MEC passa a avaliar IES com base na gestão e digitalização de Documentos Acadêmicos

Em 2013, o Ministério da Educação (MEC) lançou a portaria Nº 1224, em busca de mais agilidade e da informatização dos arquivos das Instituições de Ensino Superior (IES). A proposta era fomentar o investimento das organizações em projetos de gestão de documentos, mantendo “permanentemente organizado e em condições adequadas de conservação, fácil acesso e pronta consulta todo o Acervo Acadêmico sob sua guarda”.

Apesar de publicada em 2013, somente em 2016 O MEC passou a avaliar as instituições de ensino superior baseado nos critérios dessa Portaria, que prioriza a gestão, o tempo de armazenamento e a digitalização dos documentos. O resultado dessa avaliação impacta diretamente nos conceitos atribuídos às IES no Sistema Nacional de Avaliação da Educação Superior, que mede a qualidade do ensino no país.

A organização e guarda de documentos tem se mostrado um dos grandes desafios para as instituições de ensino nos últimos anos. O crescimento no número de alunos, cursos e professores resultou em um aumento considerável no volume de documentos e arquivos a serem geridos.

Desde a inscrição no processo seletivo até a formatura, as IES são responsáveis pelo registro e conservação de toda a documentação do aluno ao longo da sua trajetória acadêmica. Matrículas, cadastros, provas, atestados, pesquisas, diplomas, histórico escolar, histórico financeiro, entre tantos outros.

Isso sem falar na manutenção de documentos administrativos da instituição e de seu acervo pedagógico. E tudo isso em conformidade com as exigências legais do MEC.

Muitas instituições têm procurado por soluções de gestão documental para vencer esse desafio. Não apenas para estar de acordo com a legislação, mas também buscando aumentar a segurança, a facilidade de acesso às informações e gerar ganhos de produtividade.

As soluções baseadas em ECM/GED (Enterprise Content Management ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos) contam com diversos recursos para captura, extração, manuseio e gerenciamento de dados em formato digital. Garantem acesso rápido, rastreamento, confiabilidade e integridade das informações contidas em cada documento. Além disso, permitem a integração com bancos de dados, sistemas e controles de processos.

Alguns benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

  • Segurança e integridade das informações
  • Localização rápida e transparente de qualquer documento, disponível para todos os envolvidos
  • Melhoria significativa da produtividade, com redução de custos operacionais e economia de tempo
  • Satisfação e motivação da equipe de trabalho
  • Maior organização das informações, reduzindo risco de perda de documentos
  • Otimização de espaço físico
  • Conformidade com a legislação e meio ambiente

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