Como fazer gestão da informação e não gestão de papel?

A necessidade de registrar informações advém de tempos primitivos, quando nossos ancestrais registravam mensagens em materiais como pedras, peles e até em ossos. A evolução da sociedade trouxe consigo o registro de informações para guarda de dados, como de contas e trocas comerciais, transformando a escrita em um instrumento de valor para o compartilhamento de ideias e informações, sendo o papel a principal ferramenta para a troca de mensagens.

Após 2 mil anos de história, as corporações mundiais ainda têm se apoiado no papel para armazenar e gerenciar seu bem mais precioso: informação. Além do risco da perda do documento, a temperatura, a umidade e os fungos pedem uma conservação adequada do material físico.

Devemos aqui fazer uma observação importante quanto a mudança de cultura percebida na sociedade em relação aos meios eletrônicos. Com o surgimento de dispositivos digitais (computadores, tablets, smartphones) muitos especialistas apostam no fim do papel. É interessante notar que mesmo com o surgimento de e-books, os livros impressos continuam marcando presença no mercado editorial. Apesar de um futuro incerto, o papel ainda não será renunciado em um futuro tão próximo.

Como alternativa a esse cenário de transição, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma maneira de reduzir o uso desnecessário de produção de documentos impressos. O conjunto de tecnologias presentes nesta alterativa visa: capturar, gerenciar e consultar de forma on-line as informações e documentos com acesso controlado e de modo auditável, além de garantir o correto descarte de informações, livrando-se adequadamente de dados confidenciais.

Um exemplo dessa evolução é a Resolução 4.474, na qual, em março de 2016, o Banco Central registrou a aprovação do uso da digitalização nas operações e transações realizadas no Sistema Financeiro Nacional (SFN). A referida norma prevê que o documento digitalizado tenha o mesmo valor legal que o documento que lhe deu origem.

Como apontado anteriormente, o papel ainda não foi descartado, mas vem sendo substituído aos poucos em diversos nichos – como nos tribunais de Justiça, que utilizam certificados digitais para tramitação de todo processo.

Com o armazenamento de documentos físicos apresentando diversos custos e riscos (consumo de espaço, gastos de manutenção e operação, além da perda de tempo ao pesquisar informações) a adoção de tecnologia de GED, além de ser um impulsionador de transição, pode ainda encurtar a distância para uma gestão 100% digital, mais ágil e eficiente, inclusive com o uso de certificados digitais.

 

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Sou Diretor de P&D e Inovação da SML Brasil, mestre em Engenharia de Produção pela UFRGS e consultor com mais de 15 anos de experiência em projetos de melhoria de processos de negócio (BPM) em organizações de grande porte no Brasil nos setores de varejo, educação, financeiro e área pública. Arquiteto e responsável pelo desenvolvimento do Orquestra BPMS, primeiro BPMS brasileiro. Sou responsável por 4 projetos de BPM vencedores do WfMC Awards in BPM & Workflow, América Latina, e também professor em cursos de pós-graduação, em cursos de certificação e palestrante em diversos eventos no Brasil, com foco em gestão de processos. Revisei e colaborei no ABPMP CBOK V3 edições brasileira e inglesa, a participei ativamente de diversos eventos da ABPMP Brasil. Possuo certificações CBPP, OCEB e MCSD.