Como melhorar a comunicação e integrar pessoas

Empresas tradicionais mantêm uma estrutura compartimentalizada — isto é, cada departamento é uma caixinha e seus membros raramente se misturam. As organizações mais modernas vêm desafiando esse modelo, promovendo a integração entre departamentos por meio de estratégias para melhorar a comunicação e fortalecer o relacionamento entre pessoas. Neste post, vou mostrar algumas dessas estratégias.

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Vantagens da integração entre departamentos

Antes de mais nada, você deve se perguntar: vale mesmo à pena investir nessas ações? A resposta é sim! E os motivos, você confere abaixo:

1. Melhoria do clima organizacional

Quando não existe integração, há uma tendência de que as equipes de departamentos diferentes formem um sentimento de indiferença, ou até mesmo de rivalidade, entre si. Isso significa que, quando alguma coisa dá errado, um departamento tenta culpar o outro; e, quando dá certo, cada departamento quer levar a vitória para si.

Obviamente, essa relação forma um clima negativo, que eventualmente afeta o bem-estar de todos. Quebrar esse padrão leva a uma melhoria significativa do clima organizacional.

2. Maior engajamento dos colaboradores

Como já vimos, falta de integração gera indiferença. Por exemplo, desse modo, se o setor financeiro está tendo dificuldades, os colaboradores de outros setores não se importam. Por outro lado, se esses departamentos tivessem uma relação mais positiva e colaborativa, os colegas iriam se mobilizar para a cooperação entre equipes.

Além disso, quanto maior a integração, mais forte a noção de vitórias coletivas. Dessa maneira, cada colaborador sabe que o sucesso de qualquer departamento da empresa (seja o seu, ou não) é bom para todos. Assim, os colaboradores tornam-se mais engajados de maneira geral.

3. Redução da burocracia

Uma boa parte da burocracia é criada para organizar o fluxo de trabalho entre departamentos, porque não existe comunicação suficiente para que os processos sejam conduzidos de forma orgânica. Logicamente, ao estimular essa comunicação, a necessidade de burocracia diminui. Junto à ela, diminui o tempo necessário para completar os processos.

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Ações para a integração e melhorar a comunicação entre departamentos

Agora, vou ao que realmente interessa: desvendar maneiras práticas de promover a integração entre departamentos na sua empresa.

Adotar as ferramentas certas é um excelente começo. Isso inclui desde aplicativos para a comunicação interna (como Skype), até softwares de workflow. Sua implementação permite que a troca de informações se torne mais conveniente, mesmo com um ritmo acelerado de trabalho.

Além do uso de tecnologia, outras ações podem ser tomadas. Confira estas dicas:

1. Calibrar a linguagem

Cada departamento de uma instituição tem sua própria linguagem ligada aos aspectos técnicos do trabalho que desenvolve. Essa linguagem é muito útil internamente, mas pode causar um distanciamento em relação aos outros departamentos, que não entendem o que esses termos significam. Portanto, uma medida simples para melhorar a comunicação é incentivar o uso de linguagem direta, transparente, livre de jargões.

Nunca se esqueça que, se seu colega não entende o seu processo isso não significa que ele não é interessado ou não é inteligente o suficiente. Ele apenas dedica tempo a estudar outras coisas.

2. Realizar reuniões produtivas

As reuniões não são uma novidade para qualquer empresa, mas podem ser adaptadas para se tornar um meio de integração entre departamentos. A ideia é fazer reuniões interdepartamentais, a fim de criar uma oportunidade para a comunicação e o contato em pessoa. No entanto, cuidado para que elas não se tornem uma desculpa para a falta de produtividade.

O segredo para reuniões produtivas está em três elementos-chave: pauta, tempo limite e plano de ação. A pauta ajuda a manter todos focados nos assuntos certos. O tempo limite, por sua vez, demonstra respeito com os participantes e suas agendas. E o plano de ação faz com que você saia da reunião com algum resultado.

É quando acontece um “fracasso” que a integração entre departamentos é realmente testada. Se ela for fraca, vai se quebrar nesse momento, resultando em tentativas de empurrar a culpa para outra equipe. Por isso, a maneira de lidar com os fracassos é muito importante.

Em parte, essa é uma questão individual. Outra parte, porém, está ligada ao modo como o negócio (e os gestores) encara os fracassos.

Se o gestor é intolerante e a empresa é punitiva, sua equipe vai se sentir mais inclinada a encontrar desculpas para o insucesso. Por outro lado, se o gestor valoriza o aprendizado que vem com o erro e a empresa valoriza o progresso acima do resultado, sua equipe vai se sentir confortável em assumir a própria responsabilidade.

3. Definir pontos de contato

Quanto maior a instituição, mais complexo se torna para que um colaborador consiga se comunicar diretamente com um colega de outro departamento. Mesmo que você queira se comunicar, pode não ter certeza de quem procurar. Por isso, definir pontos de contato pode ajudar.

O ponto de contato é um colaborador que serve de referência para os funcionários de outros departamentos. Assim, se alguém do setor de RH precisa falar com o setor comercial, ele sabe que deve procurar o funcionário A. Esse funcionário, então, fica responsável por repassar a informação internamente dentro do próprio setor e, depois, levar um retorno para o colega.

Ao contrário do que se pode imaginar, o gestor não é um bom ponto de contato, pois ele já tem um volume de tarefas e um tipo de ocupação que, muitas vezes, fazem com que ele seja mais inacessível. O ponto de contato, por sua vez, deve ser bem acessível.

5. Transformar a integração em um valor da empresa

Os valores da empresa são aqueles conceitos que estão na base da cultura da organização e, também, na base de tudo que os seus colaboradores fazem. Alguns valores comuns são: honestidade, transparência, respeito. Por que não incluir a integração entre os valores da sua organização?

Ao fazer isso, será necessário ir mais a fundo. Por exemplo:

  • na contratação de novos funcionários, você deve reforçar que a empresa espera uma postura de integração;
  • na avaliação de desempenho dos funcionários (que deve ser uma prática constante), observar quem está seguindo esse valor no dia a dia e quem não está;
  • no caso de identificar pessoas que vão contra o fluxo, criando obstáculos à integração, tratar essa postura como uma falta tão grave quanto o desrespeito a qualquer outro valor da organização.

Em outras palavras, se a integração entre departamentos é importante o bastante para ser considerada um valor, ela deve ser respeitada dessa maneira.

Neste post, mostrei por que vale a pena investir na integração entre departamentos e apresentei algumas estratégias para tanto. Espero que você tenha gostado! Se ficou alguma dúvida, não hesite em nos contatar! Comente aqui embaixo que a gente responde!

Até!

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.