10 principais erros cometidos na automatização de processos

Automatização de processos: quem não se anima diante da possibilidade de eliminar custos, agilizar a troca de informações entre os departamentos, diminuir erros humanos e ganhar tempo para executar tarefas estratégicas?

São movidas por estes objetivos que cada vez mais organizações têm buscado a automatização de seus processos, com foco e visão em implementar Business Process Management (BPM), cuja missão primordial é otimizar processos e gerar mais resultados para as organizações.

Na mesma medida, porém, aumentam também as frustrações, por não conseguirem ver na prática as mudanças que pretendiam promover por meio dessa transformação.

E isso pode acontecer devido a uma série de motivos, que vão desde o mau planejamento até a falta de apoio da gestão.

Conheça alguns destes principais erros:

1. Não contratar especialistas em BPM

A implementação do BPM transforma uma gestão vertical em horizontal. Por mais que você esteja automatizando um ou dois processos, a visão desses processos passa a ser horizontal. Aproveitar a experiência de especialistas de mercado para identificar erros e propor soluções de sucesso é uma ação estratégica. A contratação pode ser provisória, especialistas, treinamento, consultoria, coach, etc. O importante é a equipe aprender com o profissional e com isso ter mais confiança para implementar os processos posteriores.

Veja também este vídeo de  4 min.: Onde usar um BPMS?

Texto [5 min]: De acordo com o GARTNER, onde utilizar um BPMS? Fique por dentro.

 2. Não preparar os funcionários para as mudanças

Para que as melhorias ocorram, os funcionários precisam entender a importância da mudança do processo e, assim, incorporar a ideia em suas equipes. Procure integrá-los nas atividades. Dessa forma, eles saberão exatamente o que irá mudar e como irão agir daquele momento em diante.

Você pode também engajar os times por meio de um workshop que mostre o impacto das atividades nos processos com os quais os colaboradores estão relacionados, deixando claro o que é esperado de cada uma das partes.

3. Não estruturar a metodologia

Para que a mudança dê certo, é preciso ter ferramentas que proporcionem a melhor aplicação da estratégia. Por isso, tente estruturar uma metodologia para a fase de implementação. Não saia agindo sem nenhum tipo de planejamento prévio. Entretanto, não faça um planejamento que não seja possível de ser executado. Não esqueça que agilidade é fundamental. Rode o ciclo do PDCA, não fique muito tempo no “as is”.

4. Não estabelecer metas

Sem elas, fica impossível fazer o acompanhamento do processo e avaliar os resultados obtidos. Vale lembrar que é muito comum que a falta de entendimento do usuário final nos seus objetivos e metas contribua para o fracasso da empreitada. Por esse motivo, é necessário que os gestores divulguem e esclareçam os objetivos e metas, tanto quanto as consequências do seu não atingimento.

Você pode reforçar a ideia expondo os indicadores macro em ambientes comuns e relacionando-os ao Programa de Participação de Resultados. Outra maneira para aumentar o envolvimento é estabelecer metas individuais para cada colaborador.

Vídeo [2 min]: Analisando Indicadores de Processo no Orquestra BPMS

5. Não fazer reuniões de acompanhamento

Elas são fundamentais para aproximar as partes envolvidas, avaliar o progresso e eliminar bloqueios e barreiras. As mudanças estão gerando resultados? O processo precisa de alterações?

No início da implementação a comunicação por meio de reuniões é fundamental para a aproximação da equipe. Podem ser feitos encontros diários de acompanhamento com o grupo de implementação, semanais entre os gestores e mensais com a alta administração (diretores).

6. Não fazer a manutenção do processo: revisitá-lo

De nada adianta automatizar um processo e nunca mais voltar a pensar sobre ele. Por isso, a alta administração deve fazer um controle mensal dos indicadores e não só controlá-los, como também propor ações para a correção das rotas. Os processos não podem “congelar”, eles devem sempre  representar a realidade.

Identifique qual a tarefa que limita o processo e melhore-a, identifique a próxima atividade que limita o processo e otimize-a. Um fluxo sem fim, melhoria contínua.

Veja aqui um vídeo [2 min] sobre Como monitorar processos com Mapa de Calor

7. Não ter o apoio da gestão

O envolvimento de todos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. No caso de automatização, esse incentivo é ainda mais necessário.

A falta de apoio das áreas de alta administração e o desalinhamento estratégico são barreiras que prejudicam a implementação. Por essa razão, é necessário que os executivos entendam a necessidade e ajudem no desenvolvimento da tarefa.

A falta de apoio da alta administração é umas das principais causas de insucesso na automatização de processos e implementação de BPM.

8. Não motivar as equipes

A participação do usuário final também é fundamental para que o projeto tenha sucesso. Por isso, é necessário realizar ações de motivação, como, por exemplo, a criação de uma BPM Week, com distribuição de brindes relacionados e até crachá com identificações especiais aos envolvidos na implementação.

Dessa forma, é possível criar uma sensação de orgulho na participação do projeto, garantindo assim maior apoio. É também possível motivar as equipes criando um Programa de Ideias para a Melhoria Contínua, deixando-os saber que os líderes da implementação ouvem as suas opiniões.

Outra ideia é mostrar que a responsabilidade pelo sucesso da empreitada é o desejo de todos. Você pode fazer com que a bonificação dos gestores seja diretamente ligada aos indicadores voltados aos processos automatizados.

9. Não dar atenção aos desmotivados

Os resistentes radicais podem prejudicar todo o processo da empresa e ainda desestimular os colegas. Por este motivo, é sempre importante identificar e monitorar continuamente o colaborador desmotivado. Se todo o esforço das equipes para que ele se adapte à nova cultura for em vão, torna-se necessário solicitar o apoio do RH para motivar este colaborador. Afinal, ele é chave importante para o sucesso do processo.

10. Não alinhar as necessidades da implementação com a equipe de TI

Esse último detalhe é fundamental para a implementação ter sucesso. A falta de alinhamento com a área de TI pode resultar no fracasso do projeto. Por isso, é importante ter um representante do setor/área que fará a automatização, desde o início até a conclusão da automatização. Analistas de processos + Analistas de TI.

Ou ainda, e mais eficiente é não depender exclusivamente da TI e sim solicitar a eles o treinamento para a automatização. Pois, as ferramentas atuais e modernas de automatização de processos deixaram de ser somente propriedade da área de TI dentro das organizações. Qualquer um pode e consegue automatizar um processo. Ferramentas de BPMS são amigáveis e não precisam de programação.

Vídeo [7 min]: Como modelar processos no Orquestra BPMS?

Espero que estas dicas tenham sido úteis para você! Qualquer dúvida, basta comentar aqui embaixo que a gente responde rapidinho!

Para complementar, aqui vai mais duas dicas. Se você está fazendo mapeamento de processos baixe este material : 10 Etapas para melhorar a eficiência de processos [Infográfico + Checklist] e caso esteja usando a notação de BPMN temos este e-book super completo sobre Gateways!

Até breve!

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.