Maturidade de processos: o que você sabe sobre isso?

Olá, tudo bem? Permita-me dizer que, de fato, não sabemos o que você sabe sobre maturidade de processos. Porém, se você chegou até este texto, garanto que após esta leitura você saberá:

Antes de tudo: O que é um processo?

O que é modelo de maturidade de processos?

Por que devemos saber a maturidade do processo?

Um pouco de história sobre modelos de maturidade de processos

Qual é o modelo de maturidade divulgado pela Harvard Business Review – O modelo de Hammer?

Qual é o modelo de maturidade divulgado pela OMG?

Qual é a maturidade dos processos da sua empresa?

Se você achou interessante essas perguntas que introduzem o texto, vem comigo! Porém se você já sabe o que tudo isso significa e quer apenas saber a maturidade dos seus processos, role a página e vá direto para o Quiz que nós criamos!

O objetivo do Quiz é responder a seguinte pergunta: Qual a maturidade de sua empresa em relação aos seus processos de negócio? A avaliação é feita com base em dez questões, baixe o Quiz e não esqueça de colocar a sua opinião nos comentários deste texto. Quero muito saber a sua opinião, hein!


O que é um processo?

Processo é qualquer atividade que possui uma entrada (input), uma transformação/agregação de valor e fornece um produto ou serviço a um cliente específico (output). Essas entradas e saídas não são necessariamente bens tangíveis, podem ser um fluxo de informação e conhecimento, por exemplo.

Podemos dividir os processos em três categorias: os processos de negócio, processos organizacionais e processos gerenciais.

Os processos de negócio são aqueles que definem a atuação da empresa e são suportados por outros processos internos, isto é, o processo de negócio define como a empresa conduz suas atividades e produz seu produto ou serviço.

Os processos organizacionais são aqueles dedicados à organização e suportam os processos de negócio, eles não são vistos pelos clientes externos, mas são fundamentais.

Por fim, os processos gerenciais são aqueles que abrangem as ações que os gestores executam para suportar os demais processos.

Diferenças entre processos

Veja também: 10 Etapas para melhorar a eficiência de processos [Infográfico + Checklist]

 

O que é modelo de maturidade de processos?

Apesar da evolução e disseminação das práticas de BPM, o nível de maturidade nos processos nas empresas não está nivelado, ou seja, existem diversos níveis de maturidade em relação a gestão por processos. Avaliar a maturidade de processos significa identificar que dentro da organização os processos se encontram em níveis distintos e cada um pode ser avaliado para identificar qual o seu início no ciclo de melhoria contínua.

A ABPMP em seu CBOK define que uma organização madura é aquela que lida com os riscos e problemas em análise sistêmica e possui uma visão abrangente com o foco na satisfação e agregação de valor ao cliente. Ou seja, quanto maior a maturidade da empresa, maior a probabilidade de sucesso ao trabalhar com processos colaborativos, processos horizontais, processos baseados na disciplina de BPM (Business Process Management – Gestão por processos), processos com foco total na satisfação do cliente.


Por que saber a maturidade do processo?

Em uma organização existe um largo volume e variedade de atividades que são executadas paralelamente e em sequência, a todo minuto. Mas, no final o que o mundo inteiro busca é diminuir custos, aumentar vendas e entregar qualidade e valor para o cliente.

A melhoria continua atua fortemente para fortalecer os processos e alavancar estratégias como estas: diminuir custos, aumentar vendas e entregar qualidade e valor para o cliente. Mas, por onde começar? São tantas ideias, inovações, planos…, mas, por onde começar? Entender a maturidade dos seus processos é um bom ponto de partida.

Avaliar a maturidade te fará perceber o que é realista e efetivo para implementar no seu processo, na sua empresa, ou não. Mas, vale lembrar que dentro da empresa processos podem estar em níveis de maturidade diferentes. Ou seja, o processo de compras de materiais pode ter um nível de maturidade alto e o processo de contas a pagar pode ter um nível baixo. Logicamente, esforços diferentes são alocados para as diferentes áreas da empresa.

O objetivo em alcançar maturidade é a transparência. Transparência significa obter um conhecimento profundo sobre alguma coisa. Logo, para conhecer a fundo os processos que você trabalha, o ponto de partida é entender o quanto ele está maduro e o quanto ainda pode amadurecer.


Um pouco de história sobre modelos de maturidade de processos

Os modelos de maturidade se iniciaram nos anos 90 com a solicitação do Departamento de Defesa dos Estados Unidos para o Instituto de Engenharia de Software (SEI) em criar um método para avaliar a capacidade dos fornecedores. Foi então que surgiu o “The Capability Maturity Model: Guidelines for Improving the Software Process – CMM”.

Desde então, diversos outros métodos foram criados, uns levaram em conta apenas a maturidade dos processos outros levaram em conta a maturidade da organização. Em meados dos anos 2000 os modelos de maturidade começaram a relacionar tanto os processos quanto a organização, toda via, todos estão baseados no CMM criado pelo SEI.


 O modelo de maturidade de Hammer – divulgado pela Harvard Business Review

O modelo criado por Michael Hammer, divulgado na Harvard Business Review, chamado Process and Enterprise Maturity Model (PEMM), auxilia a organização a entender, planejar e avaliar o rateio de esforços disponibilizado aos processos de negócio. É um modelo abrangente a todo e qualquer tipo de processo.

Veja abaixo quais são as bases do modelo de maturidade de processos criados por Hammer, divulgado na Harvard Business Review:

Característica Descritivo da característica
 

Viabilizadores do processo (Classifica a maturidade do processo)

 

 

 

Desenho do Processo Para os executores saberem o que precisa ser feito, o processo deve possuir um mapeamento, desenho com o fluxo de atividades.
Colaboradores Qualificados As pessoas que trabalham no processo devem ter habilidades e competências definidas e atendidas.
Owner – Um dono para o processo O processo deve possuir um dono. Um responsável (executivo) com autonomia e autoridade para assegurar o atingimento das metas.
Alinhamento dos processos organizacionais Os processos organizacionais que suportam os processos de negócio devem alinhar-se a fim de não sustar o desempenho.
Indicadores A empresa deve identificar as métricas corretas, para que tenham dados verídicos sobre os resultados.

Perceba que os viabilizadores do processo classificam a maturidade dele. Os pontos importantes listados por Hammer abrangem: o mapeamento do processo, a habilidade dos colaboradores e a definição do responsável pelo processo. Abrange também o alinhamento entre metas estratégicas e operacionais e a qualidade do método usado pela empresa para coletar informações e definir métricas.

 


BPMM – modelo de maturidade divulgado pela OMG

 O Grupo OMG (Object Management Group) é um grupo que define padrões de boas práticas relacionadas com o BPM. Entre estes padrões está o BPMN, por exemplo. O BPMN (Business Process Management Notation) é a notação mais utilizada para modelagem de processos. São aqueles ícones parecidos com ícones de fluxograma.

Fluxograma exemplo processo

Assim como a notação BPMN, a OMG também definiu um padrão de avaliação de maturidade, o chamado BPMM – Business Process Maturity Model. Este modelo de avaliação de maturidade também visa identificar qual nível o processo está em amadurecimento. O modelo avalia como a organização é transformada, na medida em que os processos são desenvolvidos e melhorados.

No BPMM os processos são classificados em cinco estágios: processo inicial, gerenciado, padronizado, previsível e otimizado.

Nível de maturidade inicial: é aquele que acontece de maneira imprevisível.

Nível de maturidade gerenciado os processos já possuem padrões de execução, porém não são procedimentos estabelecidos; ou seja, dependem muito da experiência dos profissionais.

Nível de maturidade padronizado são aqueles que possuem rotinas pré-estabelecidas e escaláveis baseadas nas melhores práticas constatadas.

Nível de maturidade previsível é aquele que, além da padronização possui a capacidade de ser medido e controlado estatisticamente o que favorece a previsão de possíveis problemas, pois seu comportamento é conhecido.

Nível de maturidade otimizado é aquele que possui um gerenciamento completo, padronizado, escalável e controlado. A força desse processo encontra-se em alocar esforços para atingir os resultados almejados pela organização.

 


Vamos avaliar a maturidade dos processos da sua empresa?

Pois bem, nós criamos uma avaliação de maturidade mais simples e de fácil execução. Para a criação deste modelo que propomos, utilizamos o modelo de Hammer – O PEMM, o modelo da OMG – O BPMM, como também o conhecimento de nossos profissionais com mais de 18 anos de experiência em projetos de melhoria de processos de negócio (BPM), em distintos tipos de organizações.

O objetivo desta avaliação é responder a seguinte pergunta: Qual a maturidade de sua empresa em relação aos seus processos de negócio?

A avaliação é feita com base em dez questões. Dentre elas, estão: metodologias para solucionar problemas, sistemas de informação, documentação de processos, medição de resultados, entre outras. Cada uma das dez perguntas possui 4 opções de respostas: letra a, b, c e d.

Após respondidas as questões você terá um resultado dividido em três partes: o nível do processo (E1 – Iniciada, E2 – Organizada, E3 – Diferenciada e E4 – Ágil), a descrição do nível (o que significa meus processos possuírem uma maturidade E4- Ágil) e uma dica para melhorar o processo e atingir mais maturidade.

Faça a sua avaliação aqui

Fique à vontade para deixar um comentário ou alguma pergunta. Compartilhe nas suas redes sociais também, sempre terá algum profissional interessado no conteúdo. Eu, Bruna, sou fã da disseminação de conhecimento e quero ajudar cada vez mais a transformação de processos! Afinal, transformar processos está no DNA da SML Brasil!

Até mais!

Veja também: Melhorias em processos: como evitar falhar?

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.