Produtividade em escritórios: como melhorar?

Qual empresa que não almeja um excelente desempenho e uma alta produtividade em escritórios? Até porque o mercado exige que sejamos bons. Empresas eficientes, profissionais mais eficientes ainda… mas, o que de fato a gente aplica diariamente para conquistar patamares altos de produtividade?

Este foi o tema do webinar do mês de abril, aqui na SML. Rafael Bortolini falou sobre os segredos das empresas produtivas, a necessária visão de processos, organização e cultura de melhoria contínua.

Antes de qualquer coisa eu gostaria que você visse alguns números. Por isso eu organizei este infográfico, preste atenção nele:

Por que os números da produtividade em escritórios são estes?

Se você ainda não tinha visto estes dados, eu poderia apostar que você ficou no mínimo com uma expressão de espanto. Por que os números da produtividade são estes? Segundo um relatório do Banco Mundial, nos últimos 20 anos o Brasil tornou-se 17% mais produtivo, enquanto os países de alta renda tornaram-se 34% mais produtivos.

Quando este número leva em consideração a infraestrutura do trabalhador (máquinas, tecnologia, etc) a situação fica um pouco pior, o Brasil cai 1%. Veja este vídeo da Globo News que resume muito bem o que eu estou falando.

O que podemos fazer (agora) para mudar isso?

A longo prazo, a educação tem um papel fundamental para termos um Brasil mais produtivo. A eliminação da Burocracia também tem seu papel importante nesta causa. Apesar de ambas (mais educação e menos burocracia) serem medidas fundamentais, elas não nos trarão a solução AGORA. O que podemos fazer agora, neste momento?

Foi com base nisso que separamos algumas dicas sobre como eliminar os desperdícios dentro da empresa e obter melhores resultados em produtividade, veja só:

Tudo o que não cria valor para o cliente é desperdício

O conceito de redução de desperdício foi originado na indústria. Você já escutou por aí estes nomes: Sistema Toyota de Produção e Lean Manufacturing? Pois então, estes nomes trazem conceitos da indústria totalmente aplicáveis a escritórios, ou seja, podemos e devemos estudar este assunto e aplicá-los no nosso dia a dia.

O Sistema Toyota de Produção e o Lean Manufacturing, dizem o seguinte: Tudo o que não cria valor para o cliente é desperdício, listei 10 itens para exemplificar:

  1. Reuniões que não resolvem nada, sem pauta e sem plano de ação no final;
  2. Retrabalho – Alguém fez uma atividade errada, pois teve uma comunicação equivocada e terá que fazer a atividade novamente. Rafael deu um exemplo muito bom no webinar, sobre a questão do retrabalho;
  3. Perda e procura por informações;
  4. Dedicação de tempo para entregar algo ao cliente que ele não quer, mas você não sabia que não era do interesse dele;
  5. Problemas com comunicação;
  6. Atividades burocráticas desnecessárias;
  7. Deslocamento para obter informações;
  8. Falta de organização e foco
  9. Falta de visão de processos
  10. Falta de cultura de melhoria contínua

Vamos falar um pouquinho mais sobre estes três últimos itens?

O que significa falta de organização e foco, exemplos:

  1. Tudo é urgente e “pra ontem”;​
  2. Reuniões longas em que nenhuma decisão é tomada;​
  3. Caixa postal de e-mails sempre cheia;​
  4. Trabalho em finais de semana e feriados;​
  5. Dificuldade em achar informações: e-mail, pastas, sistemas, celular, anotações, etc.​
  6. Falta de tempo para planejar e pensar estrategicamente;​
  7. Dificuldade em identificar o que fazer primeiro;​

Enquete feita durante o webinar

Sem caráter de pesquisa estatística ou método científico, aplicamos um simples Quiz para as pessoas que estavam online durante a apresentação do Rafael no webinar. Veja qual foi o resultado:

Desperdício que afeta a produtividade, Quiz webinar
Desperdício que afeta a produtividade, Quiz webinar

Socorro, como eu corrijo isso?

Um exemplo bem prático e ótimo para ser usado é o método Eisenhower. Mas, não tome isso como verdade absoluta, ok? É apenas uma dica que a gente usa e funciona muito bem. Como uma imagem vale mais que mil palavras, veja esta matriz:

Método Eisenhower - Priorização de atividades
Método Eisenhower – Priorização de atividades

O que significa falta de visão de processos, sintomas:

  1. Prazos raramente ou nunca são cumpridos;​
  2. Excesso de retrabalho e custos altos;​
  3. Ninguém conhece o trabalho do colega;​
  4. Cada funcionário controla as coisas da sua maneira e com suas próprias ferramentas;​
  5. Há dúvidas sobre o que fazer em determinadas partes do processo;​
  6. Quando um sai de férias,  ninguém sabe o que precisa ser feito;​
  7. É impossível monitorar o trabalho das pessoas e saber identificar onde estão os problemas;​
  8. Nosso concorrente faz as coisas mais rápido, mais barato e com melhor qualidade;​

 Socorro, como eu corrijo isso?

Implemente uma cultura baseada em processos: identificar um processo crítico, mapear este processo, identificar pontos que devem ser melhorados, redesenhar o processo e implementar o novo processo.

No vídeo que eu falei lá em cima, a Globo News faz um link direto entre produtividade e cultura baseada em processos, vale a pena assistir, dura 3 minutos o vídeo.

Se você tem interesse em começar, eu sugiro que você leia este post sobre fluxograma e também este aqui sobre melhoria de processos e Diagrama SIPOC. Mas, se você já tem os desenhos do processo e quer automatizar, podes ver este vídeo de 7 minutos sobre como modelar um processo no Orquestra BPMS.

O que significa falta de cultura de melhoria contínua, exemplos:

  1. Erros e problemas se repetem e se perpetuam;​
  2. Processos e procedimentos são ineficientes e inadequados;​
  3. A origem dos problemas é identificada como vinda de pessoas e não do processo;​
  4. Pessoas têm medo de discutir abertamente sobre erros e escondem problemas da chefia;​
  5. “A solução é muito simples”, mas “o chefe não implementa”;​
  6. Grandes projetos são organizados para melhorar processos, mas eles demoram muito tempo e não são efetivos;

Enquete feita durante o webinar

Sem caráter de pesquisa estatística ou método científico, aplicamos um simples Quiz para as pessoas que estavam online durante a apresentação do Rafael no webinar. Veja qual foi o resultado:

Cenário de melhoria contínua, Quiz webinar sobre produtividade
Cenário de melhoria contínua, Quiz webinar sobre produtividade

Socorro, como eu corrijo isso?

Para corrigir este problema eu teria um milhão de dicas. Desde a simples utilização do método PDCA, 8 Disciplinas, Relatório de não conformidades, Kaizen, 7 Diamantes, DMAIC…

No entanto, eu quero deixar cada uma dessas ferramentas para serem exploradas mais tarde. Por este motivo resolvi exemplificar a cultura de melhoria contínua com um case de sucesso que temos (premiado internacionalmente pela maior premiação de BPMS do mundo)  sobre como o Grupo A implementou a cultura de melhoria contínua com a utilização de uma visão de processos.

Nada melhor do que um exemplo na prática, né?

Eles automatizaram o processo, uniram setor de qualidade e TI e revolucionaram os resultados. Se você quiser ler a história completa, segue aqui o link.

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Espero que você tenha gostado deste post. Como podes ver na minha Bio, sou apaixonada por BPM e melhoria contínua também. Pra mim, BPM e melhoria contínua são sinônimos.

Não esqueça que este texto está baseado no webinar (apresentação online e gratuita) que o Rafael Bortolini fez. Ou seja, lá ele explica detalhadamente cada item, vale muito a pena assistir. #ficaadica

Compartilhe nas suas redes sociais e vamos mudar este número sobre produtividade no Brasil! Posso contar com você?

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.