Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em Instituições de Ensino Superior

O esforço e o tempo desperdiçado para gerenciar e armazenar documentos em formato de papel é assunto para o passado. Certo? Errado! Na verdade, muitas Instituições de Ensino Superior (IES), no Brasil, ainda enfrentam esse grande desafio.

A questão é: Como facilitar a gestão de documentação, otimizar espaço físico (diminuindo arquivos e pastas que tendem ao infinito) e proporcionar uma melhor experiência ao serviço oferecido ao aluno? A Gestão Eletrônica de Documentos, ECM ou GED, está diretamente ligada a esta questão; e por este motivo vem sendo disseminada nas IES. Atualmente algumas instituições já utilizam, outras encontram-se em fase de implementação e ainda há aquelas que enxergam a gestão eletrônica de documentação como um projeto dos sonhos.

Listamos para você 10 principais benefícios da gestão eletrônica de documentos para  as instituições de ensino superior, para o corpo docente (professores) e para o corpo discente (alunos).

Veja só:

10 Principais benefícios da Gestão eletrônica de documentos para as instituições de ensino superior:

  1. Maior agilidade no atendimento ao aluno
  2. Redução (significativa) do tempo de execução de uma solicitação (Secretaria digital)
  3. Redução de atividades manuais, economia (relevante) do uso de papel #paperless
  4. Redução da quantidade de atendimentos presenciais
  5. Extinção da obrigatoriedade da presença física para assinatura de documentos (Assinatura eletrônica, clique aqui e saiba mais)
  6. Otimização de espaço físico (migrando dossiê de aluno do Arquivo físico para o Digital)
  7. Obsolescência das fitas (caríssimas) de microfilmagem (para quem as utiliza)
  8. Atendimento online à comissão do MEC
  9. Atendimento à temporalidade de documentos (Portaria 1.224)
  10. Maior atração de alunos EAD devido ao fato de oferecer mobilidade nos serviços

Principais benefícios da Gestão eletrônica de documentos para o corpo docente (professores):

  1. Fazer a chamada direto no App (evitando retrabalho para passar informações físicas para o meio digital)
  2. Corrigir provas de curso EAD online e rapidamente fornecer não somente a nota, como a correção ao aluno
  3. Executar atividades com total mobilidade (Plataforma Cloud)
  4. Elaborar relatórios de avaliação e frequência online, assinando eletronicamente
  5. Participar de workflow de processos internos sem manuseio de papel #BPM
  6. Fazer consultas a documentos sem deslocar-se
  7. Solicitar serviços no App da instituição, como férias, horas, reembolso, etc.
  8. Trabalhar em um ambiente mais organizado e padronizado
  9. Mais eficiência na execução das atividades (Fim da execução de atividades duplicadas)
  10. Menos burocracia que reflete no foco em outras demandas

10 Principais benefícios da Gestão eletrônica de documentos para o corpo discente (alunos):

  1. Solicitar serviços e ser atendido sem sair de casa
  2. Enviar documentos por meio de imagens digitalizadas ou fotos
  3. Acompanhar o andamento do processo de solicitações
  4. Ter acesso ao ambiente de solicitações 24 horas por dia
  5. Ter cartão de acesso direto no App, com QRCode (afinal, ninguém esquece o celular em casa, né?)
  6. Consultar suas informações como presença, nota, financeiro, online
  7. Ter informações na palma da mão por meio de notificações do App (Sua nota foi lançada! :))
  8. Para alunos EAD, a grande possibilidade de sentir-se mais perto da Universidade com uma rica quantidade de informações online. Como visualizar a correção de provas, por exemplo.
  9.  Economizar tempo e dinheiro com menos deslocamento e menos impressões
  10. Ter facilidade de acesso à informação digital

 

Nós preparamos um vídeo [2 min] que mostra um exemplo de uma solicitação feita pelo aluno, online, no App.  Quer ver?

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management.