30 Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em IES

O esforço e o tempo desperdiçado para gerenciar e armazenar documentos em formato de papel é assunto para o passado. Certo? Errado! Na verdade, muitas Instituições de Ensino Superior (IES), no Brasil, ainda enfrentam esse grande desafio. A questão é: Como facilitar a gestão de documentos, otimizar espaço físico (diminuindo arquivos e pastas que tendem ao infinito) e proporcionar uma melhor experiência ao serviço oferecido ao aluno?

A Gestão Eletrônica de Documentos, ECM ou GED, está diretamente ligada a esta questão.  Por este motivo vem sendo disseminada nas IES. Atualmente algumas instituições já utilizam, outras encontram-se em fase de implementação e ainda há aquelas que enxergam a gestão eletrônica de documentação como um projeto saindo do papel aos pouquinhos.

Quando eu comecei a escrever este post o título era aquela tradicional “10 benefícios blá blá bla”. Entretanto, quando comecei a listar, a lista não parou de crescer. Foi então que resolvi dividir o post em 3 partes. Acompanhe comigo!

Você pode ler todos eles, ou navegar pelos links. Fique à vontade:

Os benefícios para as instituições de ensino

Os benefícios para professores e funcionários

Os benefícios para os clientes: os alunos

Os benefícios para as instituições de ensino

Quando uma instituição muda, transforma os seus processos, migra para o meio digital, acontece um marco. Pois, em forma de cascata, departamentos e pessoas são atingidos. As coisas mudam. A maneira de trabalhar passa a ser mais simples. A rotina se torna mais fácil e os processos mais inteligentes. Veja 10 benefícios desta migração:

  1. Maior agilidade no atendimento ao aluno
  2. Redução (significativa) do tempo de execução de uma solicitação (Secretaria digital)
  3. Redução de atividades manuais, economia (relevante) do uso de papel #paperless
  4. Redução da quantidade de atendimentos presenciais
  5. Extinção da obrigatoriedade da presença física para assinatura de documentos
  6. Otimização de espaço físico (migrando dossiê de aluno do Arquivo físico para o Digital)
  7. Obsolescência das fitas (caríssimas) de microfilmagem (para quem as utiliza)
  8. Evidências organizadas para atendimento à comissão do MEC
  9. Atendimento à temporalidade e a legislação de documentos (Veja aqui um post sobre a legislação)
  10. Maior atração de alunos EAD devido ao fato de oferecer mobilidade nos serviços

Veja também: Instituições de ensino superior: 5 principais dificuldades x como a Gestão Eletrônica de Documentos pode ajudar

Os benefícios para professores e funcionários


Gosto de enfatizar que quando eu falo de uma gestão eletrônica de documentos eu não estou falando somente em melhoria de processos. Eu estou falando de pessoas! São pessoas que são fortemente impactadas e começam a gerenciar a rotina de uma maneira muito mais simples e natural.

Não sou psicóloga, mas sei que às vezes um pequeno desgaste acaba com nosso dia. Então, vamos facilitar as coisas, não é mesmo? Veja os 10 benefícios que eu separei relacionando a gestão eletrônica de documentos e professores e funcionários das IES:

  1. Fazer a chamada direto no App (evitando retrabalho para passar informações físicas para o meio digital)
  2. Corrigir provas de curso EAD online e rapidamente fornecer não somente a nota, como a correção ao aluno
  3. Executar atividades com total mobilidade
  4. Elaborar relatórios de avaliação e frequência online, assinando eletronicamente
  5. Participar de workflow de processos internos sem manuseio de papel
  6. Fazer consultas a documentos sem deslocar-se
  7. Solicitar serviços no App da instituição, como férias, viagens, reembolso, etc.
  8. Trabalhar em um ambiente mais organizado e padronizado
  9. Mais eficiência na execução das atividades (Fim da execução de atividades duplicadas)
  10. Menos burocracia que reflete no foco em outras demandas

Eu fiz um vídeo também, para resumir estes tópicos. No vídeo eu falo de BPMS e ECM sendo utilizados ao mesmo tempo. O vídeo tem duração de 3 min, veja:

Na verdade este vídeo é parte de um webinar (apresentação online) que foi feita esses dias por mim.

Se você quiser assisti-lo na íntegra, a descrição do webinar foi essa “Descubra como as instituições de ensino estão otimizando processos com gestão eletrônica de documentos e revolucionando a forma de se relacionar com alunos, professores e colaboradores no webinar “GED (ECM) e Workflow (BPM) para Instituições de ensino.

Os benefícios para os clientes, os alunos

Falar desse benefício é muito fácil, afinal todo processo visa melhorar a percepção do cliente, né? Então, não há justificativa melhor do que essa! Veja quais são os 10 benefícios que eu separei aqui:

  • Solicitar serviços e ser atendido sem sair de casa
  • Enviar documentos por meio de imagens digitalizadas ou fotos
  • Acompanhar o andamento do processo de solicitações
  • Ter acesso ao ambiente de solicitações 24 horas por dia
  • Ter cartão de acesso direto no App, com QRCode (afinal, ninguém esquece o celular em casa, né?)
  • Consultar suas informações como presença, nota, financeiro, online e a qualquer momento
  • Ter informações na palma da mão por meio de notificações do App (Sua nota foi lançada! :))
  • Para alunos EAD, a grande possibilidade de sentir-se mais perto da Universidade com uma rica quantidade de informações online. Como visualizar a correção de provas – e não somente a nota – por exemplo.
  •  Economizar tempo e dinheiro com menos deslocamento e menos impressões
  • Ter facilidade de acesso à informação digital

Neste caso eu também trouxe um vídeo! Mas é do processo já funcionando, prontinho! Ele mostra um exemplo de uma solicitação feita pelo aluno, online, no App.  Aproximadamente 2 minutos. Quer ver?

E então? Me conta o que você achou? Como é na sua instituição?

Fique à vontade parar deixar algum comentário, eu te respondo bem rapidinho!

Se quiser continuar lendo sobre isso, eu te sugiro esse post aqui: MEC passa a avaliar IES com base na gestão e digitalização de Documentos Acadêmicos.

Ou se quiseres ver a demonstração de um processo no BPMS (workflow) e ECM (GED) para contrato de estágio, com assinatura eletrônica, veja este aqui.

Nos vemos lá!

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.