também, Gestão de Processos: como impulsionar o sucesso da sua organização

 

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.