5 passos para a criação de um Fluxograma

Se você possui dúvidas sobre a elaboração de um Fluxograma, está no lugar certo. Eu vou te mostrar como criar um Fluxograma em cinco passos, e de que maneira isso pode te ajudar a entender o fluxo de atividades de um processo. Por fim, eu comento algumas boas práticas, como também os principais erros cometidos na hora de fazer o desenho. Está interessado? Então, vem comigo!

Se você quiser saber mais sobre o conceito do que é o Fluxograma (uma notação de desenho de processos), veja o post anterior: Você sabe (mesmo) o que é Fluxograma?

Passo 1: Selecionar a ferramenta (com sugestões de ferramentas on-line gratuitas)
Passo 2: Listar as atividades do processo (em uma pizzaria)
Passo 3: Montar o Fluxograma (com imagens)
Passo 4: Estabelecer ligação entre as atividades
Passo 5: Garantir um entendimento

BÔNUS
CINCO boas práticas para a elaboração do Fluxograma
CINCO erros mais cometidos


 

Passo 1: Selecionar a ferramenta

Para começar, você precisa decidir onde fará seu fluxograma. Existem alguns sites que disponibilizam gratuitamente ferramentas para fazer estes desenhos. Vou te mostrar três opções de sites:

 

Opção 1: https://www.lucidchart.com
Opção 1: https://www.lucidchart.com

 

Opção 2: https://www.draw.io/
Opção 2: https://www.draw.io/

 

 

Opção 3: https://www.gliffy.com/
Opção 3:  https://www.gliffy.com/

Caso não queira utilizar estes sites gratuitos, você pode também optar em usar papel e lápis, por que não? A vantagem de desenhar em arquivo eletrônico é a facilidade de modificação e atualização posterior, mas você quem escolhe.

Caso não tenha gostado das opções que te dei, eu afirmo que você tem outra possibilidade em mãos, uma ferramenta super conhecida: Microsoft Word. 

Isso mesmo! Os offices Word, Power Point e Excel são boas opções por conta da facilidade de acesso e porque eles trazem os ícones do Fluxograma (isto é, a notação) para serem usados facilmente.

Dica valiosa: antes de começar, ative as linhas de grade. Isso facilitará muito no alinhamento do desenho.

Depois de ativar as linhas de grade, selecione a opção nova tela de desenho: Inserir >> Formas >> Nova tela de desenho. Para selecionar os ícones vá em Inserir >> Formas >> Fluxograma.

Passo 2: Listar as atividades do processo

Pense sobre cada atividade que é realizada dentro do processo, liste cada uma delas em um rascunho.

Existe uma ação a ser realizada? Uma inspeção? Uma espera? Um registro? Uma análise?

Cada passo precisa ser documentado, listado, e sobre cada anotação, reflita: o que de fato acontece depois?

É importante você ter em mente que este desenho não é relativo ao fluxo de atividades que o processo DEVERIA ter e sim como ele DE FATO acontece.

Vamos ao exemplo: atender um pedido de pizza (telefone) para uma tele entrega – considere que eu sou a atendente da pizzaria, ok?

Listando as atividades do processo (em uma pizzaria)
Verificar se o cliente possui cadastro
Se sim, ok! Caso contrário, realizar cadastro no sistema
Verificar qual o tamanho da pizza que o cliente solicitará
Verificar qual os sabores que o cliente solicitará
Perguntar se deseja algo mais (Sobremesa ou bebida)
Se sim, adicionar itens ao pedido. Se não, prosseguir
Perguntar se deseja fazer alguma obervação no pedido
Se sim, fazer observação. Se não, prosseguir
Informar o total do pedido
Perguntar forma de pagamento (Cartão ou dinheiro)
Se cartão, enviar máquina. Se dinheiro, perguntar se precisa de troco
Precisa de troco?
Se sim, separar troco. Se não, prosseguir
Agradecer e Registrar (confirmar) pedido no sistema

 

Passo 3: Montar o Fluxograma

Com base no seu rascunho, faça o desenho do fluxo selecionando o ícone correspondente a cada atividade. Note que existem muitos ícones diferente. Se você quiser conhecê-los, eu pesquisei e reuni o significado dos 28 ícones de um Fluxograma:

Acesse o PDF com os 28 ícones da notação Fluxograma

Por exemplo, na atividade “verificar qual os sabores que o cliente solicitará”, utilizei o ícone chamado “processo”, pois ele indica uma ação. É uma boa prática descrever a ação em forma de verbo no infinitivo.

Se após verificar os sabores da pizza for preciso anotar alguma observação manualmente (como por exemplo uma restrição alimentar ou a exclusão de algum alimento), utilizarei o ícone “entrada manual”.

Além disso, é importante que você inicie com um evento de início e termine com um evento de fim, esse fim representa a atividade realizada. Parece óbvio, né? Mas muitos Fluxogramas não apresentam claramente seus inícios e fins, e isso pode gerar alguns erros, até mesmo de compreensão do documento. Fique atento!

Depois de identificar os ícones do meu Fluxograma, eu peguei a lista de atividades do Passo 2 e desenhei no fluxo. Olha como ficou:

fluxograma

(continuação abaixo)

 

Passo 4: Estabelecer ligação entre as atividades

É importantíssimo que você apresente para o leitor qual é a sequência do fluxo, qual a direção, qual o caminho que precisa ser percorrido. Este caminho é representado pelas flechas que fazem a ligação entre os ícones.

O caminho deve ser único, ou seja, devemos representar a sequência de atividades entre os ícones de uma forma que o leitor encontre facilmente qual é o seguimento.

Só representamos mais de um caminho quando existir um evento de decisão. Caso contrário, não!

O caminho deve sempre chegar até o evento de fim. Note na imagem abaixo: qual o próximo passo? Não tem seguimento porque o fluxo não chega até o evento de fim.


 

Passo 5: Garantir o entendimento

Você deve estar se perguntando: se eu já fiz o desenho do meu processo, tem mais um passo a ser executado? Sim, temos!

Concorda comigo que não adianta fazermos o levantamento do processo, desenhar o fluxo das atividades e, no final, não conseguir representar o que de fato acontece, não é mesmo?

Pois então, o Passo 5 objetiva verificar se o que fizemos está claro não só para nós, mas para qualquer pessoa que o leia. Esse é o momento de fazer  uma inspeção no Fluxograma.

Precisamos da ajuda de alguém que não tenha participado da elaboração do desenho. Encontrou alguém? Legal! Agora peça para esta pessoa ler o desenho do fluxograma do processo; se ela conseguir visualizar todas as etapas, entender a descrição a sequência, o seu Fluxograma está aprovado e finalizado.

Pode ser que, por ventura, a pessoa tenha questionamentos, ou até mesmo encontre alguns erros no seu desenho. Isso é ótimo, pois você terá a chance de corrigir e mais chance ainda de efetivar o desenho de forma muito clara e objetiva. Um outro ponto de vista pode agregar valor ao seu desenho – porque, afinal, o objetivo do Fluxograma é proporcionar um entendimento mais claro de um processo a partir da representação visual.


Bônus!

Estamos chegando no fim, eba!

CINCO boas práticas para a elaboração do Fluxogramas

  1. Utilize os ícones corretamente para que seu fluxograma possa ser entendido universalmente;
  2. Identifique, sempre, a flecha em um único fluxo. Somente em momentos de decisão há a possibilidade de mais de um caminho a ser seguido;
  3. Mantenha os ícones sempre com o mesmo tamanho, se necessário diminua o texto inserido, essa boa prática propicia uma leitura mais harmoniosa;
  4. Identifique as ações com palavras no infinitivo: selecionar, marcar, buscar, comprar, vender, etc.
  5. Deixe claro onde o processo inicia e onde ele termina.

 

CINCO erros mais cometidos na elaboração do Fluxogramas

  1. Utilizar caixa de processo para qualquer tipo de atividade (esse é o erro mais comum);
  2. Colorir o fluxograma sem critério, apenas atribuir cores diferentes aos ícones. Gera uma poluição visual no desenho;
  3. Elaborar um fluxo muito grande em um espaço pequeno. Não calcular corretamente o espaço, ou tentar colocar um grande fluxo em um espaço muito pequeno pode deixar o seu trabalho um pouco confuso e pode complicar a leitura;
  4. Colocar conectores circulares em ligações com fluxos de outra página;
  5. Construir loops infinitos. Uma simples ligação errada, pode gerar uma atividade sem fim! Veja:

 

Se você identificou algum erro comum que eu não tenha citado, coloque nos comentários.

Espero ter lhe ajudado e tirado suas dúvidas. Agora, basta seguir esses passos e desenhar todos os processos que queira documentar. Mãos a obra!

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management.