BPM/Workflow não é coisa do outro mundo!

Para toda e qualquer empresa, independentemente do segmento de atuação, no dia a dia os processos são fundamentais para a realização das atividades. Sejam específicos ou organizacionais, interagem e integram-se para a efetivação de resultados que se resumem à entrega de produtos e serviços para os clientes.

Em todo o processo, as etapas são definidas e atribuídas aos profissionais responsáveis pela sua execução e também àqueles com a missão de aprovar e/ou recusar cada atividade. Nessa sequência, desencadeiam-se novas tarefas e atribuições.

Exemplificando: se, neste momento, o presidente de sua empresa lhe pedisse para ver os processos realizados, você seria capaz de atendê-lo e de responder às seguintes questões: Apresentar um fluxograma de cada processo, com a atribuição de cada profissional? Quais recursos, sistemas colaboram com a eficiência e eficácia dos processos? Todos os colaboradores sabem exatamente qual seu papel neste grandioso “quebra-cabeça” para o atingimento dos objetivos propostos pelo negócio?

Todas essas perguntas tem o objetivo de aprofundar a reflexão, pois, atualmente, vasta oferta de soluções promete apoiar os fluxos de trabalho, com “n” ferramentas, “x” indicadores de desempenho e uma infinidade de funcionalidades. Porém – e infelizmente – na maioria das vezes, acabam trazendo mais problemas do que soluções, devido à complexidade de implantação e de utilização, causando resistência da equipe e não alcançando o visado ROI.

Para quem está em busca ou adquirindo uma nova solução para gestão de processos, alguns pontos devem ser considerados: análise da situação atual e da necessidade do negócio; explicar e analisar os processos visando a determinar o grau de aderência da solução, evitando-se desperdício de tempo, orçamentos inexequíveis e, principalmente, retrabalhos.

A solução, para atender às necessidades, deve ser adaptável às peculiaridades da empresa, e não o contrário. Também é importante entender que, por mais que as empresas desenvolvam a mesma atividade, é impossível que os processos de trabalho sejam idênticos, pois a estratégia e a competitividade empresarial são distintas e, acima de tudo, as empresas são dinâmicas.

As características dos processos, que por não serem computadas geraram algumas experiências desastrosas ao longo do tempo. Com isso, as soluções de BPM (Business Process Management)/Workflow conquistaram a fama de “coisa do outro mundo” dentro das organizações e ainda sofrem o preconceito de que é preciso ser PhD para implantá-las e utilizá-las.

Contudo, a realidade é outra. Como toda tecnologia, se bem implementada e utilizada, auxilia na atuação e na eficiência da gestão dos negócios, permitindo explorar oportunidades e mostrar com clareza as possíveis ameaças que poderão afetar o bom andamento das atividades. Obtendo a informação com antecedência, é possível tomar decisões rápidas e impedir futuros problemas.

Desse modo, ao optar por uma solução de BPM/Workflow, vá muito além da tecnologia, justifique o custo-benefício de uma solução demonstrando a quem decide e a quem a utilizará quais vantagens trará para o negócio; apresente para a equipe as facilidades e melhorias que cada um terá com sua adoção e, por fim, faça contas e apresente números estimados de resultados.

Por Juliana Miler – SML Brasil

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Sou Diretor de P&D e Inovação da SML Brasil, mestre em Engenharia de Produção pela UFRGS e consultor com mais de 15 anos de experiência em projetos de melhoria de processos de negócio (BPM) em organizações de grande porte no Brasil nos setores de varejo, educação, financeiro e área pública. Arquiteto e responsável pelo desenvolvimento do Orquestra BPMS, primeiro BPMS brasileiro. Sou responsável por 4 projetos de BPM vencedores do WfMC Awards in BPM & Workflow, América Latina, e também professor em cursos de pós-graduação, em cursos de certificação e palestrante em diversos eventos no Brasil, com foco em gestão de processos. Revisei e colaborei no ABPMP CBOK V3 edições brasileira e inglesa, a participei ativamente de diversos eventos da ABPMP Brasil. Possuo certificações CBPP, OCEB e MCSD.