Saiba o que é BPM e BPMS (e o que isso tem a ver com Gestão de Processos)

Provavelmente você já ouviu falar que sua empresa precisa melhorar a maneira como executa os processos. Talvez você tenha escutado a sigla BPM, mas não saiba o que de fato ela significa. Pois então, vou te explicar o que é BPM e qual a relação que esta filosofia tem com a eficiência dos processos administrativos. Depois disso, falarei um pouco, onde o BPMS se encontra nessa história.

AFINAL, O QUE É BPM?

BPM é a sigla para Business Process Management. Traduzindo, é a Gestão por Processos de Negócio. BPM é uma metodologia de gerenciamento que aplica uma série de técnicas para aprimorar os processos. Você deve estar se perguntando… Ok, mas como eu faço isso? Primeiro você precisa conhecer como o processo funciona, depois você verificará as falhas que acontecem nesse fluxo e por fim, propor melhorias! Parece simples, né? E é! Essa é a descrição super resumida de uma implementação da Gestão por Processos (BPM). Porém, simplificando, fica mais fácil de eu introduzir o assunto com você.

o que é bpm

 

EVOLUÇÃO HISTÓRICA

A preocupação com a otimização dos processos percorreu um longo caminho até chegar ao estágio atual. O BPM (Business Process Management – Gestão por Processos de Negócio) começou a sua trajetória a partir dos anos 2000, através das ideias dos especialistas Peter Fingar e Howard Smith.

Eles são os autores do livro “Business Process Management – TheThird Wave”. O texto é considerado um divisor de águas nas metodologias de otimização dos processos e, por isso, é uma das ideias mais respeitadas pelos profissionais de BPM até hoje. É comum encontrar suas técnicas sendo implementadas nas maiores empresas do mundo.

 

BMPS – UMA FORMA INTELIGENTE E AUTOMATIZADA DE GERENCIAMENTO

Já te contei qual o papel do BPM nas organizações e um pouquinho de história. Mas eu sei que esta curioso pra saber o porquê desse S acoplado a sigla do BPM. É outra metodologia? A inovação? Não! BPMS é simplesmente a sigla para Business Process Management System! Isso mesmo, BPMS são softwares que automatizam todo aquele fluxo de informação e ações que você identificou no seu processo.

BPM é uma técnica para gerenciar os processos, e BPMS é uma ferramenta.

Com o BPMS você consegue interligar as áreas, os departamentos, automatizar aquelas atividades rotineiras que não agregam valor ao seu produto ou serviço e que ainda por cima roubam o seu tempo!

o que é bpms

Com a automatização do processo, fluxos de atividades que duravam cinco dias, podem passar a durar dois, por exemplo. Além disso,  o apoio de informações rápidas e precisas auxiliam os gestores na tomada de decisão. Para ficar mais fácil de entender, vou te trazer um exemplo prático!

O BPMS pode ser aplicado numa variada gama de setores, empresas e órgãos públicos. Basicamente, ele determina fluxos para que os processos caminhem de maneira natural dentro da empresa e cada colaborador saiba o seu real papel em cada estágio dos procedimentos pré-determinados.

Digamos, por exemplo, que a sua empresa acabe de contratar um novo colaborador. Ao digitalizar os seus documentos e cadastrá-los dentro de uma ferramenta de BPMS, os vários departamentos da empresa já são acionados automaticamente para realizar a ação que lhes cabe.

Assim, sem que seja necessário enviar um e-mail sequer, os responsáveis já sabem que precisam fazer um novo crachá, agendar o treinamento deste colaborador, listar as tarefas que ele precisa realizar, calcular quando ele poderá tirar férias e enviar automaticamente informações a quem possa interessar, dentre uma série de outras funções.

 

Mas na prática, hoje em dia, quem utiliza BPMS? Muitas empresas! Pois, como eu já te disse anteriormente, essa aplicação é generalizada. Se você tem processos, pode implementar BPM e BPMS!

Te mostrei um simples exemplo de departamento pessoal, agora imagine essa ferramenta implementada em um complexo processo de desenvolvimento de novos produtos, ou seja, um processo que requer rapidez e agilidade!

Em um hospital, por exemplo,  BPMS  é aplicado na otimização de processos ligados a agendamento de exames, automatização de procedimentos e sistematização dos processos de compras de produtos e serviços

automatização de processos

Na própria SML, temos diversos cases de hospitais que puderam reduzir significativamente o tempo de execução de tarefas e, consequentemente, dos custos envolvidos em cada processo.

CONCLUINDO

Podemos concluir dizendo que BPM é uma maneira de gerenciar os processos da empresa com visão ampla do negócio. É uma poderosa fonte de melhoria, e também significa eficiência. E o BPMS auxilia na execução das atividades, pois automatiza o processo, alocando esforços em atividades que realmente agregam valor para o negócio!

Bem, se você leu até aqui e gostou, eu recomendo este vídeo de 1 minuto sobre o que é BPM que sinteza parte do que acabei de explicar aqui.

Se você estiver em um nível intermediário, você vai querer conhecer os 5 passos para implementar Lean BPM e simplificar processos, tema deste webinar de aproximadamente 50 minutos.

Agora, se você estiver procurando um caso prático, leia como automatizamos os processos do Centro de Serviços Compartilhados do Sistema FIEA, que inclusive foi finalista TOP 20 de uma premiação internacional em BPM.

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