Melhoria de processos e Diagrama SIPOC: Saiba a relação

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Você precisa entender rapidamente como um certo processo funciona e melhorá-lo? Então você chegou no texto certo! Pois, o objetivo deste post é mostrar a relação entre melhoria de processos e Diagrama SIPOC.

Antes de tudo, eu gostaria de dizer que SIPOC é a abreviação, em inglês, das seguintes palavras: S – Supplier (Fornecedor), I – Input (Entrada), P – Process (Processo), O – Output (Saída) e C – Customer (Cliente).

Veja informações mais detalhadas aqui: Diagrama de processos SIPOC, como começar?

Todo mundo fala em Lean, processos otimizados, tal e coisa coisa e tal. Mas, a primeira pergunta que eu faço para quem deseja melhorar um processo é: as atividades que fazem parte da sua rotina estão alinhadas com a missão do seu processo? Essa deve ser a questão norte de toda a ação voltada a melhorar processos.

Por exemplo: eu envio por e-mail todos os dias uma nota fiscal para um outro setor do qual não faço parte, essa atividade me ajuda a executar a missão do processo? Se sim, ok. Se não me ajuda, por qual motivo eu a faço? Se eu gastar energia em atividades que realmente agregam valor eu terei outros e melhores resultados. Você concorda com isso?

É aí que entra o diagrama SIPOC. Analisando seu processo de maneira ampla, com a elaboração do diagrama SIPOC, você conseguirá enxergar onde seus esforços estão localizados. Pegue um marca texto verde para as atividades que fazem parte da missão do seu processo e vermelho para atividades que não fazem. E depois me conte: qual delas aparece em maior quantidade? (espero que a cor verde rsrsrs).

Veja informações mais detalhadas aqui: Diagrama de processos SIPOC, como começar?

Um pequeno parênteses: talvez você não tenha uma definição formal e escrita da missão do processo, mas eu tenho certeza que na prática você o sabe!

Veja um exemplo de um Diagrama SIPOC para um processo de fabricação de Pizzas e Calzones:

 

Exemplo SIPOC
Exemplo SIPOC

 S – Supplier (Fornecedor), I – Input (Entrada), P – Process (Processo), O – Output (Saída) e C – Customer (Cliente).

Este é um exemplo simples que retrata o processo como um todo. Desde o pedido até a entrega da pizza ao cliente. Agora, e se colocássemos um zoom nisso tudo e chegássemos no processo do Pizzaiolo, na cozinha.

Vamos refletir: se na coluna “P” estivesse a ação “Realizar pagamento do motoboy“, será que essa atividade realmente é responsabilidade do Pizzaiolo? Ao realizar o pagamento do motoboy o Pizzaiolo perde tempo realizando o pagamento, higienizando as mãos para a produção da próxima pizza, anotando que o pagamento foi realizado, etc. Mas a missão dele é somente fabricar pizzas e calzones ou fabricar pizzas e calzones e realizar pagamentos?

É uma analogia, um exemplo simples, mas eu quero mesmo te fazer refletir:

Quais atividades no dia a dia que passam por você e não deveriam passar?

Quanto do seu tempo você dedica a realizar alguma coisa que não ajuda a atingir os objetivos do seu processo/da sua área?

Você sabe quais são as atividades/tarefas importantes que te ajudam a entregar resultados? E quais não são?

Enfim, faça o seu diagrama SIPOC! E repito: você conseguirá enxergar onde seus esforços estão localizados. Pegue um marca texto verde para as atividades que fazem parte da missão do seu processo e vermelho para atividades que não fazem. E depois me conte: qual delas aparece em maior quantidade?

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Curiosidade: SIPOC faz parte da metodologia Seis Sigma, método DMAIC (baseado no ciclo PDCA). DMAIC é utilizado em projetos focados em melhorar produtos, serviços e processos de negócios. Também é
conhecida como DFSS “Design For Six Sigma”. O SIPOC é umas das etapas do DMAIC, o qual ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo e consequentemente apontar oportunidades de melhoria.

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Veja também: Qual a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos?

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.