10 principais erros cometidos na automatização de processos

Automatização de processos: quem não se anima diante da possibilidade de eliminar custos, agilizar a troca de informações entre os departamentos, diminuir erros humanos e ganhar tempo para executar tarefas estratégicas?

São movidas por estes objetivos que cada vez mais organizações têm buscado a automatização de seus processos, com foco e visão em implementar Business Process Management (BPM), cuja missão primordial é otimizar processos e gerar mais resultados para as organizações.

Na mesma medida, porém, aumentam também as frustrações, por não conseguirem ver na prática as mudanças que pretendiam promover por meio dessa transformação.

E isso pode acontecer devido a uma série de motivos, que vão desde o mau planejamento até a falta de apoio da alta administração.

Conheça alguns destes principais erros:

 

1. Não contratar especialistas em BPM

 

A implementação do BPM transforma uma gestão vertical em horizontal. Por mais que você esteja automatizando um ou dois processos, a visão desses processos passa a ser horizontal. Aproveitar a experiência de especialistas de mercado para identificar erros e propor soluções de sucesso é uma ação estratégica. A contratação pode ser provisória, especialistas, treinamento, consultoria, coach, etc. O importante é a equipe aprender com o profissional e com isso ter mais confiança para implementar os processos posteriores.

 

Vídeo [4 min.]: Onde usar um BPMS?

Texto [5 min]: De acordo com o GARTNER, onde utilizar um BPMS? Fique por dentro.

 

 2. Não preparar os funcionários para as mudanças

 

Para que as melhorias ocorram, os funcionários precisam entender a importância da mudança do processo e, assim, incorporar a ideia em suas equipes. Procure entregar instruções antecipadamente aos usuários finais. Dessa forma, eles saberão exatamente o que irá mudar e como irão agir daquele momento em diante.

Você pode também engajar os times por meio de um workshop que mostre o impacto das atividades nos processos com os quais os colaboradores estão relacionados, deixando claro o que é esperado de cada uma das partes.

 

3. Não estruturar a metodologia

 

Para que a mudança dê certo, é preciso ter ferramentas que proporcionem a melhor aplicação da estratégia. Por isso, tente estruturar uma metodologia para a fase de implementação. Não saia agindo sem nenhum tipo de planejamento prévio. Entretanto, não faça um planejamento que não seja possível de ser executado.

 

4. Não estabelecer metas

 

Sem elas, fica impossível fazer o acompanhamento do processo e avaliar os resultados obtidos. Vale lembrar que é muito comum que a falta de entendimento do usuário final nos seus objetivos e metas contribua para o fracasso da empreitada. Por esse motivo, é necessário que os gestores divulguem e esclareçam os objetivos e metas, tanto quanto as consequências do seu não atingimento.

Você pode reforçar a ideia expondo os indicadores macro em ambientes comuns e relacionando-os ao Programa de Participação de Resultados. Outra maneira para aumentar o envolvimento é estabelecer metas individuais para cada colaborador.

 

Vídeo [2 min]: Analisando Indicadores de Processo no Orquestra BPMS

5. Não fazer reuniões de acompanhamento

 

Elas são fundamentais para aproximar as partes envolvidas, avaliar o progresso e eliminar bloqueios e barreiras. As mudanças estão gerando resultados? O processo precisa de alterações?

No início da implementação a comunicação por meio de reuniões é fundamental para a aproximação da equipe.

Podem ser feitos encontros diários de acompanhamento com o grupo de implementação, semanais entre os gestores e mensais com a alta administração.

 

6. Não fazer a manutenção do processo: revisitá-lo

 

De nada adianta automatizar um processo e nunca mais voltar a pensar sobre ele. Por isso, a alta administração deve fazer um controle mensal dos indicadores e não só controlá-los, como também propor ações para a correção das rotas. Os processos não podem “congelar”, eles devem sempre  representar a realidade.

Identifique qual a tarefa que limita o processo e melhore-a, identifique a próxima atividade que limita o processo e otimize-a. Um fluxo sem fim, melhoria contínua.

Veja aqui um vídeo [2 min] sobre Como monitorar processos com Mapa de Calor

 

7. Não ter o apoio da gestão

 

O envolvimento de todos é fundamental para o sucesso de qualquer projeto. No caso de automatização, esse incentivo é ainda mais necessário.

A falta de apoio das áreas de alta administração e o desalinhamento estratégico são barreiras que prejudicam a implementação. Por essa razão, é necessário que os executivos entendam a necessidade e ajudem no desenvolvimento da tarefa.

A falta de apoio da alta administração é umas das principais causas de insucesso na automatização de processos e implementação de BPM.

 

8. Não motivar as equipes

 

A participação do usuário final também é fundamental para que o projeto tenha sucesso. Por isso, é necessário realizar ações de motivação, como, por exemplo, a criação de uma BPM Week, com distribuição de brindes relacionados e até crachá com identificações especiais aos envolvidos na implementação.

Dessa forma, é possível criar uma sensação de orgulho na participação do projeto, garantindo assim maior apoio. É também possível motivar as equipes criando um Programa de Ideias para a Melhoria Contínua, deixando-os saber que os líderes da implementação ouvem as suas opiniões.

Outra ideia é mostrar que a responsabilidade pelo sucesso da empreitada é o desejo de todos. Você pode fazer com que a bonificação dos gestores seja diretamente ligada aos indicadores voltados aos processos automatizados.

 

9. Não dar atenção aos desmotivados

 

Os resistentes radicais podem prejudicar todo o processo da empresa e ainda desestimular os colegas. Por este motivo, é sempre importante identificar e monitorar continuamente o colaborador desmotivado. Se todo o esforço das equipes para que ele se adapte à nova cultura for em vão, torna-se necessário solicitar o apoio do RH para motivar este colaborador. Afinal, ele é chave importante para o sucesso do processo.

 

10. Não alinhar as necessidades da implementação com a equipe de TI

 

Esse último detalhe é fundamental para a implementação ter sucesso. A falta de alinhamento com a área de TI pode resultar no fracasso do projeto. Por isso, é importante ter um representante do setor/área que fará a automatização, desde o início até a conclusão do projeto.

Ou ainda, e mais eficiente é não depender exclusivamente da TI e sim solicitar a eles o treinamento para a automatização. Pois, as ferramentas atuais e modernas de automatização de processos deixaram de ser somente propriedade da área de TI dentro das organizações. Qualquer um pode e consegue automatizar um processo. Ferramentas de BPMS são amigáveis e não precisam de programação.

 

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management.