Desmistificando a Transformação Digital para Instituições de Ensino Superior (IES) em 3 passos

Não apenas a forma de ensinar tem mudado drasticamente nos últimos anos, mas as inovações digitais têm trazido uma série de oportunidades para transformar o modelo de negócio no segmento de educação – é o desafio da Transformação Digital para as Instituições de Ensino Superior. Se sua organização é uma Faculdade, Centro Universitário, Universidade ou apenas desenvolve negócios em Educação, esta leitura foi feita para você.

 

As instituições de ensino enfrentam grandes desafios em seus processos de transformação digital. Não apenas no atendimento das exigências legais relacionadas à organização e guarda de documentos, cujos volumes vem sofrendo considerável aumento nos últimos anos, conforme abordamos no post “MEC passa a avaliar IES com base na gestão e digitalização de Documentos Acadêmicos”.

Mas especialmente na busca por inovações digitais que promovam maior eficiência, rentabilidade e competitividade frente às demandas do mercado. O objetivo é gerar mais valor, colocando a comunidade acadêmica no centro dos processos, conectando-a com as instituições e melhorando a captação e retenção de alunos e professores.

A preocupação não é mais (apenas) digitalizar e disponibilizar seu legado, seu histórico, mas sim implementar capacidades digitais que garantam vantagens competitivas no novo cenário atual.

Para isso, muitas organizações têm buscado evoluir das ferramentas de gestão documental para soluções integradas de BPM (Gestão de Processos), com foco em melhor atendimento a alunos e colaboradores, além de maior eficiência operacional, com redução de custos e otimização de recursos.

 

Nós reunimos 3 processos que são básicos no caminho da transformação digital de qualquer instituição de ensino:

1) Atendimento e acompanhamento dos alunos

A gestão de matrículas, de planos de ensino, avaliações e notas, histórico escolar entre tantos outros, são processos que demandam uma grande estrutura para sua gestão manual, além de gerarem uma enorme quantidade de documentos físicos.

O conceito de Secretaria Acadêmica Digital tem crescido e evoluído nos últimos anos, buscando não apenas a eliminação do papel (paperless), mas como forma de gerar melhores experiências para os usuários (alunos e professores), através da integração de softwares e sistemas.

A UNA Bom Despacho (antiga FACEB do Grupo Alis Educacional), de Minas Gerais, é um exemplo. Em 2012, a instituição utilizou o Orquestra BPMS para implementação de processos digitais e automatizados nas mais diferentes áreas de gestão, entre elas o Núcleo de Atendimento.

A solução permitiu o monitoramento de indicadores relacionados ao comportamento de evasão dos alunos, permitindo traçar planos efetivos para sua reversão. Junto com as melhorias promovidas na qualidade do atendimento, a instituição conseguiu superar a meta inicial de redução de evasões estabelecida em 15% para o primeiro ano, conforme detalhamos neste post sobre a agilidade na expansão do Grupo Alis Educação.

 

2) Gestão da trajetória acadêmica

Mais do que apenas registrar e armazenar os documentos relacionados ao histórico dos alunos na instituição, hoje os recursos disponíveis permitem que se faça a gestão da trajetória desses alunos, oferecendo informações que os ajudam a tomar decisões sobre seu futuro acadêmico.

Atualmente é possível gerar análises da performance do aluno em cada disciplina cursada, identificando as suas aptidões, os cursos com maior afinidade e que ele pode concluir com maiores chances e em menor tempo. Próximo da conclusão, é possível agilizar e facilitar o processo de expedição dos diplomas, solicitando antecipadamente informações e documentos aos alunos em fase final de curso.

Já para os alunos egressos de outras Instituições de Ensino, a análise de aproveitamento de disciplinas é automatizada, tornando-se muito mais ágil, podendo inclusive gerar a grade curricular sugerida para a conclusão mais rápida do curso.

 

3) Concessão de bolsas ou financiamentos

Um dos grandes objetivos estratégicos da UNISC é integrar educação, pesquisa e extensão. Para isso, a instituição promove um amplo projeto de Pesquisa e Extensão voltado ao seu corpo docente. O processo de seleção dos projetos inscritos segue uma série de normas e procedimentos, além de exigências legais do MEC relacionadas ao percentual mínimo de investimentos pelas Universidades, quantidade de professores envolvidos e a carga horária destinada a pesquisa e extensão.

A automatização dos processos permitiu não apenas a eliminação do papel (mais de 15 mil páginas de documentos em apenas 2 meses), mas ainda incrementos de produtividade e maior transparência e controle, assegurando velocidade de informações e satisfação de alunos e professores nessa Instituição de Ensino.

Esse é apenas um exemplo de como as soluções de BPM integradas a outras ferramentas e inovações tecnológicas pode contribuir significativamente na otimização de análises e concessão de bolsas e financiamentos acadêmicos.

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