O que é mapeamento e modelagem de processos?

Antes de falar exatamente sobre o que é mapeamento e modelagem de processos, preciso explicar o que é um processo e, principalmente, qual é o seu papel dentro de uma empresa.

Veja também: Passo a passo para o mapeamento de processos

 

Posso dizer que essa é a definição de processo: Uma ordem determinada de atividades ou tarefas e que estão espalhadas por um espaço de tempo, com produtos/serviços e matérias-primas bem definidos e, claro, com um começo, um processamento (transformação) e um fim.

Meio confuso? Na prática, quase tudo que acontece dentro de uma empresa passa por algum processo. Uma solicitação entra, ela é executada e entregue ao solicitante. Essa solicitação pode ser um produto requisitado pelo cliente final ou pode ser um simples pedido de férias oriundo de um profissional interno. Em ambos os casos houve a entrada de um pedido, a execução desse pedido e a entrega desse pedido. Isso é um processo!

E mapear e modelar processos, o que significa? Continue acompanhando o post e confira!

Boa leitura!

O que é mapeamento?

O mapeamento é o desenho do fluxo de atividades de um processo. É um modo de comunicação. Ele tem como objetivo dar auxílio à empresa para que ela possa enxergar os seus processos de negócio, de controle e de apoio.

Dessa forma, busca-se um melhor entendimento de cada etapa que compõe o processo, identificando os pontos fracos e fortes com a finalidade de melhorar o desempenho organizacional.

Por exemplo: a sua empresa apresenta uma série de problemas e você não sabe exatamente o que fazer para organizar as atividades e criar padrões de execução de cada tarefa. Pois bem, neste caso o mapeamento te ajudaria muito, pois ele te faria entender como tudo funciona.

Reúna os profissionais envolvidos no processo, faça entrevistas, observe como cada atividade é realizada e mãos na massa! Desenhe tudo isso. Eu te indicaria usar a notação de fluxograma ou de BPMN, tanto faz. Vou te mostrar um exemplo de mapeamento de processo de uma pizzaria, em notação BPMN:

Exemplo de mapeamento de processos
Exemplo de mapeamento de processos

Você pode visualizar a imagem completa neste e-book.

Fluxo do processo

Agora você entende por que eu disse que o mapeamento é uma ferramenta de comunicação? Porque olhando para o desenho acima você consegue identificar o fluxo de tarefas e as atividades que compõe o processo desta pizzaria. E, você consegue ver também se o processo está fluindo de uma forma produtiva ou se ele está dando mil voltas até chegar ao objetivo final, veja o exemplo abaixo:

Exemplo do caminho percorrido no processo
Exemplo do caminho percorrido no processo

O desenho mostra que para eu entregar o mesmo objetivo, a linha rosa percorreu outros caminhos diferentes da linha azul, certo? Quando você faz um mapeamento você consegue identificar isso: o caminho percorrido pelas atividades (fluxo) do início até a entrega da tarefa, do produto ou do serviço que você deseja entregar.

A linha rosa pode parecer insignificante, mas ela representa mais tempo de execução, mais recurso envolvido, mais pessoas envolvidas e ambas linhas estão chegando ao mesmo objetivo. Agora responda a minha pergunta: fazer o mapeamento é importante? Sim ou com certeza? Vamos melhorar este processo já, mas antes de qualquer coisa você precisa entendê-lo, ou seja, mapeá-lo.

O que é modelagem?

Eu já falei bastante sobre o mapeamento, agora é hora de falar sobre modelagem. Para a sua surpresa, a modelagem é exatamente a mesma coisa, com uma observação: ela possui muito mais detalhes e especificações do processo.

Nada mais é do que uma representação mais completa de todas as informações que são encontradas no processo. Ou seja, no modelo é possível identificar cada atividade, o profissional responsável, o tempo necessário para a execução e outros detalhes. É mais utilizada em casos onde o próximo passo será a automatização do processo.

Por que fazer o mapeamento?

Se você leu este post desde o início eu tenho certeza que eu não preciso mais responder esta pergunta, pois já te provei que entender a fundo o seu fluxo de atividades é muito importante. Mas, vou citar (ou salientar) mais alguns motivos: melhorar o que é feito, documentar as atividades, eliminar desperdícios, eliminar processos que não geram valor, padronizar, automatizar processos, reduzir custos, reduzir tempo e muitos outros.

Quando você inicia o desenho de mapeamento é interessante que você tenha um objetivo em mente para focar nele. Óbvio que você poderá reduzir custo e padronizar atividades ao mesmo tempo, mas quando seu objetivo é agressivo, como por exemplo reduzir custo ou tempo de execução de processo, eu apostaria em uma melhoria por vez, melhoria contínua é o segredo das empresas produtivas.

Claro, a não ser que você esteja inovando e implementando uma ferramenta de gestão por processos, aí sim vai com tudo que a mudança é magnífica e os resultados mais magníficos ainda!

Quando fazer o mapeamento?

Quer saber qual é o momento exato para fazer um mapeamento de processos na sua empresa? Basta analisar e verificar se a sua empresa está precisando de otimização e melhoria nos processos. Simples assim. Não precisa ser necessariamente a sua empresa, pode ser o processo em que você trabalha.

Quais são os resultados em mapear?

Se você fizer uma modelagem ou um mapeamento do seu processo você poderá atingir:

  1. melhoria na compreensão do negócio;
  2. facilidade de realizar análises;
  3. redução de custos;
  4. aumento da produtividade;
  5. os processos se darão de maneira mais rápida e eficiente;
  6. resolução de problemas;
  7. melhores práticas aplicadas;
  8. padronização;
  9. organização;
  10. entre outros!

Quais dificuldades você enfrentará?

Estava tudo muito fácil até agora, não é mesmo? Sem emoção não tem graça (rsrs). Brincadeiras à parte, como todo e qualquer desafio você enfrentará algumas dificuldades.  Eu listei algumas. Não são regras tampouco premonições. São dificuldades listadas e baseadas na minha experiência e nos artigos científicos que eu leio relacionados ao assunto. Veja:

  • escolher a notação que será utilizada no desenho (Fluxograma? BPMN? Alguma outra?);
  • escolher a ferramenta mais eficiente; Veja duas dicas aqui e mais algumas aqui
  • escolher a equipe que vai ajudá-lo;
  • vencer as barreiras: como a resistência, dificuldade de expressão de quem executa o processo, adequação dos processos, falta de visão sistêmica, pouca cooperação dos envolvidos, medo da mudança. Dica: tenha empatia.
  • provar para a gestão que a modelagem é uma atividade que agrega valor para a empresa. Leve para a gestão alguns números sobre produtividade que temos neste post, prove que o mapeamento é uma ótima ferramenta de mudança! Se a sua gestão abraçar a ideia, o sucesso é 99,99% garantido.

Não faça mapeamentos que duram meses

Bem, até aqui eu apresentei os conceitos, o motivo, o momento, as dificuldades e as vantagens de mapear e modelar os processos da sua empresa. Então é hora de pensar estrategicamente. Isso significa que é preciso analisar o mercado, ser ágil e implementar ações de melhoria o mais rápido possível.

Lembre-se de não optar por fazer modelagens que levam meses! Busque resultados satisfatórios, pense nas pessoas e, principalmente, em facilitar o trabalho delas, no dia a dia. Modificar a maneira como o processo funciona pode trazer grandes resultados.

Criar atividades para aprimorar o atendimento ao cliente e eliminar atividades que não geram valor para o seu negócio serão só alguns dos benefícios. Gargalos não detectados, desperdícios, procedimentos não documentados e fluxos de informações confusos não existirão mais na sua organização!

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Agora você já sabe o que é a modelagem e para que ela serve, então certamente concorda que ela pode ajudar muito a sua empresa. Afinal, após uma atividade de mapeamento e modelagem de processos você conseguirá analisar inúmeras possibilidades de melhoria na sua organização.

Se você gostou de conhecer mais sobre mapeamento e modelagem de processos e acredita que esse pode ser um bom investimento para trazer benefícios para a sua empresa, comece agora mesmo. Se precisar, entre em contato, certamente poderei ajudar você a melhorar os seus resultados!

Veja também: Passo a passo para o mapeamento de processos

 

 

 

 

 

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Meu nome é Bruna Amaral. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos - Unisinos. Possuo oito anos de experiência atuando em melhorias de processos de negócio em empresas de grande porte como: Ferramentas Gedore, AGCO do Brasil, John Deere e DHB Global. Sou auditora de processos formada pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA) e apaixonada por Business Process Management e melhoria contínua.