4 dicas para organização de arquivos no ambiente de trabalho

Trabalhar em um ambiente organizado é, sem dúvida, mais agradável para todos. A limpeza do local, a disposição dos itens e a organização de arquivos são só alguns pontos que, quando bem resolvidos, facilitam o seu dia a dia.

Essa organização traz eficiência para os processos e a lógica por trás disso é bem simples: quanto mais arrumado é o local de trabalho, menos tempo é perdido procurando documentos e menores são as chances de cometer erros em função de algum esquecimento ou perda.

Para que você alcance esse patamar, o primeiro passo é a organização. Por este motivo eu separei quatro dicas interessantes para te ajudar nessa missão!


 

1. Diminua a quantidade de papéis, sempre

Sabe aquela montanha de papéis que fica espalhada pelo escritório ou escondida atrás da porta? Por acaso você armazena documentos antigos em uma sala chamada arquivo morto? E esses papeis na sua mesa, eles realmente precisam estar aí do seu lado?

Caso alguma dessas questões refletem o seu dia a dia, eu te instigo a parar, sentar confortavelmente na sua cadeira, analisar cada documento e eliminar todos aqueles que não são mais necessários.

Os benefícios na eliminação e redução constante do papel são comprovados numericamente por institutos respeitadíssimos, como a AIIM, por exemplo.

Obviamente, antes de qualquer coisa, respeite os prazos legais de armazenamento, mas depois deste prazo descarte o que não interfere ou impacta as atividades da empresa na qual você trabalha.

Mantenha na sua mesa apenas aqueles documentos que são realmente necessários para sua atividade diária. Aproveite para aplicar o conceito Japonês do 5S: utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina.

2. Digitalize os documentos

Para reduzir de uma vez por todas o número de papéis no escritório, que tal optar pela digitalização de documentos? Ao colocar todos os arquivos no computador você não só libera espaço no escritório, como também libera aquele espaço destinado ao arquivo morto.

Se caso você contrata uma empresa para armazenar e gerenciar seus papeis, esse custo também acaba. De acordo com a AIIM, 45% das organizações que investiram em adotar documentos digitais tiveram um retorno sobre o investimento em menos de 6 meses.

Veja também: [Infográfico] Quais são os resultados, em números, ao adotar documentos digitais?

Vale refletir o quanto a digitalização facilita a sua vida, uma vez que, quando você precisar localizar um arquivo importante, ele sempre estará no mesmo lugar, a uns cinco cliques de distância e em um minuto, aberto na tela do seu computador.

Não dá para negar que, entre procurar em um arquivo físico e simplesmente buscá-lo em uma pasta do computador ou software de gestão de documentos, a alternativa tecnológica é muito mais prática, concorda?

3. Divida os arquivos em categorias

Independentemente de manter todos os documentos em um arquivo físico ou de digitalizar tudo, separe os documentos em categorias. Você pode dividi-los pelo ano de emissão, pela natureza (compra e venda, por exemplo) ou por qualquer categoria que seja aplicável aos papéis que precisam ser armazenados.

O ideal é que você crie várias segmentações para poupar tempo. Quanto mais objetivo for o armazenamento, mais fácil será para encontrar os documentos. Veja bem: é muito mais fácil, por exemplo, encontrar arquivos quando eles são separados por anos e meses do que apenas por anos, certo? Errado! Vai depender muito de como você vai procurá-lo. Pense nisso! Por exemplo:

Se, o seu objetivo é armazenar documentos do setor de Recursos Humanos, talvez seja mais fácil categorizar por ordem alfabética. Diferentemente, se forem documentos relativos a auditorias, vale mais a pena organizá-los por ordem cronológica.

Lembre-se: O planejamento na hora de dividir os arquivos em categorias é tão importante no modo físico quanto no digital. Se você cria uma organização de documentos digitais “desorganizada” verá menos benefícios na migração.

Uma dica para criar a ordem de categorias é utilizar um software gratuito de mapa mental, chamado xmind! É uma ferramenta muito fácil de usar.

Ferramenta Xmind

4. Use uma ferramenta de ECM para gerenciar todo o ciclo de vida do documento

Enterprise Content Management! Este é o significado para a sigla ECM. Como podes ver, é uma sigla de palavras derivadas do inglês que traduzindo significam Gestão de conteúdos empresariais.

Tire todas as suas dúvidas sobre ECM neste post aqui.

Com a utilização de uma ferramenta de ECM para a organização de arquivos no ambiente de trabalho, você conseguirá:

  • Acelerar os processos internos da sua empresa;
  • Disponibilizar a informação (documento) para qualquer pessoa em qualquer lugar, basta acessar o sistema online
  • Identificar quem criou o documento, quem alterou o documento, quem aprovou o documento e quem pode visualizar este documento;
  • Permitir ou bloquear a impressão de documentos;
  • Enviar o link do documento a quem interessar possa;
  • Criar um workflow de aprovação de documentos;
  • Verificar o histórico de alteração;
  • Digitalizar documentos em massa;
  • Gerenciar todo o ciclo de vida de documentos;
  • Eliminar o espaço físico que era destinado às caixas de documentos impressos;
  • Parar de gerenciar papel;
  • Economizar com impressões e terceirização de serviços (cópias e armazenamento);
  • Entre muitos outros benefícios!

Independentemente de quais dessas medidas você queira adotar, a certeza que temos é que a organização de arquivos é fundamental para melhorar seus processos internos. Pense nisso e mãos a obra!

 


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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.