Acervo acadêmico digital: tudo o que você precisa saber!

A Portaria 1.224 foi revogada! Em contrapartida, para também falar sobre acervo acadêmico, surgiu o Decreto 9.235 e suas ramificações.

A nova legislação impacta a maneira como as instituições de ensino geram seus processos e seus documentos.

O decreto foi publicado no dia 15/12/2017 e entrou em vigor no mesmo dia da publicação, exigindo que instituições de ensino, tanto públicas como privadas, migrem seu acervo acadêmico para o meio digital.

A nossa experiência neste mercado diz que a migração do acervo acadêmico para o meio digital já vem acontecendo há algum tempo. Algumas IES avaliaram o risco versus benefício e colocaram este projeto em prática. Antes, esta ação fazia parte de uma atualização oriunda da vontade da IES em atender o aluno de forma mais prática e rápida. Agora, o objetivo é atender ao MEC.

O que fazer diante deste decreto?

Com a substituição da portaria, jogou-se um pouco de pimenta na relação entre papel versus digital. Posso afirmar que existem profissionais que muito esperavam por este momento, pela aprovação do MEC na utilização de acervo digital. Entretanto, para quem ainda não migrou, o prazo de dois anos é um tanto desafiador.

Portaria 315, de 04 de abril de 2018

Recentemente, em abril de 2018, entrou em vigor a Portaria 315 que complementa o decreto 9.235. Ela surgiu em substituição a Portaria 22, entretanto não foram feitas grandes alterações. O que mudou? Veja:

  1. Foram feitas alteração simples no texto;
  2. Foi adicionado texto na Seção V – Procedimento Sancionador;
  3. Quanto ao acervo acadêmico, nada mudou da Portaria 22 para a 315, apenas o prazo de implementação do acervo digital;
  4. Como o prazo era 24 meses, agora esses 24 meses significam Abril de 2020, ou seja,
  5. As IES tem até abril de 2020 para implementar o acervo acadêmico digital.

Para auxiliar este desafio, elaboramos este post com algumas informações importantes. Veja:

Quais instituições serão afetadas?

O que é considerado acervo acadêmico?

O que fica como alerta máximo

Quais os requisitos que o sistema de gerenciamento de documentos deve ter

Preparamos 10 dicas para você selecionar a melhor ferramenta

Preparamos 5 Dicas para a implementação (Você já comprou a ferramenta e precisa implementá-la)

O que mudará da gestão no papel para a gestão digital

Quais instituições serão afetadas?

De acordo com as novas regras, todas as instituições deverão migrar seus acervos para o meio digital, independente se forem instituições públicas ou privadas. Porém, a necessidade de criar um projeto de acervo acadêmico em meio digital no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) é obrigação apenas para as IES de natureza privada.

O que é considerado acervo acadêmico?

Conforme a Portaria 315, artigo 37 (Antigo 34 da Portaria 22):
“[…] Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

O que fica como alerta

1) Utilize um método que garanta a integridade, confiabilidade, autenticidade e durabilidade de todas as informações contidas nos documentos originais;

Lembre-se que um documento arquivístico tem valor jurídico. Um documento nato digital deve exibir quem produziu, quando produziu, para que foi produzido. Não somente os metadados indexados. O histórico do documento deve ser muito claro. É preciso registrar mudanças ocorridas.

2) Como estas novas regras entraram em vigor em 04/2018, as IES têm até 04/2020 para executar com o determinado;

3) Construa um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico;

4) Fique atento aos prazos e aos requisitos, evite uma irregularidade administrativa para a sua instituição.

Quais os requisitos que o sistema de gerenciamento de documentos deve ter

1) Conforme a lei: Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

Oferecer segurança e condições de armazenamento seguro e protegido dos documentos acadêmicos através dos meios digitais.

2) Conforme a lei: Uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

Oferecer fácil localização dos documentos, independente do seu volume ou extensão, de forma intuitiva, com linguagem simples e aderente as atividades do dia a dia.

3) Conforme a lei: Um método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;

Garantir métodos simples de garantia da segurança da informação e boa conservação dos documentos acadêmicos.

4) Conforme a lei: Utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Utilizar certificado e assinatura digital baseado nas leis que regem o padrão ICP-Brasil afim de garantir validade e integridade legal do documento eletrônico.

 

Preparamos 10 dicas para você selecionar a melhor ferramenta

O prazo de dois anos parece curto, entretanto é facilmente atingido desde que seja priorizado e ações certas sejam tomadas, como por exemplo a escolha da ferramenta ideal e eficaz. Veja algumas dicas:

1) Não selecione a ferramenta mais cara, selecione a que melhor lhe atende. Nem sempre o mais caro é melhor. Faça bastante buscas no mercado;

2) Faça benchmarking da ferramenta pré-escolhida. Quais outras IES estão utilizando? Nada melhor do que a experiência do cliente para saber se a ferramenta é boa ou não é;

3) Um suporte técnico em português é fundamental. Esse ponto é bem importante porque uma hora ou outra você vai precisar de ajuda. E só quando esta ajuda for solicitada você dará valor a língua nativa portuguesa;

4) Verifique se a empresa escolhida pode treinar a sua equipe. Até porque você não conseguirá sair fazendo tudo sozinho;

5) Selecione uma ferramenta que possibilite tanto a digitalização dos documentos, quanto a criação de documentos já digitais dentro da própria ferramenta, assim como a gente faz no dropbox. É muito útil!;

mais 5…

6) Selecione uma ferramenta que atenda a sua necessidade de captura veloz em massa (captura em lote). Ou seja, que faça a digitalização rápida de muitas pastas/documentos por hora. Senão você levará 100 anos para digitalizar o legado;

7) Verifique se a ferramenta possui colaboração e compartilhamento em tempo real. Isso facilita o processo depois, pois você poderá enviar o documento para quem precisar dele;

8) Verifique se reconhecimento de texto é importante para você. Se sim, selecione uma ferramenta que leia a imagem e saiba o que está escrito nela. Assim a digitalização fica quase automatizada;

9) Verifique se a ferramenta possui serviços avançados – São sistemas especialmente desenvolvidos para processar elevados volumes de transações nos servidores. Dentre eles, destacam-se a conversão e exportação de documentos;

10) E por fim, verifique se a ferramenta possui API (módulos) para integração com outros sistemas;

E a dica que não está numerada, porém eu considero a mais importante: sinta confiança que o serviço contratado será executado. Muito além de comparar funcionalidades,  é essencial que vocês estabeleçam uma relação de confiança! Não esqueça disso.

5 Dicas para a implementação 

1) Faça uma análise criteriosa de como fazer a hierarquia dos documentos dentro do Software de gestão, antes da implementação. Pois esta ação facilitará sua vida mais tarde, na hora de fazer buscas, por exemplo.

2) Utilize uma ferramenta gratuita chamada xmind, para fazer o mapa mental de hierarquia de documentos. Veja:

Acervo acadêmico digital - Exemplo de hierarquia de documentos

3) Traga o pessoal do atendimento, da linha de frente, para participar do projeto. Eles têm contato com o aluno e podem colaborar para trazer exemplos reais da necessidade do uso de documentos digitais;

4) Levante as informações antes da implementação. Quanto se gasta com papel? Com impressão? Quantos atendimentos presenciais são feitos por mês? Depois, compare os números e divulgue muito!

5) Após a implementação do acervo acadêmico, avance! Torne todos os documentos digitais, os processos digitais! Faça desse limão uma limonada e melhore, otimize os seus processos educacionais. Sim, é possível.

O que mudará da gestão no papel para a gestão digital

  1. Redução do extravio de documentos;
  2. Rápida localização de documentos;
  3. Rastreabilidade e trilha de auditoria para documentos;
  4. Segurança e controle no acesso aos documentos;
  5. Fim da duplicidade de documento;
  6. Redução de custos, transporte, armazenamento e manuseio;
  7. Preservação do meio ambiente, reduzindo o uso de papel;
  8. Agilidade na construção da documentação obrigatória para o e-MEC;
  9. Facilidade e organização das evidências na auditoria do MEC;
  10. Fim da não localização de um documento!

 


O aluno ganha…

O importante é que no final, todo mundo ganha com a migração da gestão de papel para uma gestão eletrônica de documentos. O aluno ganha, pois ele terá informações de maneira mais rápida. Poderá acessar seus documentos e interagir com a IES sem precisar deslocar-se.

A IES ganha…

Uma vez que todos os documentos estiverem em meio digital, a IES ganha. Pois, não será mais necessário o controle rigoroso sobre cada folha de papel armazenado em pastas, tampouco precisará dedicar espaço físico para o armazenamento de todas estas informações.

Os funcionários das IES ganham…

Os profissionais que trabalham nas IES ganham, em razão de possuírem informação instantânea e ao mesmo tempo, ou seja, sem precisar esperar que outra pessoa libere o documento; ou ainda deslocar-se para outro prédio a fim de buscar e devolver o papel com a informação.

Veja também este post: 30 Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em IES

Veja um webinar sobre isso

Em fevereiro, eu apresentei um webinar (apresentação online gratuita) sobre isso. O título do webinar foi: GED (ECM) e Workflow (BPM) para Instituições de ensino. Falei um pouco sobre os benefícios da ferramenta de BPM para automatizar processos, da ferramenta de ECM para controlar documentos.

Caso real de sucesso

Ainda comentei que, ao implementar um projeto de migração para o meio digital, um dos nossos clientes reduziu 15.000 mil atendimentos presenciais em apenas 12 meses.

Então quando eu afirmo que todos ganham com a migração para o meio digital é porque temos casos reais de sucesso. A SML Brasil possui mais de 20 anos de experiência transformando processos e a gestão de documentos. Temos um case do mercado de educação que foi premiado internacionalmente, olha que chique!

Redução de 15 mil atendimentos em 12 meses: ual!

E, muita calma nessa hora…

Por este motivo viemos alertá-los que não se trata de um bicho de sete cabeças. A migração para a gestão digital é parte do nosso DNA, já estamos acostumados com isso. O importante é ter bastante cuidado com a escolha da ferramenta e com o método de execução. Pode apostar, no final de tudo isso o resultado será sucesso total.

Quer ver a demonstração de um processo no BPMS (workflow) e ECM (GED) para instituições de ensino? Clique aqui! Neste vídeo eu também mostro como funciona a assinatura eletrônica. Vale a pena!

Qualquer dúvida que você tenha, não hesite em me contatar (bruna.amaral@smlbrasil.com.br) ou deixe um comentário aqui embaixo, responderemos rapidinho!

Até breve!

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Você poderá ler a legislação na íntegra a partir desses links: Decreto 9.235 e Portaria 315

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.