Transformação digital para instituições de ensino superior

Quando falamos em transformação digital muitas pessoas pensam que trata-se simplesmente de automatizar processos e digitalizar documentos. Transformação digital é muito mais do que isso! É repensar o negócio. É transformar a empresa e consequentemente seus resultados.

Para as instituições de ensino superior não é diferente. É possível promover uma revolução em melhorias fazendo a migração para o meio digital. Que tal aproveitar a  mudança na legislação e fazer desse limão uma limonada?

O que a legislação diz sobre transformação digital?

Este assunto (legislação) não é novidade aqui no blog. Em um post anterior nós comentamos que o MEC passou a avaliar as instituições de ensino superior com base na gestão e digitalização de documentos acadêmicos.

Teve outro post também que eu falei sobre o Decreto 9.235. Falei especificamente sobre documentos, sim. Mas, com certeza esse já é um passo muito grande para o encontro entre a transformação digital completa e as instituições de ensino.

Transformação digital já é requisito do cliente (aluno)?

Outro dia eu estava conversando informalmente sobre isso com um amigo e chegamos a seguinte conclusão: O culpado de tudo é o celular. Claro! Veja bem, de uns anos pra cá esse aparelhinho junto com uma mágica chamada internet possibilitou a criação de milhares de serviços disponíveis na palma da mão. Esse fato tornou-se sinônimo de agilidade, mobilidade, simplicidade, velocidade e… requisito do cliente.

Todos sabemos que quando o cliente está requisitando, a reinvenção é necessária. A inovação, a mudança, a transformação, a transformação digital! O resumo da história é que as instituições de ensino também podem pensar em transformação digital como estratégia, como redução de custo, padronização, melhorias no processo, satisfação do cliente, etc.

Se você migrar para o meio digital apenas para atender a legislação será muito mais difícil e doloroso. Agora, se o seu pensamento for implementar melhorias, melhorar o processo e o negócio… aí, a “coisa” começa a ser vista com bons olhos, por todos!

Para fechar com chave de ouro, separamos um infográfico e um vídeo. No vídeo eu trouxe um exemplo de uma solicitação (do aluno) feita diretamente na palma da mão. Sem deslocamento e com bastante velocidade. E no infográfico eu listei a maneira como a maioria das instituições trabalha hoje e como poderia ser com a implementação de processos cada vez mais digitais!  Veja só:

Exemplo de um processo (workflow) na palma da mão

O que você viu no vídeo:

  1. Zero minutos de espera em “filas” para atendimento;
  2. Auto serviço;
  3. Eliminação do risco de perda de documentos;
  4. Controle TOTAL do ciclo de vida do documento digital;
  5. Otimização de espaços físicos e redução do uso de papel;
  6. Mobilidade para análise e aprovação de documentação;
  7. Acesso instantâneo, múltiplo e simultâneo a informações;
  8. Workflow de atividades que otimiza processos;
  9. Pode ser integrado com o Portal do Aluno e outros sistemas;
  10. Transformação digital!

E então? O que você achou?

Fique à vontade para deixar um comentário ou alguma pergunta. Compartilhe nas suas redes sociais também, sempre terá algum profissional interessado no conteúdo. Eu, Bruna, sou fã da disseminação de conhecimento e quero ajudar cada vez mais a transformação de processos! Afinal, transformar processos está no DNA da SML Brasil! E se você tiver qualquer dúvida, deixei um comentário aqui embaixo! Nós responderemos rapidamente.

Veja tambémDemonstração de um processo no BPMS (workflow) e ECM (GED) para instituições de ensino

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.