Você sabe o que é ECM?

ECM é a sigla para “Enterprise Content Management”, ou seja, gestão de conteúdos empresariais. De acordo com a Association for Information and Image Management (AIIM), associação norte-americana, ECM é o conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer conteúdo e documentos.

Resumindo: é uma maneira organizada e inteligente de lidar com toda aquela papelada que precisa ser consolidada, administrada e organizada pela sua empresa. É um recurso que pode e deve ser aplicado em conjunto os processos de BPM e ao BPMS.

Lidando com muita informação

O ECM ajuda no gerenciamento correto dessas informações. Se você não as organizar corretamente, dificilmente conseguirá tomar boas decisões e resultados. E a questão fica ainda mais complicada por conta da natureza diferenciada de cada um desses conteúdos.

Quem nunca teve vontade de fazer isso?via GIPHY

Isso porque esses dados podem estar tanto em papel quanto no formato eletrônico. Alguns exemplos são textos e planilhas, apresentações, fotos, vídeos, contratos… Lidar com essa bagunça pode ser problemático se não contar com ajuda especializada.

Qualquer informação, mesmo a não estruturada, passa pelo processo de ECM. Isso porque esses dados são cruciais para um bom planejamento estratégico e uma tomada de decisão eficiente. Com elas você poderá criar um mecanismo que auxilia no desempenho e na eficiência de sua empresa.

Os riscos de uma gestão não digitalizada

Os aplicativos de ECM aliam uma série de tecnologias diferentes como gestão documental, de registros e de conteúdo, arquitetura da informação e outros. A agilidade e organização ficam ainda mais palpáveis por ser possível classificar as informações de forma que sejam facilmente localizadas quando necessário.

Bons softwares de ECM também permitem o controle do acesso de cada documento, avaliação ou aprovação e até o acompanhamento de prazos. É possível coordenar corretamente cada processo de arquivamento e gestão dos documentos.

E esse trabalho é fundamental. Estamos falando de uma grande quantidade e variedade de documentos e necessidades diferentes. Sabemos que é tentador fazer toda essa papelada simplesmente sumir e lidar somente com o DNA do negócio. Mas não é assim que funciona. A negação é uma escolha e optar por ela também acarreta em consequências.

Para saber mais sobre o movimento Paperless, veja o webinar sobre um mundo sem papel: ECM, BPM e Assinatura Eletrônica (aprox. 50 min).

Processos podem parar pela falta de documentos, o monitoramento de cada etapa se torna difícil e o excesso de papel deixa dados fundamentais sujeitos à ação do tempo. Perde-se muito dinheiro tendo que lidar com problemas posteriores a uma má gestão. E a economia é uma grande vantagem com ECM. Ele elimina custos que a empresa sequer dava conta que tinha.

E por ser digitalizado, o trabalho consegue evoluir mesmo com distâncias geográficas. É possível trabalhar com equipes localizadas em lugares longínquos, funcionários em home office ou até mesmo tomar decisões com dados fornecidos por regiões diferentes.

Como utilizar o ECM na minha empresa?

Como você pode ver, o ECM é fundamental para uma boa gestão de informações da empresa. No entanto, para isso é preciso método. É importante definir a melhor estratégia de acordo com o propósito do seu negócio.

Softwares não adaptados geram uma difícil aplicação nas equipes e podem ser facilmente abandonados, gerando prejuízo de investimento, treinamento e tempo. É preciso tomar uma decisão acertada para que o resultado seja como esperado.

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