Como criar um Fluxograma em 5 passos

Se você possui dúvidas sobre como criar um Fluxograma do processo, está no lugar certo. Eu vou te mostrar como criar o seu em cinco passos, e de que maneira isso pode te ajudar a entender o fluxo de atividades de um processo. Por fim, eu comento algumas boas práticas, como também os principais erros cometidos na hora de fazer o desenho. Está interessado? Então, vem comigo!

Atenção: se você quer aprender sobre a notação de BPMN, vá direto para este post aqui

Conheça os 28 ícones da notação Fluxograma >>

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Antes de colocar a mão na massa saiba: O que é um fluxograma?

Fluxograma é o nome que se dá a uma notação específica (ícones), utilizado para representar o fluxo de atividades de um processo.  Se você procurar a palavra  notação no dicionário você irá encontrar uma definição mais ou menos assim: “notação é qualquer sistema de símbolos e abreviações…”.

Ou seja, fluxograma é uma notação (sistema de símbolos e abreviações) utilizada para representar um processo por meio de um desenho.

Qualquer desenho de processos é um Fluxograma?

É bem comum as pessoas chamarem todo e qualquer desenho de processo de fluxograma. Por ser uma notação muito antiga, o termo acabou se popularizando. Para falar mais sobre isso, eu criei um post especial  explicando mais detalhes, a história, etc. Para ler o post clique na imagem abaixo.

O que é um fluxograma
O que é um fluxograma

Se você quiser aprender a modelar na notação de BPMN, vá direto para este vídeo de 7 min aqui.

O que acontece quando você faz o desenho do processo?

Quando não sabemos qual o caminho que o nosso processo percorre, corremos o risco de ele fazer um caminho muito maior do que seria de fato necessário. Veja que na imagem abaixo, ambas as linhas (rosa e azul) chegam a um mesmo objetivo. Porém, a linha rosa provavelmente demora mais tempo, consome o tempo de mais pessoas e gera mais custo para a empresa. Já a linha em azul, vai direto ao ponto e faz menos voltas para chegar ao mesmo objetivo da linha rosa. Veja:

Exemplo do caminho percorrido pelo processo
Exemplo do caminho percorrido pelo processo

Assim funciona nas empresas e nos nossos processos. É possível que estejamos gastando mais recursos do que o necessário para atingir o objetivo.

Fazer o desenho do fluxo do processo vai te ajudar a entender qual o caminho ótimo e assim implementar grandes melhorias e obter melhores resultados! Pode apostar, vale muito a pena. Já vi muitas transformações de processos começarem por meio da análise e modelagem do fluxo de tarefas e atividades.

Agora sim, vamos lá: Como criar um Fluxograma

Agora que você já sabe o que é,  chegou a hora de colocar a mão na massa e iniciar o desenho do seu processo. Acompanhe os cinco passos para a elaboração.

Passo 1: Selecionar a ferramenta

Para começar, você precisa decidir onde fará o seu desenho do processo. Existem alguns sites que disponibilizam gratuitamente ferramentas para fazer estes desenhos. Ou você pode usar ferramentas do Office, como word e power point, das quais você já conhece muito bem! Vamos à primeira opção:

Veja também este texto aqui e saiba qual a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos.

  • Lucid Chart

    Mesmo na versão free o Lucid permite que você edite os fluxos e compartilhe com outras pessoas. Entretanto, existe uma limitação. A versão free te limita a fazer desenhos mais complexos. Para quem é estudante ou professor, existe uma opção específica, neste endereço aqui. O site é em inglês, mas o modelador é em português. As versões pagas permitem que você modele em outras notações, como BPMN, por exemplo.

Exemplo da ferramenta Lucid Chart para fluxograma
Print da versão free da ferramenta Lucid
  • Draw.io

    A primeira pergunta que a ferramenta Draw.io te faz é: onde você pretende armazenar seus fluxos? Bom, isso já é um indicativo de que os desenhos ficam armazenados e podem ser acessados por você, mais tarde. Ele também permite que você faça desenhos em outras notações. É possível importar fluxos e exportar em JPEG, PDF, etc.

    Com certeza tanto o Lucid quanto o Draw são ótimas opções que podem facilitar o seu esforço ao fazer um desenho de processo. Achei também um vídeo que mostra como a draw funciona, veja neste link aqui.

    Para assistir o vídeo em Português vá no vídeo >> clique em detalhes >> legendas >> Traduzir automaticamente.

Exemplo da ferramenta Draw para fluxograma
Print da versão free da ferramenta Draw
  • Gliffy

    Esta ferramenta também possui uma versão free, mas são só alguns dias. Nela, você pode desenhar em notação de fluxograma, como também com outras notações do mercado.  Assim como as ferramentas anteriores, você pode importar os desenhos e editá-los. Ela permite o compartilhamento com seus colegas, permite criar um time de trabalho ou ainda adquirir  um plano para a empresa toda. Ah, é possível salvar seus desenhos no Google drive também!

Exemplo da ferramenta Gliffy para fluxograma
Print da versão free da ferramenta Gliffy

Não gostei dessas ferramentas, o que eu faço?

Caso você não queira utilizar estes sites gratuitos, não tem problema nenhum! O objetivo aqui é estudar o processo e propor melhorias, não é mesmo? Para isso você pode até mesmo optar em usar papel e lápis, por que não?

A vantagem em desenhar em arquivo eletrônico é a facilidade de modificação e atualização posterior, mas você quem escolhe. O que importa não é o meio e sim o fim. O desenho é apenas um meio para propor melhores resultados. Se o seu desenho trouxer resultados, ok! Sem problemas. Não importa onde ele foi feito.

Caso não tenha gostado das opções que te dei, eu afirmo que você tem outra possibilidade em mãos, uma ferramenta super conhecida: Microsoft Word, power point, excel…

  • Microsoft Office

Isso mesmo! Os offices Word, Power Point e Excel são boas opções devido a facilidade de acesso. Quase todo mundo usa, não é verdade? As ferramentas do Office possuem os ícones de fluxograma prontos. Logo, fica muito fácil de usar!

Dica valiosa: antes de começar, ative as linhas de grade. Isso facilitará muito no alinhamento do desenho.

Print excel para fluxograma

Depois de ativar as linhas de grade, selecione a opção nova tela de desenho: Inserir >> Formas >> Nova tela de desenho. Para selecionar os ícones vá em Inserir >> Formas >> Fluxograma.

Desenho word para fluxograma
Exemplo do uso do word para desenho de fluxograma

Passo 2: Listar as atividades do processo

Agora que você já escolheu qual ferramenta vai utilizar é hora de colocar a mão na massa! O objetivo desta etapa é entender qual o passo a passo do processo, isso significa “mapeá-lo“.

Atenção: Se você já passou do nível básico, pule esta etapa e vá direto para a etapa do desenho, no passo número 3. Mas, é só uma opção, se quiser continuar lendo fique super à vontade!

Faça as seguintes perguntas:

  1. O que faz este processo iniciar?
  2. Quais são as etapas após o início do processo até chegar ao seu fim? Pense sobre cada atividade que é realizada, liste cada uma delas em um rascunho.
  3. A atividade em questão é uma ação/tarefa (Exemplo: comprar material)?
  4. A atividade em questão é uma revisão (Exemplo: revisar informações do cadastro)?
  5. A atividade em questão é uma aprovação (Exemplo: aprovar compra de material)?
  6. A atividade em questão é uma uma espera (Exemplo: aguardar 5 dias e encerrar orçamento)?
  7. A atividade em questão é um registro (Registrar no ERP)?

E assim, você vai listando cada etapa do processo. Qual é a atividade em questão? Após cada uma delas reflita: o que acontece depois?

É importante você ter em mente que este desenho não é relativo ao fluxo de atividades que o processo deveria ter e sim como ele de fato acontece. Afinal, você está fazendo o desenho para identificar possíveis melhorias. Logo, não faz sentido desenhar o processo como ele deveria se comportar.

Vamos ao exemplo? Começaremos listando as atividades

Eu escolhi como exemplo um processo que quase todas as pessoas conhecem. Pedir uma pizza! Que tal?

Então vamos lá. Considere que eu sou a atendente da pizzaria, ok?  Irei atender um pedido de pizza (telefone) para uma tele entrega.

Listando as atividades do processo (em uma pizzaria)
Verificar se o cliente possui cadastro
Se sim, ok! Caso contrário, realizar cadastro no sistema
Verificar qual o tamanho da pizza que o cliente solicitará
Verificar qual os sabores que o cliente solicitará
Perguntar se deseja algo mais (Sobremesa ou bebida)
Se sim, adicionar itens ao pedido. Se não, prosseguir
Perguntar se deseja fazer alguma obervação no pedido
Se sim, fazer observação. Se não, prosseguir
Informar o total do pedido
Perguntar forma de pagamento (Cartão ou dinheiro)
Se cartão, enviar máquina. Se dinheiro, perguntar se precisa de troco
Precisa de troco?
Se sim, separar troco. Se não, prosseguir
Agradecer e Registrar (confirmar) pedido no sistema

 

Passo 3: Montar o Fluxograma

Agora chegou a hora de fazer o desenho do fluxo do processo! Como eu disse neste post aqui, fluxos de processos são meios de comunicação. Fica bem mais fácil interpretar um desenho do que ler 29 páginas de um procedimento, não é verdade? Vamos lá!

Com base na sua lista de tarefas, feitas no passo anterior, inicie o desenho do fluxo selecionando o ícone correspondente a cada atividade. Se for uma aprovação, utilize o losango. Se for uma ação, utilize o retângulo. E assim por diante.

Note que existem muitos ícones diferentes. Se você quiser conhecê-los, eu pesquisei e reuni o significado dos 28 ícones de um Fluxograma neste PDF.

Exemplo do desenho do processo em notação de fluxograma

Para montar o fluxo eu peguei a lista de atividades do Passo 2, verifiquei qual ícone eu deveria utilizar e desenhei no fluxo. Olha como ficou:

Como criar um fluxograma

(continuação do exemplo de fluxograma abaixo)

Como criar um fluxograma

Veja algumas dicas importantes

Utilize nomes no infinitivo

É uma boa prática você escrever os nomes no infinitivo quando utilizar o ícone chamado “processo”. É aquele ícone retangular. Por exemplo, na atividade “verificar qual os sabores que o cliente solicitará”, utilizei o ícone processo, pois ele indica uma ação. Por este motivo, também, o verbo está no infinitivo: verificar.

Explore e utilize vários ícones

Na notação de Fluxograma existem 28 ícones! É necessário saber todos de cor? Não! É necessário utilizar os 28 ícones no seu desenho? Não! Entretanto, quanto mais representações você utilizar, menos dúvidas ficarão na interpretação.

Entretanto, nunca esqueça que o melhor padrão é o que o seu cliente/público alvo entende e se sente mais à vontade. Essa é a prioridade número 1. Nunca esqueça!

No meu exemplo, logo ali embaixo, após verificar os sabores da pizza for preciso anotar alguma observação manualmente (como por exemplo uma restrição alimentar ou a exclusão de algum alimento), veja que eu utilizarei o ícone “entrada manual”.

Não esqueça dos eventos de início e fim

É muito importante que você inicie com um evento de início e termine com um evento de fim, esse fim representa a atividade realizada.

Veja no meu exemplo (fluxo acima): Eu iniciei o processo com um evento de início e o chamei de “Registrar pedido de pizza” e para finalizar o meu processo utilizei um evento de fim e o chamei de “Pedido de pizza registrado”.

Parece óbvio, né? Mas muitos desenhos de processos não apresentam claramente seus inícios e fins, e isso pode gerar alguns erros, até mesmo de compreensão do documento. Fique atento!

 

Passo 4: Estabelecer ligação (correta) entre as atividades

É importantíssimo que você apresente para o leitor qual é a sequência do fluxo, qual a direção, qual o caminho que precisa ser percorrido. Este caminho é representado pelas flechas que fazem a ligação entre os ícones.

O caminho deve ser único, ou seja, devemos representar a sequência de atividades entre os ícones de uma forma que o leitor encontre facilmente qual é o seguimento. Só representamos mais de um caminho quando existir um evento de decisão. Caso contrário, não!

Errar na hora de estabelecer ligações é um erro comum. Para evitar de cometê-lo, siga o seu fluxo, faça uma leitura dele e veja se ele chega claramente até o final sem apresentar falhas. O caminho deve sempre chegar até o evento de fim. Note na imagem abaixo: qual o próximo passo? Não tem seguimento porque o fluxo não chega até o evento de fim.

Como criar um fluxograma

 

Passo 5: Garantir o entendimento

Talvez você esteja questionando: se eu já fiz o desenho do meu processo, tem mais um passo a ser executado? Sim, temos!

Concorda comigo que não adianta fazermos o estudo do processo, desenhar o fluxo das atividades e, no final, não conseguir representar o que de fato acontece?

Imagine que este fluxo sirva como informação documentada para uma auditoria e na hora da auditoria o auditor (a) não compreende ou encontra não conformidades no seu fluxo. 😱 O que fazer?

Uma última leiturinha, né?

Pois então, o Passo 5 objetiva verificar se o que fizemos está claro não só para nós, mas para qualquer pessoa que o leia.

Precisamos da ajuda de alguém que não tenha participado da elaboração do desenho. Encontrou alguém? Legal! Agora peça para esta pessoa ler o desenho (interpretar); se ela conseguir visualizar todas as etapas, entender a descrição a sequência, o seu Fluxograma está aprovado e finalizado.

Pode ser que, por ventura, a pessoa tenha questionamentos, ou até mesmo encontre alguns erros no seu desenho. Isso é ótimo, pois você terá a chance de corrigir e mais chance ainda de efetivar o desenho de forma muito clara e objetiva. Um outro ponto de vista pode agregar valor ao seu desenho – porque, afinal, o objetivo do Fluxograma é proporcionar um entendimento mais claro de um processo a partir da representação visual.


Bônus!

Estamos chegando no fim, eba!

SEIS boas práticas para a elaboração do Fluxograma

  1. Utilize os ícones corretamente para que seu fluxograma possa ser entendido universalmente;
  2. Identifique, sempre, a flecha em um único fluxo. Somente em momentos de decisão há a possibilidade de mais de um caminho a ser seguido;
  3. Mantenha os ícones sempre com o mesmo tamanho, se necessário diminua o texto inserido, essa boa prática propicia uma leitura mais harmoniosa;
  4. Identifique as ações com palavras no infinitivo: selecionar, marcar, buscar, comprar, vender, etc.
  5. Utilize cores para representar a diferença entre os tipos de ícones (assim como fiz no meu exemplo);
  6. Deixe claro onde o processo inicia e onde ele termina.

 

CINCO erros mais cometidos na elaboração do Fluxograma

  1. Utilizar caixa de processo (ícone retangular) para qualquer tipo de atividade (esse é o erro mais comum);
  2. Colorir o fluxograma sem critério, apenas atribuir cores diferentes aos ícones. Gera uma poluição visual no desenho;
  3. Elaborar um fluxo muito grande em um espaço pequeno. Não calcular corretamente o espaço, ou tentar colocar um grande fluxo em um espaço muito pequeno pode deixar o seu trabalho um pouco confuso e pode complicar a leitura;
  4. Colocar conectores circulares em ligações com fluxos de outra página;
  5. Construir loops infinitos. Uma simples ligação errada, pode gerar uma atividade sem fim! Veja:
    Como criar um fluxograma

 

Se você identificou algum erro comum que eu não tenha citado, coloque nos comentários.

Eu acho que você vai gostar desse texto aqui: Melhorias em processos: como evitar falhar? e deste aqui também: 10 Etapas para melhorar a eficiência de processos [Infográfico + Checklist]

Espero ter lhe ajudado e tirado suas dúvidas. Agora, basta seguir esses passos e desenhar todos os processos que queira documentar. Mãos a obra!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.