Instituições de ensino superior migrando para a gestão sem papel: uma realidade ou uma necessidade?

A transformação digital e paralelamente a gestão eletrônica de documentos e automatização de processos, vem moldando uma nova visão e uma nova necessidade às instituições de ensino superior (IES). Tais inovações digitais têm trazido uma série de oportunidades para transformar, com o objetivo de otimizar, o negócio do segmento de educação.

Existem três categorias de “status” das instituições, relacionadas com a transformação digital: aquelas que finalizaram a implementação, as que estão em momento de implementação e as que almejam esta transição. Pode-se afirmar que a necessidade de migrar para o meio da gestão digital de documentos e processos faz parte da realidade das IES no Brasil.

Não somente o atendimento às exigências legais ou o custo pelo metro quadrado de espaço dedicado a papéis, há também dificuldades no atendimento rápido, ágil e simultâneo para satisfazer um cliente cada vez mais exigente: o aluno.  Como disponibilizar documentos instantaneamente, respondendo às solicitações, se este documento encontra-se físico em alguma pasta disposta numerada?

Outra barreira encontrada está relacionada a aprovação, seja em documentos de alunos ou workflow de processos administrativos; seja por questões de simples aprovações ou obrigatoriedade de assinaturas. Uma barreira real, que por vezes limita o avanço e a melhoria dos processos internos das instituições.

No entanto, a inovação citada no primeiro parágrafo trouxe uma nova possibilidade para as IES. Mais especificamente: a opção de gerenciar documentos online, realizar assinaturas eletrônicas e digitais, disponibilizar serviços rapidamente por meio de automatização de processos, e o mais importante, a gestão sem papel.

Toda essa capacidade gera uma maior satisfação e melhor experiência ao cliente, uma maior eficiência nos processos internos, mais valor ao negócio, redução de custo, redução de espaço, para, por fim, ser referência. E, ser referência é, na prática, sinônimo de captação e retenção de alunos e professores.

A gestão eletrônica de documentos e a automatização de processos são ferramentas que modificam e modificarão cada vez mais o modo como as instituições trabalham. Fazendo uma migração da gestão burocrática para uma gestão ágil. Além de todos esses pontos, o movimento sem papel impacta diretamente o meio ambiente, só este já seria um grande motivo para que seja positivamente aceito e disseminado.

De maneira modesta, uma instituição de ensino com um movimento sem papel soa, até, como uma forma estratégica de se posicionar no mercado. Resumidamente, pode-se afirmar que a transformação digital é um “turbilhão” de novas possibilidades que escreverá, daqui para frente, uma nova história.


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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.