De acordo com o GARTNER, onde utilizar um BPMS? Fique por dentro.

BPMS é uma categoria de software que faz gerenciamento de processos. Um BPMS é composto por um conjunto de ferramentas que servem para automatizar os processos de negócio, reduzindo de uma forma geral os desperdícios e gerando mais resultados para as organizações.

Veja:

O que a imagem apresenta?

Durante o seu dia a dia na empresa, diversos softwares são utilizados.  Um para solicitar compras e para emitir nota fiscal, um outro para entrar em contato com o cliente, mais um para gerenciar indicadores de desempenho e assim por diante. O objetivo do BPMS é entender: Qual é a sequência de todas essas atividades?

E, a partir disso, o BPMS automatiza esse fluxo de atividades, avisa cada responsável que tenha que executar a tarefa, integra as tarefas ao uso de outros sistemas, indica qual o prazo para a realização, emite alertas de atividades em atraso, permite o encaminhamento de atividades, avisa o gestor caso uma atividade esteja muito atrasada, emite relatórios de tarefas em andamento, etc. Existem muitas funções disponíveis. Para você entender melhor, veja essas informações abaixo:

Esse processo acima (fictício), dura 93 dias para que todas as atividades sejam realizadas (para chegar ao fim). Neste print de tela é possível verificar que a Tarefa T06 é o gargalo, ou seja, a atividade que demora mais tempo para ser realizada (47 dias). Se você quiser aplicar uma melhoria (no tempo de execução) deste processo, em qual atividade deve focar esforços? A resposta ficou simples, não é mesmo? Na T06!

E se você não tivesse um BPMS, como faria?

(Lembre-se! Eu estou te mostrando apenas uma tela, existem outras análises possíveis de serem realizadas)

Depois de te mostrar alguns benefícios do BPMS e qual o objetivo dele, eu vou responder à questão que é o título deste post. Questão que, acredito eu, te trouxe até aqui!

De acordo com o GARTNER, onde utilizar um BPMS ?  

Pra contextualizar, Gartner é uma empresa americana criada por Gideon Gartner, no ano de 1979, que possui credibilidade nas informações contidas nos relatórios que lança no mercado. O último relatório, lançado no segundo semestre de 2016, listou os seis casos de uso de um Software de BPMS.

Seis casos dos quais, eu listei aqui para você.

Ok, mas o que isso significa? Resumidamente, significa que você precisa de um BPMS caso queira:

  1. (Implementar) Melhoria contínua nos processos

Se você deseja promover a melhoria contínua dos processos, um BPMS pode te ajudar (muito) nisso. O fluxo de atividades desenhado no Software permite que você tenha uma visão ampla sobre as tarefas que acontecem no decorrer do processo. Logo, fica mais fácil analisar e identificar pontos que podem ser melhorados, ou até mesmo por meio da análise dos relatórios.

Assim, você conseguirá trabalhar com um fluxo contínuo de melhoria: analisa e melhora, analisa e melhora, exatamente como no PDCA (Plan, Do, Check, Act – Planejar, Executar, Verificar e Padronizar).

Utilizando um BPMS fica mais fácil, também, de aplicar as ferramentas do Lean em escritório! Claro, isso é possível sim! Trabalhar de maneira enxuta. Quer um exemplo? Just in time! O BPMS gerencia os processos, não é mesmo? Isso significa que cada tarefa só será iniciada se ela for necessária. Não haverá alguém “adiantando” aquela emissão de nota fiscal (que depois pode até vir a ser cancelada). Só aqui já coloquei (por meio de uma configuração) um Poka Yoke, evitando erros e processamento inapropriado.

Vídeo prático: Como monitorar processos com Mapa de Calor

você precisa de um BPMS caso queira…

        2. Autonomia na automatização de processos

BPMS são ferramentas amigáveis, ou seja, fáceis de utilizar. Esse tipo de Software permite que qualquer pessoa que já tenha tido contato com desenho de processo, em notação BPMN, consiga automatizar um processo. A automatização, na verdade, consiste em fazer o desenho do fluxo e configurar as tarefas do processo (apenas isso). Por este motivo, os analistas de negócio conseguem automatizar sem necessidade de programação.

Talvez você já tenha visto o termo Low Code relacionado a um BPMS, agora você entende o porquê.

Vídeo prático: Como modelar processos no Orquestra BPMS

você precisa de um BPMS caso queira…

       3. Automatizar (apenas) processos críticos

Se você tem, na sua empresa, um processo crítico que necessita de maior atenção, seja porque este processo faz contato direto com o cliente ou porque o processo está gerando muita dor de cabeça, um BPMS é a sua melhor opção.  Minimizar os erros e encurtar o tempo de realização do processo são algumas das vantagens percebidas em uma implementação de BPMS.  Esse tipo de solução você não encontraria em um software “pronto”, de “prateleira”, que na maioria das vezes não é específico para o seu negócio.

 você precisa de um BPMS caso queira…

        4. Velocidade no desenvolvimento de sistemas

Você é da área de TI? Pois saiba que um BPMS pode ser utilizado como uma ferramenta de RAD (Rapid Application Development), acelerando o seu ciclo de desenvolvimento de soluções. Formulários, tarefas, telas, fluxos são desenhados de maneira muito mais simples e rápida do que nos modelos tradicionais de desenvolvimento de software, que necessitam muita codificação.

… acompanhe a velocidade do mercado!

Vídeo prático: Importando processos do Bizagi no Orquestra BPMS

você precisa de um BPMS caso queira…

        5. Processos digitais

Quer proporcionar uma melhor experiência para o cliente? Trabalhar com processos digitais é uma excelente opção!

Hoje em dia, os processos estão cada vez mais digitais. Alguém aceitaria (atualmente) seu currículo em papel? Músicas, são vendidas em CD (Spotify)? Filmes, são vendidos em DVD (Netflix)? Games (Steam)? Ingresso para show (direto no celular)? Até mesmo HD externo foi substituído por Cloud (dados armazenados na nuvem).

Trouxe esses exemplos para te mostrar que a inovação digital está deixando de ser inovação e se tornando, cada vez mais, um requisito do cliente. Assim como antigamente ter câmera no celular era uma inovação e hoje em dia é obrigação (dos fabricantes).

Conclusão: Se você não proporcionar uma experiência digital aos seus clientes, não fará com que você perca oportunidades?

você precisa de um BPMS caso queira…

        6. Transformar o negócio

A concorrência que existe no mercado é acirrada e anos de existência não garantem mais sucesso ou credibilidade.

O Uber – uma Startup – mexeu com a vida dos Taxistas que estão em atuação há mais de duas décadas.

Para acompanhar essa busca frenética por market share, é necessário ter um diferencial. Se a sua empresa não tem um diferencial, encontre! Transforme o seu negócio. Uma das maneiras de fazer isso é justamente acompanhar as transformações digitais que estão disponíveis e que podem facilitar a execução das atividades, inclusive entregando melhores experiências aos seus clientes.

Você sabia que existem, oficialmente, mais celulares do que pessoas no mundo?

A transformação digital é uma tendência, não só de negócio, mas uma tendência de ser (praticamente) obrigatória.

Sobre o autor:

 

Bruna Amaral

Analista de Qualidade da SML Brasil, Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos – Unisinos. Possui oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management.

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