Digitalização de prontuários médicos aprovada no senado

O PLS (Projeto de Lei do Senado) 167/2014, que trata sobre digitalização de prontuários médicos, foi aprovado pela Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática (CCT) do Senado Federal no dia 03 de abril de 2018.

O próximo passo é a apreciação da Câmera dos Deputados. Enquanto isso, eu resolvi escrever este post para falar dos impactos que esta medida de fato trará e quais as recomendações na hora de contratar uma ferramenta de digitalização de documentos. Ficou interessado? Então, vamos lá!

O que diz a reportagem no site do Senado Federal

Para introduzir o assunto, separamos as principais informações que foram divulgadas no site do senado, veja só quais são as diretrizes e requisitos descritos neste projeto de lei:

  1. a digitalização de prontuário de paciente será realizada de forma a assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital;
  2. os métodos de digitalização deverão reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais;
  3. no processo de digitalização será utilizado certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou outro padrão legalmente aceito;
  4. os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização, mas deverão passar por análise obrigatória de uma comissão permanente de revisão;
  5. a comissão deverá constatar a integridade dos originais para então avaliar a eliminação definitiva;
  6. os documentos de valor histórico, identificados pela comissão, deverão ser preservados de acordo com a legislação arquivística;
  7. os documentos originais não alterados com mais de 20 anos, poderão ser descartados ou
  8. devolvidos ao paciente.

Fonte da reportagem aqui

Digitalização + Grupo Hospitalar Conceição, veja uma história de sucesso

Separei este vídeo para te mostrar o que é digitalização. Ele é da série Conteúdo em 1 minuto. Vale a pena assistir porque ele não fala somente sobre o que é digitalização, ele também cita uma história de sucesso – premiada internacionalmente – que tivemos com o Grupo Hospitalar Conceição (GHC). Veja:

Afinal, quais os impactos reais desta mudança

Apesar da necessidade da avaliação da Câmara dos Deputados, a aprovação do senado para a digitalização de documentos é uma inspiração para hospitais e clínicas de saúde. Hoje a obrigatoriedade da guarda de documentos de pacientes gera um alto custo para a instituição, pois a temporalidade definida em lei é longa.

Imagine a quantidade de papel sendo gerado diariamente, processado, armazenado e controlado? Só quem vive esta realidade no dia a dia pode definir o quanto de energia é depositada nesta gestão do ciclo de vida de um documento.

Além do alto custo envolvido, estes papéis ocupam um espaço nobre que poderia ser melhor utilizado, para “n” melhores fins, como para o atendimento aos pacientes, por exemplo.

Prontuários médicos armazenados fisicamente
Prontuários médicos armazenados fisicamente. Fonte: Atozcomunicacao

Algumas instituições esperavam ansiosamente por isso

Assim como ocorre no ramo da educação, alguns profissionais e tomadores de decisão já aguardavam a aprovação da utilização de documentos digitais há um longo tempo. É sabido por todos que a migração para meios digitais de gestão é tendência e facilita tanto o negócio como a vida das pessoas.

Entretanto, fazer esta migração não é uma tarefa muito fácil. Toda a mudança gera resistência e um inicial “caos” que parece não ter fim. Para auxiliar nesta mudança, separamos algumas dicas para você escolher a melhor ferramenta, outras para você avaliar no momento da contratação, como também algumas dicas para a implementação.  Acompanhe:

5 dicas pré-contratação da ferramenta de digitalização de prontuários médicos

  1. saiba tudo sobre o que é um software de ECM (Gestão de conteúdos empresariais);
  2. tenha certeza que o software de gestão eletrônica de documentos que você escolheu atende à legislação (ICP Brasil);
  3. analise a possibilidade de contratar um BPMS junto ao ECM, os processos tornam-se mais inteligentes e padronizados e o fluxo de documentos unificado;
  4. invista em uma ferramenta que crie e gerencie documentos nato-digitais, para que você a utilize pós digitalização do acervo. Ou seja, para que você use para novos prontuários também;
  5. verifique a possibilidade de digitalização em lote, para que você não despenda anos digitalizando documentos;

5 dicas para fazer a escolha

  1. jamais selecione a ferramenta pelo preço, selecione pelas funcionalidades e compatibilidades com outros sistemas (os que você já usa) é fundamental;
  2. não esqueça de avaliar o suporte técnico. Um dia você precisará dele;
  3. selecione a ferramenta que tenha assinatura eletrônica para que você utilize e otimize o processo para novos prontuários;
  4. questione se a ferramenta possui leitura de caracteres. Ou seja, selecione uma ferramenta que leia a imagem e saiba o que está escrito nela. Assim a digitalização fica quase automatizada;
  5. verifique se a ferramenta possui serviços avançados – São sistemas especialmente desenvolvidos para processar elevados volumes de transações nos servidores;

5 dicas para implementar a gestão eletrônica de documentos

  1. tenha calma! Entre milhões de papéis, qualquer descuido pode gerar uma bagunça irrecuperável! Se o acervo está parado há tanto tempo, não apressar a implementação é a  atitude certa!
  2. pesquise na internet os resultados em números da implementação de ferramentas de gestão eletrônica de documentos e motive a equipe! Assim você inibe a resistência;
  3. anote os números atuais (custos) e compare, o antes e o pós migração para o meio digital. Esse número será valioso para instigar outras migrações (para o meio digital) dentro da instituição;
  4. saiba que fazer a migração do acervo será fácil, modificar a rotina dos profissionais na implementação de um novo processo de prontuários será um pouco mais difícil;
  5. saiba que toda mudança gera alguma resistência, esteja preparado para isso;

Para finalizar…

Eu separei um texto que tem muita relação com este assunto e acho que você vai gostar: 5 motivos para adotar o uso de documentos digitais em sua empresa.

Antes de encerrar o texto, quero salientar que a nossa relação com este assunto (digitalização + legislação) é de longo prazo. A tecnologia necessária para a digitalização e a certificação digital ICP-Brasil é a mesma utilizada por nós e regulamentada pelo Banco Central. Ela permite garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo digitalizado.

Por isso, sinta-se à vontade para comentar este post ou enviar um e-mail caso tenhas alguma dúvida sobre este assunto; ou qualquer outro relacionado com a gestão de processos e gestão de documentos.

Até breve!

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.