14 ferramentas que todo analista de processos deveria conhecer

As ferramentas para analistas de processos vêm sendo desenvolvidas pelo ramo da tecnologia de informação e trazem, a cada dia, novas funções para serem exploradas. Elas permitem que os profissionais da área eliminem tarefas desnecessárias, reduzindo o tempo de gerenciamento das atividades e integrando sistemas.

Neste artigo, listamos 14 ferramentas para analistas de processos que podem otimizar o dia a dia desse profissional. Dividimos a lista de acordo com as funções: organização de tarefas, gestão de informações, comunicação, videoconferências e mapeamento de processos.

Talvez você deseje apenas organizar suas tarefas, ou também modelar seus processos, ou ainda otimizá-los. E, por que não, todas as opções anteriores? Acompanhe o texto e fique por dentro!

Organização de tarefas

1. Trello

Utilize se você busca organizar manualmente suas tarefas, pois o Trello é uma ferramenta que substitui notas autoadesivas(ou os famosos posts-its), planilhas, agenda, e e-mails. É uma forma de organizar visualmente, em um só lugar, todas as tarefas a serem realizadas.

Além disso, o Trello permite que as listas de afazeres sejam gerenciadas e o andamento seja acompanhado por toda a equipe de forma sincronizada, já que a atualização é instantânea.

Exemplo de tela do Trello
Exemplo de tela do Trello

A ferramenta funciona como uma lista de tarefas, kanban, com cartões que podem ser marcados com cores, status de andamento, responsável pela atividade e prazos. Também permite adicionar comentários e feedbacks e sincronizar com todos os dispositivos. Uma de suas vantagens é a boa visualização de toda a linha de produção das tarefas.

A atualização é instantânea e pode ser visualizada por todo o time. A plataforma é acessada pelo navegador da internet, sem que seja necessário trabalho com sua instalação. O melhor de tudo: há uma versão free bem completa!

2. Asana

Asana é uma plataforma online utilizada para a organização de tarefas e de gerenciamento de tarefas colaborativas. Dentro dessa plataforma, é possível administrar e criar trabalhos, dividir as tarefas de forma rápida e prática, definir responsáveis e prazo, além de convidar seus amigos e colegas de trabalho para participarem da equipe.

Para utilizar a plataforma, é necessário fazer um cadastro, cedendo seu e-mail e informações pessoais. A partir daí, basta criar um time e definir quem serão os convidados do grupo de trabalho.

Após essa etapa de criação, você pode começar a administrar as tarefas, por meio do painel inicial, bastante fácil de entender e de uso bastante intuitivo. A criação de tarefas também se dá nesse mesmo painel.

Gestão de informações

3. OneDrive

OneDrive é uma poderosa ferramenta de gestão de informação que você, analista de processo, pode utilizar. É de fácil acesso e, por ser vinculada à Microsoft, é compatível com vários outros programas da marca.

Dispõe de um serviço de armazenamento em nuvem, bastando uma conta Microsoft. Além de armazenar, é dado ao usuário a opção de definir quais arquivos serão públicos e quais serão privados e disponíveis apenas para pessoas autorizadas. Dessa forma, você consegue compartilhar arquivos com sua equipe facilmente e evita a duplicação de informações e versões de um mesmo documento.

4. Dropbox Paper

Dropbox Paper é um editor colaborativo de documentos. Ele utiliza a tecnologia de armazenamento em nuvem do Dropbox e, a partir daí, torna possível a sincronização em tempo real e a participação de vários colaboradores ao mesmo tempo.

É gratuito e está disponível para diversas plataformas, como Android e iOS. Ele apresenta uma interface intuitiva e bastante simples de ser entendida. Para utilizá-lo, é necessário ter uma conta no Dropbox.

A aparência simples do aplicativo não pode ser confundida com seu potencial, que é alto, por causa, sobretudo, de uma estrutura poderosa. O aplicativo é uma ótima alternativa para você e o seu time, com o diferencial de os conteúdos ficarem salvos na própria plataforma.

5. ECM

ECM é a sigla para Enterprise Content Management. Essa ferramenta permite que as empresas realizem uma melhor organização e administração de tudo aquilo que diz respeito à informação empresarial.

Ela auxilia as empresas com a automatização do desenvolvimento de estratégias, armazenamento de informações, captura de dados e distribuição de documentos. Conta com uma série de tecnologias para centralizar e tornar uniforme o tratamento de informações de diversas origens.

Pode ser utilizada pela empresa de várias formas, com a devida estruturação e padronização dos dados provenientes das diversas áreas da empresa, fazendo com que a sua equipe produza de forma eficiente e evitando erros.

Saiba mais sobre o ECM nesse webinar. Assita!

Comunicação

6. Skype

O Skype é uma ferramenta de comunicação da Microsoft, que permite a troca de diversas informações pela plataforma, seja por meio de texto, áudio ou imagem. Desde a sua criação, é muito utilizada para ligações de longa distância.

Essa característica é muito útil para a comunicação interna da empresa, especialmente quando há uma capilaridade de escritórios em diversos locais, ou quando parte da equipe se encontra em uma viagem de negócios.

Isso porque a ferramenta permite a comunicação entre membros da equipe a um baixo custo. O Skype pode ser utilizado em qualquer região do mundo, desde que tenha acesso à internet. Funciona tanto no computador como em tablets ou smartphones.

7. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma ferramenta de comunicação que oferece o envio de mensagem de textos e buscas ilimitadas para grupos com múltiplas pessoas, ligações de voz, vídeos individuais ou em grupo, reuniões e compartilhamento de tela.

A plataforma oferece também a possibilidade do compartilhamento de arquivos, sendo possível um total de 10GB de armazenamento, com 2GB de cota para cada indivíduo. A ferramenta é compatível com outros aplicativos da Microsoft, como Office Online, Word, PowerPoint, Excel e OneNote. Pode ser utilizado também em conjunto com Trello e Evernote.

8. Loom

O Loom é uma ferramenta de comunicação que funciona por meio de um plugin instalado no Google Chrome para gravar a sua tela, capturando vídeo e áudio. Após concluir a gravação, é gerado um link que você pode compartilhar com a sua equipe.

A ferramenta pode ser útil para realizar treinamentos de utilização de diversos softwares adotados na empresa. Além disso, serve para explicar gráficos, análise de desempenhos, auxiliar como desenvolver determinada atividade, entre outras questões que a sua criatividade permitir.

 


Videoconferência

9. Appear.in

Appear.in é uma ferramenta de comunicação que funciona em uma plataforma online, ou seja, sem a necessidade de realizar nenhum tipo de download de software. Ela permite a realização de reuniões onlines de computador, tablets e smartphones. Assim, você consegue realizar aquela reunião mesmo sem estar com seu computador em mãos.

É um programa simples e gratuito. Possui uma interface enxuta e intuitiva, ideal para quem procura por programas facilmente adaptáveis à equipe.

10. Google Hangouts

Google Hangouts, conhecido também só por hangout, é uma plataforma criada para facilitar a troca de mensagens, arquivos e realização de videochamadas entre pessoas.

O programa conta com uma interface simples e recursos variados. Pode ser utilizado tanto em computadores como em smartphones, por meio do seu aplicativo de mesmo nome.

11. ezTalks

Essa plataforma é provedora de serviços para comunicação online. Apresenta planos gratuitos e pagos. Com a ferramenta, é possível se conectar a pessoas de todo o mundo. Oferece recursos de audioconferência, videoconferência, webinar, compartilhamento de tela e de arquivos, entre outros.

Mapeamento de processos

12. bpm.io

Utilize se você deseja entender e mapear o fluxo dos processos, pois o bpmn.io é um editor que permite que você desenhe online mapas, modelos e diagramas de processos. Além de ser gratuito, ele funciona direto no seu browser, sem a necessidade de instalação de nenhum software. A ferramenta é ideal caso você esteja começando iniciativas de modelagem e queira entender como os seus processos funcionam.

Exemplo de desenho de processo com BPM IO
Exemplo de desenho de processo com BPM IO

Há a opção de download dos desenhos de processos em formato BPMN, caso você queira posteriormente utilizar outro software ou iniciar automatização dos processos. Há a opção de exportar em formato de imagem, também. Neste caso, em formato PNG.

13. Cawemo

Cawemo é uma ferramenta que auxilia as equipes a projetarem e discutirem compartilhamento de fluxos de trabalho, planejamento e ideias que envolvem os projetos da empresa.

A plataforma permite que várias pessoas trabalhem em um mesmo fluxo de forma simultânea, o que otimiza o trabalho em equipe e melhora o gerenciamento do projeto. Além disso, há a possibilidade de compartilhar os diagramas com o restante da equipe.

Compartilhe seus diagramas e tenha todos a bordo com seu fluxo de trabalho. Você pode facilmente incorporar seu diagrama no wiki de sua empresa ou compartilhar via e-mail.

14. BPMS

Utilize se você pretende, além de mapear, melhorar o resultado dos processos. O BPMS é uma ferramenta que gerencia os processos por você. Sua especialidade é dar soluções para problemas mais complexos, comparando com as ferramentas anteriores. Por exemplo, você não fará a gestão manual de tarefas colocando em cartões com cores e data de entrega, pois você será notificado quando alguma atividade for designada para você.

Exemplo de recebimento automático de tarefa no Orquestra BPMS
Exemplo de recebimento automático de tarefa no Orquestra BPMS

Veja que a ferramenta permite o monitoramento do tempo total do processo, controla atividades, avisa quando as tarefas estão atrasadas e emite relatórios das tarefas em andamento. Além de se comunicar com todos os outros softwares utilizados dentro da companhia, facilitando o trabalho colaborativo.

Existe um recurso extremamente útil dentro da ferramenta: o mapa de calor. Totalmente voltado para quem ama melhoria contínua! Ele possibilita visualizar, por meio de cores, as tarefas que levam mais tempo para serem desempenhadas, como também aquelas que limitam o processo (gargalos). Assim, é possível eliminar ou otimizar tais tarefas, com o objetivo de acelerar o andamento do processo. Veja a demonstração neste vídeo de 2 minutos:

O melhor: o analista consegue automatizar sem depender da TI. Pois, uma ferramenta de BPMS entrega  autonomia para quem não é da área de TI modelar, automatizar e publicar processos de negócio. Veja este vídeo curte sobre como modelar processos no Orquestra BPMS:

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Enfim, essas ferramentas facilitam o gerenciamento de atividades, ajudam você a organizar os arquivos e os dados da sua empresa para análise e reduzem os esforços operacionais da sua equipe.

Quer saber quais ferramentas para analista de processos são ideais para seu negócio e como implantá-las? Entre em contato com a gente!

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.