Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em Instituições de Ensino Superior

O esforço e o tempo desperdiçado para gerenciar e armazenar documentos em formato de papel é assunto para o passado. Certo? Errado! Na verdade, muitas Instituições de Ensino Superior (IES), no Brasil, ainda enfrentam esse grande desafio.

A questão é: Como facilitar a gestão de documentação, otimizar espaço físico (diminuindo arquivos e pastas que tendem ao infinito) e proporcionar uma melhor experiência ao serviço oferecido ao aluno? A Gestão Eletrônica de Documentos, ECM ou GED, está diretamente ligada a esta questão; e por este motivo vem sendo disseminada nas IES. Atualmente algumas instituições já utilizam, outras encontram-se em fase de implementação e ainda há aquelas que enxergam a gestão eletrônica de documentação como um projeto dos sonhos.

Listamos para você 10 principais benefícios da gestão eletrônica de documentos para  as instituições de ensino superior, para o corpo docente (professores) e para o corpo discente (alunos).

Veja só:

10 Principais benefícios da Gestão eletrônica de documentos para as instituições de ensino superior:

  1. Maior agilidade no atendimento ao aluno
  2. Redução (significativa) do tempo de execução de uma solicitação (Secretaria digital)
  3. Redução de atividades manuais, economia (relevante) do uso de papel #paperless
  4. Redução da quantidade de atendimentos presenciais
  5. Extinção da obrigatoriedade da presença física para assinatura de documentos (Assinatura eletrônica, clique aqui e saiba mais)
  6. Otimização de espaço físico (migrando dossiê de aluno do Arquivo físico para o Digital)
  7. Obsolescência das fitas (caríssimas) de microfilmagem (para quem as utiliza)
  8. Atendimento online à comissão do MEC
  9. Atendimento à temporalidade de documentos (Portaria 1.224)
  10. Maior atração de alunos EAD devido ao fato de oferecer mobilidade nos serviços

 

Veja também: Instituições de ensino superior: 5 principais dificuldades x como a Gestão Eletrônica de Documentos pode ajudar

 

Principais benefícios da Gestão eletrônica de documentos para o corpo docente (professores):

  1. Fazer a chamada direto no App (evitando retrabalho para passar informações físicas para o meio digital)
  2. Corrigir provas de curso EAD online e rapidamente fornecer não somente a nota, como a correção ao aluno
  3. Executar atividades com total mobilidade (Plataforma Cloud)
  4. Elaborar relatórios de avaliação e frequência online, assinando eletronicamente
  5. Participar de workflow de processos internos sem manuseio de papel #BPM
  6. Fazer consultas a documentos sem deslocar-se
  7. Solicitar serviços no App da instituição, como férias, horas, reembolso, etc.
  8. Trabalhar em um ambiente mais organizado e padronizado
  9. Mais eficiência na execução das atividades (Fim da execução de atividades duplicadas)
  10. Menos burocracia que reflete no foco em outras demandas

 

Veja também: Entregue experiências digitais aos seus alunos

 

10 Principais benefícios da Gestão eletrônica de documentos para o corpo discente (alunos):

  1. Solicitar serviços e ser atendido sem sair de casa
  2. Enviar documentos por meio de imagens digitalizadas ou fotos
  3. Acompanhar o andamento do processo de solicitações
  4. Ter acesso ao ambiente de solicitações 24 horas por dia
  5. Ter cartão de acesso direto no App, com QRCode (afinal, ninguém esquece o celular em casa, né?)
  6. Consultar suas informações como presença, nota, financeiro, online
  7. Ter informações na palma da mão por meio de notificações do App (Sua nota foi lançada! :))
  8. Para alunos EAD, a grande possibilidade de sentir-se mais perto da Universidade com uma rica quantidade de informações online. Como visualizar a correção de provas, por exemplo.
  9.  Economizar tempo e dinheiro com menos deslocamento e menos impressões
  10. Ter facilidade de acesso à informação digital

 

Nós preparamos um vídeo [2 min] que mostra um exemplo de uma solicitação feita pelo aluno, online, no App.  Quer ver?

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management.