Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Recentemente publicamos um vídeo de 1 minuto “Você sabe o que é Assinatura Eletrônica?” em nosso canal do YouTube. Em seguida, postamos outro vídeo explicando o que é Assinatura Digital. Daí começaram as dúvidas. Afinal, qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Antes de responder a esta pergunta é importante destacar que ambas servem para que você acelere de uma vez por todas o tempo de assinatura de contrato e documentos dentro da sua empresa, com zero uso de papel!
assinatura eletronica ou assinatura digital

Apesar de parecerem sinônimos, elas não são. A assinatura digital é, na verdade, um dos tipos de assinatura eletrônica que existem atualmente. Confuso? Calma, vou explicar melhor:

Assinatura Eletrônica

 assinatura eletronica Gênero, ou categoria, referente a todos os métodos para assinar (ou validar) um documento eletrônico ou identificar uma pessoa. Pode ser, por exemplo, o escaneamento da assinatura feita de próprio punho, ou uma senha, o uso de impressão digital ou, ainda, a assinatura digital.

Assinatura Digital

 assinatura digital Se diferencia das demais assinaturas eletrônicas por usar criptografia e se vincula ao documento eletrônico de forma que, se o mesmo for alterado, a assinatura se torna inválida. Necessita de um Certificado Digital, emitido por uma Autoridade Certificadora.

Em resumo, assinatura digital é uma assinatura eletrônica totalmente virtual, mas há outros tipos de assinatura eletrônica além dela. Veja mais detalhes:

Assinatura eletrônica

De maneira geral, a assinatura eletrônica é usada para acessar e compartilhar dados e informações em meios digitais, tais como sites de bancos, comércio eletrônico, conteúdos pagos, redes sociais e muitos outros. A forma e o nível de segurança dessa identificação depende de cada organização, já que algumas assinaturas têm mais poder que outras.

Os bancos, por exemplo, usam senhas, biometria (impressão digital), tokens e até mesmo assinaturas escaneadas para garantir que pagamentos e transferências bancárias sejam feitos somente pelo titular da conta. Imagine como seria se não houvesse todo esse cuidado. Seu salário poderia, aleatoriamente, parar na conta suíça de um desconhecido! Nãããão!

Esse tipo de assinatura passou a ter validade jurídica em 24 de agosto de 2001, com a Medida Provisória Nº2.200-2. Nela, são estabelecidos os parâmetros para o uso das assinaturas eletrônicas como meio de validação de documentos, além de alguns meios para sua autenticação.

Para exemplificar, veja este vídeo super interessante explicando como funciona a Assinatura Eletrônica de documentos e processos digitais no Orquestra:

Características da assinatura eletrônica

Para ter valor legal, a assinatura eletrônica deve atender a três requisitos básicos:

  • integridade — garantia de que o documento não foi (e não pode ser) adulterado ou fraudado;
  • autenticidade — identificação do autor da assinatura, por meio do uso de uma chave privada (exclusiva do seu proprietário), que garante a autoria da assinatura;
  • registro da assinatura — quando foi feita e como foi feita.

Como já dissemos, uma assinatura eletrônica comum não precisa necessariamente envolver uma chave criptográfica ou qualquer método tecnológico mais complexo. Se você imprimir um documento, assiná-lo de próprio punho, escaneá-lo e enviá-lo em um formato que possa ser autenticado, atendendo aos requisitos acima, ele já será válido para assinar todo tipo de documento.

Por ser mais prática, esta é uma assinatura ideal para as tarefas do dia a dia, alguns contratos e outros documentos que não envolvem tanto risco empresarial.

Assinatura digital

Entre as diferentes assinaturas eletrônicas, a legislação brasileira escolheu a assinatura digital como substituto legal da assinatura de próprio punho, em virtude da sua força e eficácia probatória, ou seja, da capacidade de comprovar sua autenticidade e autoria.

No webinar “O mundo sem papel: BPM, ECM e assinatura eletrônica”, você pode saber mais sobre a regulamentação desse tema e sobre o funcionamento da assinatura.

Seu uso, atualmente, é mais difundido entre empresas, profissionais liberais e entidades governamentais, para emissão de notas fiscais eletrônicas, informações contábeis, assinatura de contratos, envio e acesso a processos judiciais, informações cartoriais, entre outras.

A utilização por pessoas físicas ainda é pequena, se comparada ao mundo corporativo. Mas, aos poucos, novos usos e aplicações começam a surgir, especialmente com outras modalidades de assinatura eletrônica. Um exemplo bem mais cotidiano do que aparenta é o acesso a informações bancárias online. Sua senha ou seu token são exemplos.

Características da assinatura digital

Para garantir sua autenticidade, três características são inerentes à assinatura digital: integridade, autoria e não repúdio.

A integridade e a autoria são garantidas por meio de uma chave criptográfica, criando uma vinculação com o documento e o signatário (autor da assinatura). Qualquer alteração no documento original (alteração de uma palavra, ou mesmo inclusão de um espaço a mais) invalida a assinatura. O não repúdio significa a impossibilidade do seu autor negar sua autenticidade ou que seja responsável por seu conteúdo.

Certificado digital

Para usar a assinatura digital, você vai precisar de um certificado digital. O certificado é um documento eletrônico que funciona como uma identidade virtual. Ele pode ser armazenado no próprio computador, em um cartão com chip, token (pen drive) ou ainda por meio de um aplicativo mobile. Só ele pode ser usado para confirmar a autenticidade da sua assinatura digital.

A emissão é feita por instituições credenciadas (Autoridade de Registro) pelo Instituto de Tecnologia da Informação, seguindo o ICP-Brasil, Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Ou seja, toda a estrutura (técnicas, procedimentos, práticas) que suporta a certificação digital.

O processo pode levar alguns dias úteis. Primeiro, você deve pagar as taxas referentes ao registro, que variam de acordo com o local e empresa. Depois, deve marcar um dia para visitar a empresa e fazer o registro completo da sua assinatura. Em seguida, basta escolher seu método de reconhecimento, como token, cartão ou chave eletrônica. Por fim, sua assinatura pode ser registrada em documentos eletrônicos e autenticada.

Forma de validação da assinatura digital

Quando um documento chega em sua empresa com uma assinatura digital, você precisa comparar a assinatura do documento com aquela chave codificada que mencionamos. Só assim você saberá se o documento tem validade ou não.

Na prática, essa parte varia de acordo com a ferramenta que você usa, o tipo de documento e a empresa. Se a chave da assinatura é acessível pela Internet, então, basta usar o caminho do arquivo para fazer a conferência. Se você usa o Adobe Acrobat para emitir esses arquivos, que é o programa mais comum, pode seguir algumas orientações para validar as assinaturas:

  • Siga o caminho Preferências > Categorias > Assinaturas;
  • Clique em “Mais”;
  • Selecione as opções de verificação adequadas. O padrão é “verificar assinatura quando o documento estiver aberto”;
  • Verifique o ícone de validação da assinatura para confirmar.

Outra opção é acessar o site de Receita Federal e fazer o upload do arquivo — o serviço é gratuito e o retorno é imediato.

Vantagens das assinaturas digital e eletrônica

Essas assinaturas são mais comuns para empresas e profissionais autônomos, ainda com pouca simpatia por parte das pessoas físicas. Mas isso também está mudando aos poucos, em parte por causa dos benefícios que elas oferecem. Dentre os principais, alguns pontos merecem atenção.

Redução de custo material e de armazenamento

Praticamente todo escritório tem pilhas e pilhas de documentos acumulados em caixas, gavetas e fichários. Por muito tempo, esse foi um mal necessário para manter o controle de toda a papelada que passa pelos diversos setores da empresa. Com a implementação da tecnologia e de suas praticidades, e o uso da assinatura eletrônica e assinatura digital, você não precisará mais se preocupar com armazenamento de papéis.

Algumas empresas já aderiram ao armazenamento de seus registros em arquivos digitalizados, e algumas ainda foram além e aderiram a servidores na nuvem. Isso significa praticidade e redução de custo. Ou seja, além da fácil localização do documento, você não precisa mais alugar um espaço dedicado ao armazenamento de papel.

Aquela história de precisar de um documento, solicitar por e-mail e receber a resposta que o documento foi extraviado e não foi encontrado, acabou. Com o uso de documento digital e assinatura eletrônica, além da agilidade na execução do processo a busca posterior pela informação fica muito mais fácil.

Registro mais ágil

Boa parte da burocracia de um negócio acontece porque um documento precisa ser autenticado por duas ou três pessoas que ficam muito longe umas das outras. O resultado disso é que um documento simples vai precisar de vários dias para ser entregue.  Seria muito interessante poder enxugar esse processo, não é?

Com o uso da assinatura eletrônica é exatamente isso que acontece. Documentos digitais chegam aos seus destinos com muito mais facilidade, o que corta o tempo de transporte. Como a assinatura é eletrônica, ninguém precisa levar um pedaço de papel para ser assinado à mão e depois trazê-lo de volta. E com a autenticação também sendo digital, você pode ter um documento válido sem ir a um cartório.

No Hospital GHC, no Rio Grande do Sul, o tempo para assinatura de contrato com caneta era de 30 dias. Eles adotaram o uso da assinatura eletrônica e o tempo passou a ser 2 dias. Como trata-se de um hospital, onde existem muitos processos críticos, esses 28 dias reduzidos fizeram muita diferença.

Mas, não só em hospitais existem processos críticos e não só de processos críticos são feitas as empresas. Você pode usar a assinatura eletrônica para acelerar o seu processo de vendas, por exemplo. E assim aumentar a sua receita mensal.

Maior segurança

A falsificação de assinaturas é uma preocupação diária para quem trabalha com legalização e autenticação de documentos. É por causa desse risco que você e eu precisamos lidar com todas as camadas de burocracia que vemos hoje em dia. E o pior é que, apesar de tudo isso, as assinaturas manuais não são a opção mais segura para validar documentos.

Felizmente, com a assinatura digital, boa parte desses problemas são resolvidos. Claro, também não faltam crimes sendo cometidos no ambiente virtual, então, você não deve baixar a guarda. Mas as empresas que prestam o serviço de certificado digital geralmente estão bem cientes desses riscos e tomam as atitudes certas para prevenir esses incidentes.

Facilidade na gestão de informação

Se você já tentou organizar uma pilha de documentos, sabe muito bem como o processo é demorado, complicado e com altas chances de falhas (bagunça). Por isso mesmo as ferramentas de armazenamento de dados trabalham com várias maneiras de organizar seus arquivos. Se eu quiser encontrar um documento mais recente, basta ordená-los de acordo com a data e terei o que procuro no topo da lista.

Há critérios de classificação, ferramentas de busca, busca em texto, busca por nome do profissional, etc. Basicamente, quando sua gestão de documentos é digital você não leva uma semana para encontrar um documento, mas sim 1 minuto.

Se quiser continuar recebendo mais orientações, é só assinar nossa newsletter e você receberá tudo em primeira mão!

 


Leia também:

Transformação digital da empresa
Transformação digital da empresa

Teste o Orquestra BPMS, software de colaboração de processos mais premiado do Brasil

O Orquestra BPMS ajuda você e sua empresa e organizar melhor o trabalho, reduzir desperdícios e padronizar como as coisas são feitas

Testar BPMS

View posts by
Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.