3 ferramentas que todo analista de processos deveria conhecer

As ferramentas para analistas de processos vêm sendo desenvolvidas pelo ramo da tecnologia de informação e trazem, a cada dia, novas funções para serem exploradas. Elas permitem que os profissionais da área eliminem tarefas desnecessárias, reduzindo o tempo de gerenciamento das atividades e integrando sistemas.

Neste artigo, listamos três ferramentas para analistas de processos que podem otimizar o dia a dia deste profissional, de acordo com o objetivo de cada um. Talvez você deseja apenas organizar suas tarefas, ou também modelar seus processos, ou ainda otimizá-los. E, por que não, todas as opções anteriores? Acompanhe o texto e fique por dentro!

1. Trello

Utilize se você busca organizar manualmente suas tarefas  

O Trello é uma ferramenta que substitui notas autoadesivas, planilhas, agenda, post-it e e-mails. É uma forma de organizar manualmente e visualmente, em um só lugar, todas as tarefas a serem realizadas. Ou seja, permite que as listas de afazeres sejam gerenciadas e o andamento seja acompanhado por toda a equipe de forma sincronizada.

Exemplo de tela do Trello
Exemplo de tela do Trello

A ferramenta funciona como uma lista de tarefas, kanban, com cartões que podem ser marcados com cores, status de andamento, responsável pela atividade e prazos. Também permite adicionar comentários e feedbacks e sincronizar com todos os dispositivos. Uma de suas vantagens é a boa visualização de toda a linha de produção das tarefas.

A atualização é instantânea e pode ser visualizada por todo o time. A plataforma é acessada pelo navegador da internet, sem que seja necessário trabalho com sua instalação. O melhor de tudo: há uma versão free bem completa!

2. bpmn.io

Utilize se você deseja entender e mapear o fluxo dos processos

O bpmn.io é um editor que permite que você desenhe online mapas, modelos e diagramas de processos. Além de ser gratuito, ele funciona direto no seu browser, sem a necessidade de instalação de nenhum software. A ferramenta é ideal caso você esteja começando iniciativas de modelagem e queira entender como os seus processos funcionam.

Exemplo de desenho de processo com BPM IO
Exemplo de desenho de processo com BPM IO

Há a opção de download dos desenhos de processos em formato BPMN, caso você queira posteriormente utilizar outro software ou iniciar automatização dos processos. Há a opção de exportar em formato de imagem, também. Neste caso, em formato PNG.

3. BPMS

Utilize se você pretende, além de mapear, melhorar o resultado dos processos

BPMS é uma ferramenta que gerencia os processos por você. Sua especialidade é dar soluções para problemas mais complexos, comparando com as ferramentas anteriores. Por exemplo, você não fará a gestão manual de tarefas colocando em cartões com cores e data de entrega, pois você será notificado quando alguma atividade for designada para você.

Exemplo de recebimento automático de tarefa no Orquestra BPMS
Exemplo de recebimento automático de tarefa no Orquestra BPMS

Veja que a ferramenta permite o monitoramento do tempo total do processo, controla atividades, avisa quando as tarefas estão atrasadas e emite relatórios das tarefas em andamento. Além de se comunicar com todos os outros softwares utilizados dentro da companhia, facilitando o trabalho colaborativo.

Existe um recurso extremamente útil dentro da ferramenta: o mapa de calor. Totalmente voltado para quem ama melhoria contínua! Ele possibilita visualizar, por meio de cores, as tarefas que levam mais tempo para serem desempenhadas, como também aquelas que limitam o processo (gargalos). Assim, é possível eliminar ou otimizar tais tarefas, com o objetivo de acelerar o andamento do processo. Veja a demonstração neste vídeo de 2 minutos:

O melhor: o analista consegue automatizar sem depender da TI. Pois, uma ferramenta de BPMS entrega  autonomia para quem não é da área de TI modelar, automatizar e publicar processos de negócio. Veja este vídeo curte sobre como modelar processos no Orquestra BPMS:

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Enfim, essas ferramentas facilitam o gerenciamento de atividades, ajudam você a organizar os arquivos e os dados da sua empresa para análise e reduzem os esforços operacionais da sua equipe.

Quer saber quais ferramentas para analista de processos são ideais para seu negócio e como implantá-las? Entre em contato com a gente!

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.