Os 6 maiores problemas em Contas a Pagar

Consultamos a Bussiness 2 Community, que conta com mais de 100 mil especialistas, e listamos os seis maiores problemas em contas a pagar. Porém, não basta apenas listar problemas, não é mesmo? Foi então que convocamos nosso Diretor, David de Freitas Neto, para propor dicas que solucionem os problemas listados. David é fera e possui anos de experiência na transformação de processos.

Vamos lá?

1) Entrada manual de dados e erro humano

Esta é uma das tarefas consideradas mais tediosas e que exigem atenção em qualquer processo de pagamentos. Parece simples, mas consome recursos e abre muito espaço para erros. Se a sua organização depende papel e e-mails nos processos de contas a pagar, a probabilidade de erros aumenta exponencialmente.

DICA DO ESPECIALISTA: A maneira mais fácil de reduzir erros manuais é por meio da automatização de processos. Utilizar um sistema de pedidos, por exemplo, pode ajudar a digitalizar e automatizar o processo, deixando pouca margem para erro.

Além de minimizar consideravelmente os erros manuais, ainda se economiza espaço (zero impressões em papel), dinheiro (menos retrabalho), tempo e esforço.

2) Desafios da gestão da informação

Você sabia que uma única compra pode facilmente gerar entre dois a dez documentos? E que eles normalmente precisam ser armazenados por um tempo bastante longo? Isso significa que quanto maior for o seu negócio, maior será o acúmulo de documentos, ano após ano. Não só custa dinheiro armazenar todos esses documentos físicos, como também fica quase impossível gerenciar todo o arquivo.

Em curto prazo, você perde transparência das finanças da sua empresa, e em longo prazo, você já pode esperar um enorme impacto na eficiência do departamento de Contas a Pagar.

DICA DO ESPECIALISTA: A solução para esse problema passa pela digitalização de documentos, com o uso de um servidor seguro, que é imprescindível. E é nesse ponto que entra a tecnologia que a SML desenvolve de Fluxos de Pagamento, aliando Cloud, ECM e BPM.

Se você se interessa por este assunto, assista a este webinar sobre as vantagens de utilizar BPM, ECM e Cloud na Gestão de Pagamentos.

Ou você pode assistir a este mini vídeo: Demonstração da aplicação de Fluxos de Pagamentos

 3) Alteração das expectativas do departamento de contas a pagar

Esse departamento passou e continua passando por uma transformação. No passado, a área de Contas a Pagar era vista como uma área de serviços totalmente separada e isolada de outras áreas.  Atualmente existe a necessidade de que determinadas informações financeiras sejam acessadas por diferentes pessoas dentro da empresa.

Logo, a área de Contas a Pagar passou a ter o papel de centralizar e consolidar essas informações. O problema é que os processos baseados em papel e e-mail tornam extremamente difícil esta tarefa de pesquisa e análise centralizada.

DICA DO ESPECIALISTA: É por meio do uso estratégico da tecnologia que você pode não só melhorar as funções de contas a pagar, como também adicionar mais valor à visão financeira com a qual ele contribui.

Ao combinar análise centralizada e digitalização aos processos de contas a pagar, além de otimizá-los, você ganha visibilidade sobre o real gasto corporativo. Essa é a melhor forma de lidar com o importante papel do Contas a Pagar.

 4) Processamento complexo de contas e diversos níveis de aprovação

As Ordens de Compra podem começar em vários níveis numa organização, podendo exigir a aprovação de mais de uma pessoa. Independente dos níveis de aprovação, o processo de compras dentro das empresas costuma ser burocrático e muitas vezes longo. Bem como, quanto mais departamentos forem envolvidos, maior a cadeia de aprovadores e consequentemente mais longo o processo se tornará.

O fato de retardar todo o processo pode aumentar os custos envolvidos. Uma ordem de compra pode acabar passando por 5 ou 6 pessoas facilmente, e as informações podem ser distorcidas nesse fluxo, levando a decisões baseadas em dados imprecisos.

DICA DO ESPECIALISTA: Para combater esse cenário, é essencial orquestrar diversas funções do Contas a Pagar. Ser notificado e poder aprovar de qualquer lugar (celular, notebook, etc) determinada requisição, agiliza qualquer processo de compras. Eu mesmo já fui solicitado que assinasse na tela de um celular quando recebi mercadoria, via empresa de logística, na minha casa. Então porque as empresas não aderem a assinatura e aprovação de documentos online, com zero papel?

Assinatura de contratos no processo de compras
Assinatura de contratos no processo de compras

5) Processamento de pagamento ineficiente

Os atrasos de pagamentos a fornecedores podem ter consequências bem amargas. O fornecedor pode bloquear sua conta ou a empresa pode ser penalizada. A reputação da sua empresa pode ser prejudicada e ficar marcada como má pagadora, dentre outras.

Do mesmo modo, os pagamentos duplicados ou perdidos podem afetar o fluxo de caixa. Um processo como esse (que envolve R$) possui danos sérios se algo der errado.

DICA DO ESPECIALISTA: Para superar esse problema, é essencial reduzir os casos de pagamentos duplicados e garantir que os fornecedores enviem os dados corretos desde o início. Além disso, nos casos de pagamentos pendentes, o processo de aprovação tem de ser simples.

Muitas empresas quase eliminaram esse problema por meio do uso de processos automatizados.

Como eliminar pagamentos duplicados

Para garantir que cada pagamento só será realizado um vez e que ele não atrasará, a solução é a seguinte:

1) O fluxo do processo será desenhado (a sequência das atividades)

2) O processo será automatizado

3) Na automatização você dirá quem é o responsável por realizar cada pagamento

Por exemplo, digamos que a Maria seja responsável por pagamentos de material de escritório e o João responsável pelo pagamento de materiais de limpeza. Certo?

4) Com a automatização cada tarefa tem um responsável e somente o responsável pode executá-la

Por exemplo, o sistema detecta a data que a fatura precisa ser paga e emite uma tarefa ao responsável “João, realizar pagamento da fatura – Prazo para realizar a tarefa 01/01 às 10:00”

5) Isso impede que mais de uma pessoa realize a mesma atividade (menos retrabalho, mais eficiência, menos R$ desperdiçado)

6) Além disso você saberá quanto tempo a atividade levou para ser realizada, qual é a atividade que mais demora dentro do processo, entre outras informações. Veja aqui um vídeo de 2 min sobre monitoramento de processo

7) Quando alguém estiver ausente, as atividades podem ser direcionadas para outra pessoa.

Simples assim.

6) Fraude Cibernética

A fraude cibernética é o mal das tecnologias nos últimos tempos. Considerando os pontos abordados até esse momento, você deve ter notado que a tecnologia, a digitalização e a automatização são essenciais para resolver os principais problemas em contas apagar.

Ainda assim, mesmo confiando em tecnologias, continuamos sujeitos a fraudes.

Você já deve ter ouvido falar de pessoas físicas ou jurídicas que receberam um boleto adulterado para pagamento. Os fraudadores estão cada vez mais criativos, elaborando muito melhor seus meios de fraude, usando de engenharia social, de processos ineficientes, etc.

DICA DO ESPECIALISTA: Nós compreendemos o alcance e o impacto da fraude on-line e propomos sistemas e processos rigorosos para prevenir essas fraudes, respeitando a legislação vigente e focando na otimização dos fluxos de pagamentos.


Esses seis pontos representam a visão de um órgão internacional, e mostrou dores encontradas em processos de pagamentos ao redor do mundo todo. No entanto, eles também se aplicam à realidade brasileira.
Aqui na SML, desenvolvemos uma solução que ajuda as organizações com grande volume de documentos fiscais e pagamentos a fornecedores e funcionários a reduzirem papel, aumentarem a eficiência e diminuírem riscos atrelados à legislação, evitando problemas como os 6 destacados acima.

Veja este vídeo onde o David faz a explicação dos 6 maiores problemas em contas a pagar

 

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.