Como reduzir custos operacionais com TI

Um estudo feito pela The Conference Board mostra que a produtividade dos brasileiros atinge um nível de apenas 25% da média dos americanos. Porém, o motivo não é a falta de qualificação ou o perfil individual. É a divergência entre as tecnologias utilizadas nos dois países. A falta de maturidade de processos e soluções tecnológicas de qualidade gera custos extremamente altos.

Veja também 5 motivos para adotar o uso de documentos digitais em sua empresa

Entretanto, é comum ter algumas dúvidas na hora de solucionar esse problema. Por isso, mostraremos aqui como a TI gera redução de custos operacionais. Assim, você pode implementar essas ideias em sua empresa. Confira!

1. Promove a comunicação remota

Investir na digitalização dos sistemas de telefonia é uma das estratégias mais eficientes para eliminar um grande gasto corporativo: a comunicação. Ligações de telefone fixo, além de gerarem grandes despesas, não é a forma mais eficaz de viabilizar o contato com clientes e parceiros. O telefone virtual veio para ficar.

Implementar um sistema de voz sobre IP (voIP), por exemplo, traz uma série de benefícios. O tronco virtual de ramais pode ser unificado e gerenciado de um único lugar, independentemente de quantas filiais a empresa possui. Além disso, é possível realizar ligações para qualquer tipo de telefone.

Tudo isso com mais facilidade para a gestão e para os colaboradores da empresa. Quem trabalha home office, por exemplo, pode atender o cliente sem a necessidade de um celular. Ele não deixa de ser encontrado quando o cliente precisa e ainda gera redução de custos — além de garantir maior satisfação.

Com zero telefone fixo e um sistema digitalizado, sua empresa reduz drasticamente as despesas operacionais. Além disso, otimiza diversos processos, gerando valor aos negócios.

2. Possibilita a automatização de processos

Desde a primeira Revolução Industrial, uma ótima estratégia de otimização de processos empresariais é a automação. Implementando a tecnologia no dia a dia de uma empresa, o setor de TI garante uma evolução constante na qualidade do trabalho executado.

A automatização é a melhor forma de aumentar a qualidade e reduzir não só os custos, mas as falhas em processos. E aqui eu falo de qualquer processo: vendas, compras, qualidade, recursos humanos, serviço de atendimento ao cliente, suporte… Qualquer processo que faça parte de uma empresa.

A implementação de ferramentas e softwares no momento da venda, seja de qualquer produto ou serviço, acelera a negociação. Imagine se você possuísse, na palma da mão, um dispositivo móvel capaz de aprovar o crédito, executar a venda, assinar contrato, etc. O custo de aquisição do cliente diminui (pois diminui também os recursos utilizados) e você escala o negócio.

Outro ponto importante na redução de custo é o armazenamento de informações, seja na nuvem ou internamente. Podendo ser otimizado para melhorar os processos. Fluxos de aprovação, contratos, bancos de dados etc. Todo o trabalho pode ser transferido para uma aplicação que facilita a gestão dessas informações.

A utilização de SaaS (Software como serviço) para o armazenamento online, além de reduzir custos operacionais, traz também uma economia direta sobre a gestão de ativos de TI. Sua empresa deixa de lado a necessidade de um servidor gigantesco internamente, pois conta com uma empresa especializada para armazenar e gerenciar esses dados. Sem falar no backup garantido e na segurança de que os dados não serão perdidos.

Entretanto, lidar com esses dados internamente também é uma opção. A simples transferência de documentos impressos para um sistema de gestão digital (ECM) facilita o acesso à informação dentro da empresa.

Possuindo mais acesso à informação sem sair do seu local de trabalho, quanto custo é eliminado na redução de tempo desperdiçado, deslocamento e armazenagem?

O resultado é um ganho significativo de tempo e de dinheiro. Não é à toa que a automação é uma tendência predominante em diversos setores empresariais.

3. Permite o uso de assinatura eletrônica

A burocracia é, ao mesmo tempo, uma grande aliada e inimiga das empresas. Por um lado, ela permite a documentação e o controle dos processos realizados. Por outro, ela gera uma carga administrativa enorme. Isso faz com que o custo operacional fique sempre acima do desejado.

A tecnologia oferece cada vez mais alternativas para reduzir esse problema e tornar a gestão de documentos e processos mais eficiente. O uso da assinatura eletrônica é um ótimo exemplo disso.

Ao adotar um sistema desse tipo, a empresa reduz significativamente os gastos com papel e impressora. Consequentemente, os processos de aprovação dentro e fora da empresa se tornam mais rápidos. Em vez de encaminhar um documento de mesa em mesa e até mesmo via correio, basta criar usuários e registros de assinaturas para os envolvidos. O fluxo de trabalho passa a ser todo digital.

Desde 2002 o sistema jurídico brasileiro reconhece a validade de documentos com assinatura eletrônica. Com isso, mesmo questões comerciais e jurídicas possam ser transferidas para um modelo digital de aprovação e encaminhamento.

Além disso, essa estratégia torna o armazenamento de documentos mais seguro, reduzindo custos operacionais e também de infraestrutura da empresa. Os grandes arquivos — e o gasto para mantê-los — deixam de ser necessários.

O primeiro passo para implementar esse sistema é identificar quais processos dependem da aprovação de supervisores, gerentes, diretores e até mesmo de clientes.

Você poderá adotar o uso de assinatura eletrônica para processos internos e processos que envolvam o cliente. E a assinatura digital para processos que envolvam assuntos jurídicos, por exemplo.

Isso representa não só uma redução de custos, mas uma diminuição na morosidade dos processos. Em solicitações internas (como de compra de materiais ou de aprovação de folhas de ponto) alguns sistemas permitem até mesmo o acesso remoto para aprovação. Seja por notebook, smartphone ou tablet.

A redução de custos e a validade jurídica são dois argumentos fortes. Por isso, ajudam a convencer a direção da empresa a adotar o uso de assinatura eletrônica ou digital.

4. Cria mobilidade para os serviços

A dinâmica atual, tanto das empresas quanto de nossas vidas, exige formas mais maleáveis de lidar com os processos empresariais. Isso significa que é fundamental garantir acesso aos sistemas da empresa onde quer que o profissional esteja. Consequentemente, o smartphone se torna uma ferramenta essencial para o trabalho.

Com investimento em mobilidade empresarial — seja incentivando o Bring Your Own Device (BYOD) ou adotando dispositivos corporativos — a aprovação de solicitações se torna mais eficiente. Os custos operacionais, por sua vez, são reduzidos.

A atuação da TI como um evangelizador na redução de custo e melhoria de processos, reflete não só nos custos da empresa, mas também na vida das pessoas. Assim como nossa vida pessoal é fortemente impactada com o avanço da tecnologia (Netflix, Ifood, Wase, App de bancos, Uber, etc), a tecnologia no dia a dia do trabalho facilita com a mesma intensidade. Tudo se torna mais simples e mais eficaz.

Faça uma análise em sua empresa e veja como a tecnologia pode ajudá-lo a alcançar a redução de custos operacionais que você procura e melhorar a vida das pessoas que nela trabalham!

 

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.