Os 6 maiores problemas em Contas a Pagar

Consultamos a Bussiness 2 Community e listamos os seis maiores problemas em Contas a Pagar. De quebra, nosso CIO David de Freitas Neto propôs uma dica para solucionar ou reduzir os danos de cada um desses problemas. Confira abaixo:

A Bussiness 2 Comunity tem como objetivo fornecer uma visão equilibrada do cenário empresarial com base em notícias e tendências da indústria, e conta com mais de 100 mil especialistas na área. Saiba mais: www.business2community.com

1) ENTRADA MANUAL DE DADOS E ERRO HUMANO

Esta é uma das tarefas consideradas mais tediosas e que exigem atenção em qualquer processo de pagamentos. Parece simples, mas consome recursos e abre muitos espaços para erros. A situação só piora se sua organização depende de documentos como papel e e-mails nos processos de contas a pagar, pois a probabilidade de erros manuais aumenta exponencialmente!

DICA DO ESPECIALISTA: A maneira mais fácil de reduzir erros manuais é por meio da automatização de processos. Utilizar um sistema de pedidos, por exemplo, pode ajudar a digitalizar e automatizar a maioria das etapas do processo, deixando pouca margem para erro. Além de minimizar os erros manuais, ainda se economizam espaço, dinheiro e esforço.

2) DESAFIOS DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Você sabia que uma única compra pode facilmente gerar entre dois a dez documentos? E que eles normalmente precisam ser armazenados por um tempo bastante longo? Isso significa que quanto maior for o seu negócio, maior será o acúmulo de documentos, ano após ano.

Não só custa um monte de dinheiro armazenar todos esses documentos, como também com o tempo fica cada vez mais difícil acompanhar, acessar e gerenciar esses arquivos. Em curto prazo, você perde transparência das finanças da sua empresa, e em longo prazo, você já pode esperar um enorme impacto na eficiência do departamento de Contas a Pagar.

DICA DO ESPECIALISTA: A solução para esse tipo de problema passa pela digitalização de documentos, sem falar no uso de um servidor seguro para armazenar esses documentos, o que é imprescindível. E é nesse ponto que entra a tecnologia que a SML desenvolve de Fluxos de Pagamento, aliando Cloud, ECM e BPM.

3) ALTERAÇÃO DAS EXPECTATIVAS DO DEPARTAMENTO DE CONTAS A PAGAR

Esse departamento passou e continua passando por uma transformação. No passado, a área de Contas a Pagar era vista como uma área de serviços totalmente separada e isolada de outras áreas, responsável apenas por registrar e revisar transações financeiras.

Atualmente, dada a necessidade de que determinadas informações financeiras sejam acessadas por diferentes pessoas num único lugar, o Contas a Pagar passou a ter o papel de centralizar e consolidar essas informações. O problema, nesse caso, é que os processos baseados em papel e e-mail tornam extremamente difícil esta tarefa de pesquisa e análise centralizada.

DICA DO ESPECIALISTA: É por meio do uso estratégico da tecnologia que você pode não só melhorar as funções de contas a pagar, como também adicionar mais valor à visão financeira com a qual ele contribui. Ao combinar análise centralizada e digitalização aos processos de contas a pagar, além de otimizá-los, você ganha visibilidade sobre o real gasto corporativo. Essa é a melhor forma de lidar com o importante papel do Contas a Pagar.

4) PROCESSAMENTO COMPLEXO DE CONTAS E DIVERSOS NÍVEIS DE APROVAÇÃO

As Ordens de Compra podem começar em vários níveis numa grande organização, e podem exigir a aprovação de várias pessoas. Quando há vários departamentos envolvidos, e a cadeia de aprovadores é longa, as coisas não só complicam, mas também retardam o processo de pagamento, aumentando os custos da comunicação interna. Uma ordem de compra pode acabar passando por 5 ou 6 pessoas facilmente, e as informações podem ser distorcidas nesse fluxo, levando a decisões baseadas em dados imprecisos

DICA DO ESPECIALISTA: Para combater esse cenário, é essencial orquestrar diversas funções do Contas a Pagar. Recursos que atualmente estão presentes nos softwares que eu e você utilizamos no dia a dia, por exemplo, começam a se tornar indispensáveis para aumentar a eficiência dos processos de pagamentos. Ser notificado por e-mail ou mensagem e poder acessar de qualquer lugar determinado fluxo e analisar a aprovação de qualquer atividade dentro desse processo de contas a pagar são dois requisitos obrigatórios de uma solução de fluxos de pagamentos.

5) PROCESSO DE PAGAMENTO INEFICIENTE

Os atrasos de pagamentos a fornecedores podem ter consequências bem amargas: o fornecedor pode bloquear sua conta ou a empresa pode ser penalizada, a reputação da sua empresa pode ser prejudicada e ficar marcada como má pagadora, dentre outras.

Do mesmo modo, os pagamentos duplicados ou perdidos podem afetar o fluxo de caixa e ter um efeito negativo sobre a credibilidade das pessoas responsáveis por isso na empresa. Um processo como esse possui danos sérios se algo der errado.

DICA DO ESPECIALISTA: Para superar esse problema, é essencial reduzir os casos de pagamentos duplicados e garantir que os fornecedores enviem os dados corretos desde o início. Além disso, nos casos de pagamentos pendentes, o processo de aprovação tem de ser simples. Muitas empresas quase eliminaram esse problema por meio do uso de processos automatizados.

6) FRAUDE CIBERNÉTICA

A fraude cibernética é o mal das tecnologias nos últimos tempos. Considerando os pontos abordados até esse momento, você deve ter notado que a tecnologia, a digitalização e a automatização são essenciais para resolver os principais problemas em contas apagar – é difícil contestar esse argumento. Ainda assim, mesmo confiando em tecnologias, continuamos sujeitos a fraudes.

Você já deve ter ouvido falar de pessoas físicas ou jurídicas que receberam um boleto adulterado para pagamento. Os fraudadores estão cada vez mais criativos, elaborando muito melhor seus meios de fraude, usando de engenharia social, de brechas no ambiente, de processos ineficientes, etc. Não dá para dar mole quando o assunto são informações de pagamento!

DICA DO ESPECIALISTA: Nós compreendemos o alcance e o impacto da fraude on-line e propomos sistemas e processos rigorosos para prevenir essas fraudes, respeitando a legislação vigente e focando na otimização dos fluxos de pagamentos.


Esses seis pontos representam a visão de um órgão internacional, e mostrou dores encontradas em processos de pagamentos ao redor do mundo todo. No entanto, eles também se aplicam à realidade brasileira.
Aqui na SML, desenvolvemos uma solução que ajuda as organizações com grande volume de documentos fiscais e pagamentos a fornecedores e funcionários a reduzirem papel, aumentarem a eficiência e diminuírem riscos atrelados à legislação, evitando problemas como os 6 destacados acima. Para saber mais, agende uma apresentação:

AGENDAR APRESENTAÇÃO DA APLICAÇÃO FLUXOS DE PAGAMENTO

 

 

Teste o Orquestra BPMS, software de colaboração de processos mais premiado do Brasil

O Orquestra BPMS ajuda você e sua empresa e organizar melhor o trabalho, reduzir desperdícios e padronizar como as coisas são feitas

Testar BPMS