BPMS e ECM para instituições de ensino superior

Não só a evolução natural dos negócios nos últimos anos, mas também as inovações digitais têm trazido uma série de oportunidades para transformar o segmento de educação – é o desafio da Transformação Digital para as Instituições de Ensino Superior. Se sua organização é uma Faculdade, Centro Universitário, Universidade ou apenas desenvolve negócios em Educação, esta leitura foi feita para você.

As instituições de ensino enfrentam grandes desafios em seus processos de transformação digital. Não apenas no atendimento das exigências legais relacionadas à organização e guarda de documentos, mas especialmente na busca por inovações digitais que promovam maior eficiência, rentabilidade e competitividade frente à concorrência cada vez mais acirrada do mercado.

O objetivo é gerar mais valor, colocando a comunidade acadêmica no centro dos processos, conectando-a com as instituições e melhorando a captação e retenção de alunos e professores.

A preocupação não é apenas digitalizar e disponibilizar seu legado, seu histórico, mas sim implementar capacidades digitais que garantam vantagens competitivas.

Para isso, muitas organizações têm buscado evoluir para soluções integradas de BPMS (Gestão por Processos) e ECM (Gestão de documentos), com foco em melhor atendimento a alunos e colaboradores, além de maior eficiência operacional, com redução de custos e otimização de recursos.

Veja também este post 30 Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em IES

Para auxiliar nesta transição para os meios digitais e na utilização de plataformas como o BPMS e o ECM, nós reunimos 3 processos que são essenciais no caminho da transformação digital de qualquer instituição de ensino, acompanhe:

1) Atendimento e acompanhamento dos alunos

A gestão de matrículas, de planos de ensino, avaliações e notas, histórico escolar entre tantos outros, são processos que demandam uma grande estrutura para sua gestão manual, além de gerarem uma enorme quantidade de documentos físicos.

O conceito de Secretaria Acadêmica Digital, com o uso das plataformas BPMS e ECM,  tem crescido e evoluído nos últimos anos. Buscando não apenas a eliminação do papel, como também formas de gerar melhores experiências para os usuários (alunos e professores), através da integração de softwares e sistemas.

A UNA Bom Despacho (antiga FACEB do Grupo Alis Educacional), de Minas Gerais, é um exemplo. Em 2012, a instituição utilizou o Orquestra BPMS para implementação de processos digitais e automatizados nas mais diferentes áreas de gestão, entre elas o Núcleo de Atendimento.

A solução permitiu o monitoramento de indicadores relacionados ao comportamento de evasão dos alunos, permitindo traçar planos efetivos para sua reversão. Junto com as melhorias promovidas na qualidade do atendimento, a instituição conseguiu superar a meta inicial de redução de evasões estabelecida em 15% para o primeiro ano, conforme detalhamos neste post sobre a agilidade na expansão do Grupo Alis Educação.

A UVA – Universidade Veiga de Almeida também é uma história de sucesso na SML Brasil, entre outros benefícios com a utilização de plataformas digitais, um deles foi diminuir 15 mil atendimentos presenciais em um período de 12 meses. Vejam só que transformação no processo!

2) Gestão da trajetória acadêmica

Mais do que apenas registrar e armazenar os documentos relacionados ao histórico dos alunos na instituição, hoje os recursos disponíveis permitem que se faça a gestão da trajetória desses alunos, oferecendo informações que os ajudam a tomar decisões sobre seu futuro acadêmico.

Com a automatização do processo em plataforma de BPMS é possível gerar análises da performance do aluno em cada disciplina cursada, identificando as suas aptidões. É possível também relacionar a ele os cursos extra curriculares com maior afinidade e oferecer ajuda ou monitoria quando necessário. Próximo da conclusão, é possível agilizar e facilitar o processo de expedição dos diplomas, solicitando antecipadamente informações e documentos aos alunos em fase final de curso.

Na verdade, existe uma possibilidade infinita de automatizações que podem ser feitas a fim de auxiliar a trajetória acadêmica do aluno e oferecer a ele diversos serviços online. Pois, se você fizer uma transformação digital relacionada a gestão da trajetória acadêmica você terá um local unificado para armazenar informações (atendendo ao novo decreto), um meio de comunicação rápido e eficaz com o aluno e um processo inteligente que sugere e identifica possíveis rotas durante esta trajetória.

É muito mais que transformação digital, você não acha?

3) Promover e monitorar pesquisa e extensão

Promover e fomentar a pesquisa é sinônimo de instituições de ensino, não é mesmo? Para falar sobre este tópico nada melhor do que contar uma história real de sucesso de um de nossos clientes: a UNISC.

Um dos grandes objetivos estratégicos da UNISC é integrar educação, pesquisa e extensão. Para isso, a instituição promove um amplo projeto de Pesquisa e Extensão voltado ao seu corpo docente. O processo de seleção dos projetos inscritos segue uma série de normas e procedimentos, além de exigências legais do MEC relacionadas ao percentual mínimo de investimentos pelas Universidades, quantidade de professores envolvidos e a carga horária destinada a pesquisa e extensão.

A UNISC automatizou este processo de seleção e monitoramento de projetos de extensão e permitiu não apenas a eliminação do papel (mais de 15 mil páginas de documentos em apenas 2 meses), como também percebeu incremento de produtividade e maior transparência e controle do processo, assegurando velocidade de informações e satisfação de alunos e professores. Leia o case completo aqui.

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Para finalizar, eu gostaria de dizer que automatizar, utilizar BPMS, ferramenta de gestão de documentos, implementar novas ideias não é o fim do mundo. Como todo e qualquer projeto, logo depois da implementação/finalização, existe uma curva de aprendizagem.

No início parece que o caos bateu na porta, entretanto com a ajuda de profissionais bem preparados e capacitados eu tenho certeza que você terá um grande sucesso. Acompanhe as nossas dicas aqui no blog, toda semana algum texto sai quentinho e pode te ajudar nesta jornada!

Do mais, sinta-se à vontade para deixar algum comentário, eu respondo super rápido.

Se você quiser continuar neste assunto e ver a demonstação de um BPMS e um ECM trabalhando em conjunto para um processo que envolve instituições de ensino, clique aqui.

Até breve,

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.