Digitalização de bolso

Em março desse ano, nós falamos aqui sobre uma pesquisa da Xerox em que cerca de 80% das PMEs dos Estados Unidos, Reino Unido, França e Alemanha pretendem investir em soluções “paper-free” nos seus processos de trabalho ainda no ano de 2017.

PMEs perdem mais tempo e dinheiro com processos de negócios impressos

Atualmente, as tecnologias de digitalização de papéis e documentos estão cada vez mais acessíveis a todos. De equipamentos que capturam as imagens e as convertem em dados a serviços de armazenamento em nuvem, as opções são as mais variadas e personalizáveis, atendendo às necessidades particulares de cada empresa ou negócio.

No nosso dia-a-dia, por exemplo, levamos uma dessas tecnologias no bolso, o tempo todo e muitas vezes não nos damos conta. Os smartphones tem tido um importante papel na disseminação da cultura da digitalização.

O envio de fotos ou documentos escaneados é cada vez mais comum. Uma vez digitalizados e compartilhados, seja por e-mail, mensagem ou na nuvem (iCloud, Google Drive, Dropbox e outros), torna-se praticamente impossível extraviá-los ou danificá-los. Os próprios aplicativos de armazenamento em nuvem já oferecem, hoje em dia, a opção de digitalização, salvando automaticamente o documento.

A conversão ao digital representa um grande avanço em termos de economia de tempo e dinheiro, até então investidos no manuseio e armazenamento dos papéis e documentos físicos. Porém, é apenas uma parte do processo. Ferramentas cada vez mais avançadas fazem a extração de dados desses documentos eletrônicos, identificando erros e redundâncias, validando informações junto a órgãos públicos e instituições financeiras, corrigindo e padronizando termos e automatizando processos e atividades através da integração com softwares e sistemas de ECM e BPM.

A digitalização tem impulsionado os investimentos em TI nas empresas. Um estudo divulgado pela Gartner indica que, em média, cerca de 19% dos investimentos globais em TI, no ano de 2017, serão destinados à digitalização nas empresas. Percentual que deverá chegar a 28% até 2018.

No Brasil, cerca de 90% das empresas brasileiras consideram a digitalização como um grande desafio, conforme matéria publicada pela Computerworld em junho do ano passado. Um grande avanço para superar esse desafio foi a criação, das primeiras regras com relação à utilização de documentos eletrônicos pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e pelo BACEN (Banco Central), mostrando a maturidade da indústria brasileira de gestão documental. Porém, ainda é preciso vencer barreiras como a cultura empresarial, a falta de conhecimento sobre o assunto, a complexidade das corporações e a (falta de) velocidade nas empresas para implementação de mudanças.

Quer saber mais sobre digitalização? Assista ao nosso Webinar gratuito “O mundo sem papel: BPM, ECM e Assinatura Eletrônica

Teste o Orquestra BPMS, software de colaboração de processos mais premiado do Brasil

O Orquestra BPMS ajuda você e sua empresa e organizar melhor o trabalho, reduzir desperdícios e padronizar como as coisas são feitas

Testar BPMS