Processos e documentos em empresas geograficamente distribuídas

Escrito por José Roberto de Lazari – CEO da SML Brasil, parceira Netscan Digital, empresa com a missão de Simplificar a gestão de processos e documentos.

As corporações ignoram as fronteiras físicas e avançam por cidades, Estados, países e continentes. No Brasil, como não podia deixar de ser, além das corporações globais, empresas de diversos portes têm expandindo suas operações abrindo novas lojas, filiais, centros de distribuição. Contando com mais de 200 milhões de pessoas, mais de 8 milhões de quilômetros quadrados, 26 Estados e mais de 5.500 municípios, esse avanço precisa atentar aos desafios de uma operação continental.

Considerando ainda a concorrência acirrada, a pressão por qualidade e por preços mais competitivos inviabiliza qualquer abordagem física para fazer a gestão de documentos e processos, afetando o negócio em si.

A boa notícia é que existe tecnologia para resolver tais questões, migrando para o meio digital documentos e processos de negócios.

Conhecidas como ECM/GED e BPM – Gestão de documentos e Gestão de processos, respectivamente, essas tecnologias se ajustam às necessidades de cada empresa, eliminando distâncias e permitindo a gestão corporativa do negócio.

Sua adoção possibilita padronizar fluxos de trabalho, eliminar o trânsito físico de documentos, distribuir tarefas automaticamente, controlar prazos e permitir acompanhamento de tudo o que acontece independentemente de onde as transações estejam sendo realizadas.

Outro ponto importante é que a distância entre optar e adotar esse novo conceito está cada vez mais simples, pois estão disponíveis sob o conceito “Processamento na Nuvem” (do inglês – Cloud Computing) que, entre outros benefícios, dispensa todo o investimento em infraestrutura (assunto que será tema de post futuro).

Os benefícios da adoção da tecnologia são inúmeros e vão desde reduzir custos, tempo e uso do papel (e em muitos casos sua total eliminação), até agregar valor para o negócio, gerar vantagem competitiva e inserir a empresa no contexto do uso sustentável dos recursos, princípio fundamental para se destacar nos dias de hoje.

Muitos exemplos podem ser citados, tais como:

a) análise e aprovação de Crédito – digitalização de documentos, automação do fluxo de análise, integração com sistemas legados, dash board, gestão de documentos;

b) gestão do fluxo de criação e aprovação de contratos – integração com Microsoft Office, controle de versão, automação do fluxo de criação e publicação, gestão de documentos, digitalização;

c) gestão do processo de compras – automação do fluxo de solicitação e de aprovação, gestão de documentos, integração com Microsoft Office;

d) gestão do recebimento de mercadorias – importação de NFe, análise e validação do conteúdo dos XML, integração com ERP, automação do processo de recebimento (físico e fiscal);

e) gestão de pessoas – digitalização de documentos, integração com ERP, automação dos fluxos (recrutamento, admissão, férias, demissão, etc.), gestão de documentos (pasta eletrônica de funcionários);

f) gestão de processos jurídicos – digitalização de documentos, importação de fotos, integração com documentos MS Office, controle de versão de documentos, integração com ERP, gestão documentos, automação processo de integração entre escritórios e correspondentes;

g) SAC – automação do processo de atendimento a clientes, gestão de documentos;

h) crédito consignado – digitalização de documentos, automação do fluxo de análise, integração com sistemas legados, dash board, gestão de documentos;

i) pense no SEU PROCESSO.

Assim sendo, para cada necessidade, existem recursos profissionais capazes de elevar o nível de gestão e o resultado esperado. A tecnologia está disponível para ajudar as empresas a desenvolver mais e melhor o negócio que elas se propõem.

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Sou Diretor de P&D e Inovação da SML Brasil, mestre em Engenharia de Produção pela UFRGS e consultor com mais de 15 anos de experiência em projetos de melhoria de processos de negócio (BPM) em organizações de grande porte no Brasil nos setores de varejo, educação, financeiro e área pública. Arquiteto e responsável pelo desenvolvimento do Orquestra BPMS, primeiro BPMS brasileiro. Sou responsável por 4 projetos de BPM vencedores do WfMC Awards in BPM & Workflow, América Latina, e também professor em cursos de pós-graduação, em cursos de certificação e palestrante em diversos eventos no Brasil, com foco em gestão de processos. Revisei e colaborei no ABPMP CBOK V3 edições brasileira e inglesa, a participei ativamente de diversos eventos da ABPMP Brasil. Possuo certificações CBPP, OCEB e MCSD.